Отчеты и Аналитика · 10 мин
Отчет кассира в 1С: где найти и как сформировать
Где найти отчет кассира в 1С: Рознице, Бухгалтерии и Управлении торговлей. Пошаговые инструкции, настройка КМ-6 и ОП-6, типичные ошибки и проверка результата.
Отчет кассира в 1С — это не один документ, а несколько разных объектов в зависимости от конфигурации. В 1С:Рознице закрытие смены оформляется документом «Отчет о розничных продажах», в 1С:Бухгалтерии есть типовой отчет «Кассовая книга» и форма КМ-6 (справка-отчет кассира-операциониста), а в Управлении торговлей данные о выручке собираются через документы кассовой смены и отчет «Выручка и себестоимость продаж». Путаница возникает из-за того, что пользователи ищут «отчет кассира» в разделе отчетов, а нужный объект находится в журнале документов.
Прежде чем искать, определите, что именно требуется: унифицированная форма КМ-6 для сдачи выручки, документ закрытия кассовой смены, сверка Z-отчета с данными программы или аналитика продаж по кассиру. Для каждой задачи путь в меню свой, и ниже разобраны все основные сценарии для типовых конфигураций.
Какие документы и отчеты называют «отчетом кассира»
Термин «отчет кассира» в практике учета объединяет несколько разных сущностей, и важно различать их до начала поиска. Первая — унифицированная форма КМ-6 «Справка-отчет кассира-операциониста», которую кассир сдает вместе с выручкой старшему кассиру или в бухгалтерию. Вторая — документ закрытия кассовой смены, который фиксирует итоги работы кассы за смену в информационной базе. Третья — аналитические отчеты по продажам конкретного кассира за период.
В 1С эти задачи решаются разными объектами. Документ закрытия смены живет в журнале документов, форма КМ-6 формируется как печатная форма или отдельный отчет, а аналитика строится типовыми отчетами с нужными отборами. Если бухгалтер просит «отчет кассира», чаще всего речь идет о КМ-6 или о сверке выручки по Z-отчету с данными программы.
Отчет кассира в 1С:Розница
В конфигурации «1С:Розница» основной документ, который на практике называют отчетом кассира, — это «Отчет о розничных продажах». Он формируется автоматически при закрытии кассовой смены и содержит все чеки, возвраты, суммы наличной и безналичной оплаты за смену. Найти его можно в разделе «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» либо через «Продажи» → «Кассовые смены», открыв нужную смену.
Чтобы посмотреть итоги конкретной смены, откройте журнал «Кассовые смены», установите отбор по кассе ККМ или дате и откройте строку со статусом «Закрыта». Внутри документа доступны печатные формы и ссылка на связанный отчет о розничных продажах. Если смена еще не закрыта, текущие итоги можно посмотреть в рабочем месте кассира (РМК) через кнопку «Итоги смены» — но это предварительные данные, которые зафиксируются только после закрытия.
- 1Откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Кассовые смены».
- 2Установите отбор по кассе ККМ и периоду, найдите закрытую смену.
- 3Откройте смену и перейдите по ссылке на документ «Отчет о розничных продажах».
- 4Проверьте суммы наличных, безналичных и возвратов на вкладках документа.
- 5При необходимости выведите печатную форму через кнопку «Печать».
Для анализа работы конкретного кассира за период используйте отчеты раздела «Продажи» → «Отчеты по продажам»: «Валовая прибыль», «Анализ продаж» или «Оценка эффективности продаж». В настройках отчета добавьте группировку или отбор по полю «Кассир» — поле доступно, поскольку в каждом чеке фиксируется пользователь, пробивший чек.
Отчет кассира в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет документа с названием «отчет кассира», но есть все инструменты для получения тех же данных. Розничная выручка отражается документом «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах»), который обычно загружается из торговой программы или вводится вручную по итогам дня. Именно этот документ формирует проводки по выручке и служит основанием для сверки с кассой.
Форму КМ-6 в типовой Бухгалтерии чаще всего заполняют вручную на основании Z-отчета и данных документа «Отчет о розничных продажах», либо используют внешние печатные формы. Для контроля наличной выручки используйте отчет «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса»), а для сверки оборотов по кассе — оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 с детализацией по статьям движения денежных средств.
Как сверить выручку кассира с данными учета
Сверка строится на сопоставлении трех источников: Z-отчет с кассы, документ «Отчет о розничных продажах» в базе и обороты по счету 50 (для наличных) и 57 «Переводы в пути» (для эквайринга). Расхождение между Z-отчетом и документом в 1С чаще всего означает, что часть чеков не загрузилась или смену закрыли дважды. Расхождение между эквайрингом в документе и поступлениями на расчетный счет — норма, так как банк зачисляет деньги с задержкой и удерживает комиссию.
Отчет кассира в Управлении торговлей и УНФ
В «1С:Управление торговлей 11» закрытие смены оформляется документом «Отчет о розничных продажах», а сами смены хранятся в журнале «Кассовые смены» (раздел «Продажи»). Путь аналогичен Рознице: откройте смену, перейдите к связанному отчету, проверьте табличные части по товарам и оплатам. Для аналитики по кассирам подойдет отчет «Выручка и себестоимость продаж» с группировкой по кассиру или «Валовая прибыль предприятия».
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) ищите документ «Отчет о розничных продажах» в разделе «Продажи», а кассовую аналитику — в отчетах «Деньги» и «Продажи». Во всех перечисленных конфигурациях быстрый способ найти нужный объект — воспользоваться строкой поиска в меню функций (кнопка с лупой в правом верхнем углу панели разделов): введите «розничных продажах» или «кассовые смены», и программа покажет прямые ссылки.
Сравнение вариантов
Документ закрытия смены с проводками. Подходит для учета выручки и списания товара. Не заменяет печатную форму КМ-6.
Бумажная справка для сдачи выручки. В типовых конфигурациях часто формируется вручную или внешней печатной формой.
Отчет «Продажи» с группировкой по кассиру. Подходит для оценки работы сотрудника за период, но не является учетным документом.
Что делать, если отчет кассира не находится
Если документа нет в журнале, сначала проверьте права доступа: у пользователя без роли кассира или бухгалтера журнал «Отчеты о розничных продажах» может быть скрыт. Второй частый случай — смена закрыта на кассе, но документ не загрузился в учетную систему из-за ошибки обмена или отключенной синхронизации. Третий — документ создан, но помечен на удаление либо относится к другой кассе ККМ или организации, и отбор скрывает его.
Проверьте также настройку отбора в журнале: сбросьте все фильтры и задайте только период. Если документ точно должен существовать, но его нет, посмотрите журнал регистрации (для администратора) — там видно, кто и когда создавал или удалял документы закрытия смены.
Проверка результата и контрольные точки
Признак того, что вы нашли правильный документ: сумма выручки в нем совпадает с итогом Z-отчета по кассе за ту же смену, а в табличной части присутствуют все чеки смены. Для закрытой смены статус в журнале должен быть «Закрыта», а у документа отчета — проведенное состояние (пиктограмма без пометки удаления).
Как проверить результат
Совпадает с итогом Z-отчета по этой кассе
Расхождение — часть чеков не загрузилась или смена закрыта дважды
«Закрыта», документ проведен
Смена открыта или документ помечен на удаление
Совпадает с остатком по счету 50 и фактической инкассацией
Разница требует служебной ведомости и разбирательства
Сумма эквайринга в документе равна данным Z-отчета
Расхождение — проверьте настройку видов оплат и терминал
Если расхождения выявлены, не исправляйте документы задним числом без понимания причины: сначала восстановите цепочку по чекам (в Рознице и УТ есть отчет по чекам смены), затем устраните источник — ошибку обмена, дубль смены или ручную корректировку. Массовое перепроведение документов закрытия смен без бэкапа базы — рискованная операция, перед ней сделайте резервную копию.
FAQ
Где в 1С найти форму КМ-6?
В типовых конфигурациях КМ-6 обычно нет как готовой кнопки. В Рознице и УТ итоги смены берутся из документа «Отчет о розничных продажах», а саму справку заполняют вручную по Z-отчету или подключают внешнюю печатную форму. В Бухгалтерии данные для КМ-6 берут из отчета о розничных продажах и кассовых документов.
Почему отчет о розничных продажах не создался после закрытия смены?
Чаще всего причина в незавершенном обмене между кассой и учетной базой, ошибке синхронизации или недостатке прав. Проверьте настройки обмена, журнал ошибок и права пользователя. Не закрывайте смену повторно — сначала найдите исходный документ или зафиксируйте его отсутствие.
Как посмотреть продажи конкретного кассира за месяц?
Откройте типовой отчет по продажам («Анализ продаж», «Валовая прибыль» или «Продажи» — название зависит от конфигурации), в настройках добавьте группировку по полю «Кассир» и задайте период. Поле доступно, так как кассир фиксируется в каждом чеке.
Чем отчет о розничных продажах отличается от Z-отчета?
Z-отчет формирует фискальный регистратор (касса) и хранится в фискальном накопителе. Отчет о розничных продажах — документ в базе 1С, который отражает те же итоги в учете: списывает товар, фиксирует выручку и формирует проводки. В идеале их суммы совпадают.
Можно ли восстановить отчет кассира, если документ удалили?
Если документ помечен на удаление, снимите пометку через журнал (при наличии прав). Если удален физически — восстановление возможно только из резервной копии базы. Данные о продажах частично можно восстановить по чекам смены, если смена в программе сохранилась.
Что важно запомнить
Отчет кассира в 1С ищите не среди отчетов, а в журнале документов: «Кассовые смены» и «Отчеты о розничных продажах». Форму КМ-6 заполняйте по Z-отчету и данным документа. Правильность результата проверяйте совпадением выручки с Z-отчетом и оборотами по счету 50, а документы прошлых периодов не корректируйте без согласования с бухгалтером.