Отчеты и Аналитика · 10 мин
Отчет кассира в 1С 8.3: как сформировать и проверить
Пошаговая инструкция по формированию отчета кассира-операциониста в 1С 8.3: где найти отчет, как настроить период, проверить данные и исправить ошибки.
Отчет кассира-операциониста (форма КМ-6) показывает итоги кассовой смены: выручку по наличным и безналичным платежам, возвраты, суммы по каждому кассиру. В 1С 8.3 такой отчет формируется как из розничных конфигураций (Управление торговлей, Розница), так и из Бухгалтерии предприятия — различаются только названия пунктов меню и состав аналитики.
Типовая задача — снять отчет в конце рабочего дня, сверить его с Z-отчетом кассового аппарата и передать данные бухгалтеру. Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки периода и кассира, проверка расхождений и типичные ошибки, из-за которых отчет «не сходится» с фактической выручкой.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С 8.3: «Управление торговлей 11», «Розница 2.3/3.0» и «Бухгалтерия предприятия 3.0». Если конфигурация доработана, названия разделов могут отличаться, но логика поиска сохраняется: отчет находится в разделе кассовых или розничных продаж.
Где находится отчет кассира в разных конфигурациях
Расположение отчета зависит от конфигурации. В «Управлении торговлей 11» путь такой: раздел «Продажи» → группа «Отчеты по продажам» → «Отчет кассира». В «Рознице» отчет называется «Отчет кассира-операциониста» и находится в разделе «Продажи» или «Касса ККМ». В «Бухгалтерии предприятия 3.0» кассовую выручку по рознице смотрят через раздел «Продажи» → «Отчеты о розничных продажах» либо через оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.
Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь глобальным поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или сочетание Ctrl+Shift+F и введите «отчет кассира». Программа покажет все доступные объекты с таким названием, включая документы и отчеты.
Отсутствие отчета в меню чаще всего означает ограничение прав. У пользователя с ролью только «Кассир» часть отчетов скрыта настройкой профиля доступа. В этом случае нужно обратиться к администратору 1С, чтобы в профиль добавили право на соответствующий отчет.
Как сформировать отчет кассира пошагово
Порядок действий одинаков для большинства типовых конфигураций. Отличия — только в названиях полей отбора.
- 1Откройте раздел «Продажи» (или «Касса ККМ» в Рознице) и выберите «Отчет кассира» / «Отчет кассира-операциониста».
- 2Укажите период: дату или интервал дат, за которые нужны данные. Для ежедневной сверки ставьте текущий день.
- 3Заполните отборы: организация, касса ККМ, кассир (при необходимости — конкретный сотрудник).
- 4Нажмите кнопку «Сформировать» и дождитесь построения отчета.
- 5Проверьте итоговые суммы: выручка, возвраты, наличные и безналичные оплаты.
- 6Распечатайте отчет или сохраните его в PDF/Excel через кнопку «Сохранить» на панели табличного документа.
В «Управлении торговлей 11» перед формированием доступна кнопка «Настройки», где можно изменить вариант отчета: сгруппировать данные по кассирам, по кассам ККМ или по документам. Для ежедневной сверки удобен вариант с детализацией до чеков — видно каждый пробитый документ.
Если отчет строится долго, сузьте период и отборы. Построение за месяц по всем кассам крупной сети на слабом сервере может занимать заметное время, а за один день по одной кассе формируется почти мгновенно.
Настройка отборов и группировок
Главные отборы отчета — период, организация, касса и кассир. Период задается в шапке отчета: можно выбрать стандартный интервал («Сегодня», «Вчера», «Месяц») или произвольные даты. Отбор по кассиру полезен, когда на одной кассе работают несколько сотрудников посменно и нужно посчитать выручку каждого.
Группировки определяют структуру строк отчета. Типовые варианты: по кассам ККМ (для сводки по магазину), по кассирам (для расчета личной выручки), по типам оплаты (наличные, платежная карта, сертификат). В «Настройках» на вкладке «Структура» группировки можно добавлять и убирать перетаскиванием полей.
Полезный прием — сохранить настроенный вариант отчета. После настройки отборов нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета», присвойте понятное имя, например «Смена по кассиру Иванова». В следующий раз настройки подставятся автоматически, останется только поменять дату.
Как проверить отчет и сверить с Z-отчетом
Контрольная точка — совпадение итогов отчета кассира с Z-отчетом фискального регистратора. Сравнивают общую выручку, сумму наличных, сумму безналичных платежей и возвраты. Расхождение даже на копейки — повод искать ошибку до передачи данных в бухгалтерию.
Как проверить результат
Суммы совпадают полностью
Разница по выручке — ищите непробитые или отмененные чеки
Наличная выручка минус внесения/изъятия равна фактическому остатку
Недостача или излишек — проверяйте изъятия и возвраты наличными
Сумма по картам совпадает со слип-отчетом терминала
Расхождение — возможны незавершенные операции эквайринга
Все чеки и отчеты о розничных продажах проведены
Есть непроведенные или помеченные на удаление документы
Если суммы не сходятся, откройте отчет с детализацией до чеков и найдите проблемные документы. Типовые источники расхождений: чек, пробитый на ККТ, но не загруженный в 1С (при работе с обменом данными); отмененный чек; возврат, оформленный другим типом оплаты, чем продажа.
В конфигурациях с обменом между РМК и офисной базой проверьте, прошла ли загрузка данных за смену. Пока обмен не выполнен, офисный отчет кассира покажет неполные данные — это не ошибка отчета, а незавершенная передача.
Типичные ошибки и как их исправить
Отдельная ситуация — пустой отчет при фактически работавшей кассе. Причины по частоте: не тот период (проверьте год в датах), отбор по несуществующей кассе, документы записаны, но не проведены, либо у пользователя ограничены права на чтение данных по организации.
Печать и выгрузка отчета
Сформированный отчет выводится на печать стандартной кнопкой с изображением принтера или через Ctrl+P. Перед печатью проверьте ориентацию листа и масштаб в предварительном просмотре: широкие варианты с детализацией до чеков удобнее печатать в альбомной ориентации.
Для передачи бухгалтеру в электронном виде отчет сохраняют через «Файл» → «Сохранить как»: доступны форматы PDF, Excel (MXL, XLSX) и другие. PDF предпочтителен, когда документ не должен редактироваться; Excel — когда получатель будет дальше обрабатывать цифры.
Если отчет нужен регулярно в одном виде, настройте рассылку отчетов (в конфигурациях с подсистемой рассылки): программа сама сформирует отчет по расписанию и отправит на указанные адреса. Настройка выполняется в разделе администрирования и требует работающего почтового аккаунта в 1С.
Альтернативные способы получить данные по выручке
Сравнение вариантов
Дает полную форму КМ-6 с разбивкой по типам оплаты. Подходит для ежедневной сверки и сдачи смены.
Показывает движение наличных по проводкам. Подходит бухгалтеру, но не содержит детализации по чекам и кассирам.
Итог смены по конкретной кассе в виде документа. Удобен для проверки одной смены, но не заменяет сводный отчет за период.
Показывает продажи в разрезе номенклатуры. Нужен для анализа ассортимента, а не для кассовой сверки.
Выбор зависит от задачи. Кассиру для сдачи смены нужен именно отчет кассира-операциониста. Бухгалтеру для сверки с выпиской эквайринга удобнее ОСВ по счету 57 «Переводы в пути». Руководителю, анализирующему продажи, — отчеты по валовой прибыли и товародвижению.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему отчет кассира пустой, хотя касса работала?
Чаще всего неверно задан период (проверьте год), стоит отбор по другой кассе или организации, либо документы продаж не проведены. Также проверьте, не ограничены ли права пользователя на просмотр данных этой организации.
Можно ли сформировать отчет за незакрытую смену?
Технически можно, но данные будут неполными: часть чеков еще не зафиксирована итоговыми документами. Для официальной сверки сначала закройте смену в РМК и дождитесь формирования отчета о розничных продажах.
Чем отчет кассира отличается от Z-отчета?
Z-отчет снимается на самом кассовом аппарате и отражает фискальные данные ККТ. Отчет кассира в 1С строится по учетным документам базы. При корректной работе итоги совпадают; расхождение сигнализирует о проблемах обмена или оформления.
Как вывести отчет по конкретному кассиру, если на кассе работали несколько человек?
В отборах отчета добавьте поле «Кассир» и укажите сотрудника, либо в настройках структуры добавьте группировку по кассирам — тогда отчет покажет выручку каждого отдельно в рамках выбранной кассы и периода.
Отчет не сходится с фактическими наличными в ящике. Что проверить?
Сверьте операции внесения и изъятия денег за смену — они влияют на остаток в ящике, но не на выручку. Затем проверьте возвраты наличными и чеки, пробитые вне очереди. Если расхождение сохраняется, стройте детализацию до чеков и сверяйте каждый документ.
Можно ли получить отчет автоматически каждое утро?
Да, в конфигурациях с подсистемой рассылки отчетов настраивается расписание: сохраненный вариант отчета формируется автоматически и отправляется на почту. Настройка доступна пользователю с правами администратора в разделе администрирования.
Что важно запомнить
Отчет кассира в 1С 8.3 формируется из раздела продаж или кассы: задайте период, кассу и кассира, нажмите «Сформировать». Стройте отчет только по закрытым сменам, сверяйте итоги с Z-отчетом, а расхождения ищите через детализацию до чеков. Не редактируйте проведенные документы прошлых периодов без согласования с бухгалтером.