Как посмотреть остатки на забалансовых счетах в 1С

Забалансовые счета хранят информацию об имуществе и обязательствах, которые не принадлежат организации, но находятся под её контролем: арендованные основные средства, материалы в переработке, товары на комиссии, списанная безнадёжная задолженность. Посмотреть остатки по ним в 1С можно несколькими штатными способами — без доработок и внешних отчётов.

Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ): она показывает начальное сальдо, обороты и конечный остаток по любому счёту, включая забалансовые. Дополнительно доступны анализ счёта, карточка счёта и универсальный отчёт для детализации до конкретных документов.

Важная особенность забалансового учёта: проводки делаются только в дебет или только в кредит счёта, без корреспонденции. Поэтому остатки на забалансовых счетах не попадают в бухгалтерский баланс и не влияют на итоговую валюту — но контролировать их нужно не менее внимательно.

Что такое забалансовые счета и где они находятся в плане счетов

Забалансовые счета предназначены для учёта ценностей, не принадлежащих организации на праве собственности, а также для контроля отдельных хозяйственных операций. Типичные примеры: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов», 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные», 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные», 010 «Износ основных средств», 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Открыть полный список можно через раздел «Главное» → «План счетов». Забалансовые счета в списке помечаются признаком «Забалансовый» — в 1С:Бухгалтерии он отображается отдельной колонкой или в карточке счёта. По этому признаку программа строит проводки без двойной записи.

Просмотр остатков через оборотно-сальдовую ведомость по счёту

Самый быстрый способ увидеть остаток по конкретному забалансовому счёту — сформировать ОСВ по счёту. Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В поле «Счёт» укажите нужный забалансовый счёт, например 001, задайте период и организацию, затем нажмите «Сформировать».

В отчёте вы увидите сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец. Если по счёту ведётся аналитический учёт (по контрагентам, номенклатуре, договорам), включите в настройках группировку по субконто — тогда остаток разобьётся по каждому объекту учёта.

Настройки открываются по кнопке «Показать настройки». На вкладке «Группировка» добавьте нужные субконто и отметьте «Развёрнутое сальдо», если хотите видеть дебетовые и кредитовые остатки по аналитике отдельно, без свёртки.

1. 1
   Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
2. 2
   Укажите забалансовый счёт (001, 002, 004 и т.д.) и период
3. 3
   В настройках добавьте группировку по субконто при необходимости
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо на конец периода
5. 5
   Для проверки расшифруйте сумму двойным щелчком до документов

Общая ОСВ и фильтр по забалансовым счетам

Если нужно увидеть все забалансовые счета сразу, сформируйте общую оборотно-сальдовую ведомость: «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». По умолчанию в неё попадают все счета, включая забалансовые — они отображаются в конце списка, после счёта 99.

Чтобы оставить только забалансовые, используйте отбор. В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Счёт.Забалансовый = Да» (в некоторых версиях — «Счёт.Вид» или отбор по списку счетов). Альтернатива — вручную выбрать в поле «Счёт» список нужных забалансовых счетов через подбор.

Обратите внимание: итоговая строка общей ОСВ по забалансовым счетам не имеет контрольного смысла, как по балансовым, — равенство дебетовых и кредитовых итогов здесь не обязано выполняться, потому что двойная запись не применяется.

Анализ счёта и карточка счёта для детализации

Когда нужно понять, из каких операций сложился остаток, используйте отчёт «Анализ счёта» (Отчёты → Анализ счёта). Он показывает обороты по счёту в разрезе аналитики и периодов — удобно отследить поступление и выбытие арендованного имущества или товаров на комиссии по месяцам.

Отчёт «Карточка счёта» выводит хронологический список всех проводок по счёту с документами-основаниями. Это основной инструмент поиска ошибки: если остаток по счёту 002 не совпадает с фактическим количеством ценностей на складе, по карточке счёта находят документ, который не был проведён или проведён дважды.

Из любой строки этих отчётов можно перейти в первичный документ двойным щелчком и при необходимости исправить его. После исправления документов за прошлые периоды проверьте, не нарушится ли последовательность проведения и закрытие месяца.

Универсальный отчёт и запрос по регистру бухгалтерии

Для нестандартных выборок подходит «Универсальный отчёт» (Отчёты → Универсальный отчёт). Выберите объект «Регистр бухгалтерии: Хозрасчётный», вид данных «Остатки» или «Остатки и обороты», установите отбор по забалансовому счёту и нужным субконто. Отчёт позволяет вывести количественные и суммовые остатки в произвольной структуре.

Продвинутые пользователи могут использовать консоль запросов или внешние отчёты, обращаясь к виртуальным таблицам регистра бухгалтерии: Хозрасчётный.Остатки и Хозрасчётный.ОстаткиИОбороты с условием по счёту. Это удобно для сверки забалансовых остатков с данными складского или управленческого учёта.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 все описанные отчёты находятся в разделе «Отчёты». В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация забалансовые операции часто ведутся в специализированных документах, но стандартные бухгалтерские отчёты по счетам доступны так же.

В 1С:ERP и 1С:УПП часть забалансового учёта реализована через оперативные регистры (например, «Товары, принятые на комиссию»), а не только через план счетов. В этом случае остатки смотрят через отчёты раздела «Склад» или «Продажи», а бухгалтерская ОСВ используется для сверки с регламентированным учётом.

Какой отчёт выбрать

ОСВ по счёту

Быстрый просмотр остатка по одному счёту; не подходит для списка документов

Анализ счёта

Динамика остатков по периодам и аналитике; менее нагляден для поиска конкретного документа

Карточка счёта

Поиск ошибок и проверка проводок до документа; избыточна для простого просмотра сальдо

Универсальный отчёт

Гибкие выборки и сверки; требует навыка настройки

Типичные ошибки и как их проверить

Частая ситуация — «зависшие» остатки: имущество фактически возвращено арендодателю, а на счёте 001 остаток остался. Причина обычно в том, что документ выбытия не был оформлен или проведён не той датой. Находят такие расхождения инвентаризацией забалансовых счетов и сверкой с контрагентами.

Вторая типичная проблема — отрицательные остатки по субконто: списание проведено раньше поступления или по другому элементу аналитики. Чтобы увидеть их, сформируйте ОСВ по счёту с развёрнутым сальдо и отсортируйте по кредитовому сальдо.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в ОСВ по счёту

Норма

Совпадает с фактическими данными инвентаризации или актов сверки

Тревожный признак

Есть остатки по выбывшим объектам или минусовые суммы по субконто

Развёрнутое сальдо по субконто

Норма

Все остатки дебетовые, без отрицательных значений

Тревожный признак

Кредитовое сальдо по отдельным контрагентам или номенклатуре

Карточка счёта за период

Норма

Каждая проводка подтверждена документом

Тревожный признак

Ручные операции без обоснования, дубли проводок

Частые вопросы

Почему забалансовые счета не видны в общей ОСВ?

Чаще всего в настройках отчёта стоит отбор по списку счетов или отключён показать забалансовые. Откройте настройки, проверьте вкладку «Отбор» и убедитесь, что счета 001–011 не исключены. Также остаток не отобразится, если по счёту не было ни сальдо, ни оборотов за выбранный период.

Как посмотреть остатки по забалансовому счёту в разрезе контрагентов?

Сформируйте ОСВ по счёту, в настройках на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Контрагенты» (и «Договоры» при необходимости) и включите «Развёрнутое сальдо». Отчёт покажет остаток по каждому контрагенту отдельно.

Что делать, если на забалансовом счёте отрицательный остаток?

Это признак ошибки в хронологии или аналитике проводок. Сформируйте карточку счёта, найдите момент, где остаток ушёл в минус, и проверьте документы: обычно списание проведено раньше поступления или по другому элементу субконто. Исправьте дату, документ или аналитику после создания резервной копии.

Попадают ли забалансовые остатки в бухгалтерскую отчётность?

В сам баланс — нет. Отдельные показатели (арендованные ОС, обеспечения) раскрываются в справках и пояснениях к отчётности, если это требуется правилами составления отчётности. Данные для них берутся именно из остатков забалансовых счетов.

Как распечатать или выгрузить остатки по забалансовым счетам?

Любой сформированный отчёт сохраняется через «Файл → Сохранить» в формате табличного документа, Excel или PDF, а также отправляется на печать стандартной командой. Для регулярной сверки настройки отчёта можно сохранить как вариант, чтобы не настраивать группировки заново.

Можно ли посмотреть забалансовые остатки за прошлый закрытый период?

Да, отчёты строятся за любой период, по которому есть проведённые документы, — закрытие периода не блокирует просмотр. Ограничение касается только изменения данных: редактировать документы закрытого периода без специальных прав и необходимости не следует.