Новые сообщения для расшифровки по 1С-отчетности: что это и как ответить

Пользователи 1С, которые сдают отчетность через встроенный сервис «1С-Отчетность», периодически сталкиваются с уведомлением о новых сообщениях для расшифровки. Это не ошибка программы и не сбой обмена: так программа сигнализирует, что от контролирующего органа — чаще всего от ФНС — поступил входящий документ, который требует внимания бухгалтера или руководителя.

Игнорировать такие уведомления опасно. За сообщением может скрываться требование о представлении пояснений, уведомление о вызове в инспекцию, запрос документов или информация о расхождениях в сданной отчетности. У большинства таких документов есть срок ответа, и его пропуск грозит штрафом, а в отдельных случаях — блокировкой расчетного счета.

Разобраться в ситуации можно самостоятельно за несколько минут: нужно открыть список входящих сообщений, определить тип документа и выполнить требуемое действие. Ниже — подробный разбор: откуда берутся эти сообщения, какие они бывают, как на них отвечать и когда лучше привлечь специалиста.

Что скрывается за уведомлением о новых сообщениях

Сервис 1С-Отчетность работает как канал электронного документооборота между организацией и контролирующими органами. Через него проходят не только отправляемые декларации и расчеты, но и обратный поток: квитанции о приеме, протоколы проверок, извещения и требования. Когда на адрес организации приходит новый документ, программа показывает уведомление о непрочитанных сообщениях.

Слово «расшифровка» в контексте уведомления означает, что сообщение пришло в зашифрованном виде и программа расшифровала его сертификатом организации при подключении к серверу. Пока обмен не выполнен, документ «висит» непрочитанным, и пользователь видит напоминание. После успешного обмена содержимое становится доступно для чтения.

Какие документы приходят через 1С-Отчетность

Наиболее частые входящие документы — требования о представлении пояснений по декларации (например, по НДС при расхождении данных с контрагентами), уведомления о вызове в инспекцию, требования о представлении документов в рамках камеральной или выездной проверки. Также приходят извещения о получении, отказы в приеме отчетности и информационные письма.

Отдельная категория — сообщения из ПФР, ФСС и Росстата: требования по персонифицированной отчетности, запросы сведений, уведомления о результатах проверок. Содержание и срочность у них различаются, поэтому первое действие после получения уведомления — открыть документ и понять, что именно требуется.

Где найти и как открыть новые сообщения

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой и другие) входящие сообщения собраны в разделе «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность» на закладке уведомлений, либо в отдельном журнале «Входящие документы» / «Сообщения от контролирующих органов». Точное расположение зависит от конфигурации и ее версии.

Если программа показывает уведомление, но список пуст, сначала выполните обмен с сервером: в панели 1С-Отчетности нажмите «Обновить» или «Обменяться с контролирующими органами». До обмена документ может числиться непрочитанным, но не быть загруженным в базу.

1. 1
   Откройте раздел 1С-Отчетность и выполните обмен с сервером
2. 2
   Перейдите в список входящих сообщений или уведомлений
3. 3
   Откройте непрочитанный документ и определите его тип и отправителя
4. 4
   Проверьте срок ответа, указанный в документе
5. 5
   Подготовьте и отправьте ответ либо выполните требуемое действие
6. 6
   Убедитесь, что ответ принят: появилась квитанция о получении

Как ответить на требование о пояснениях

Для требований ФНС в 1С предусмотрен механизм ответа прямо из программы. В карточке требования нажмите кнопку создания ответа — программа сформирует документ нужного формата. Пояснения по НДС, как правило, отправляются в строго установленном электронном формате; ответить «в свободной форме на бумаге» по таким требованиям нельзя — ответ не будет засчитан.

В тексте ответа ссылайтесь на конкретные пункты требования, прикладывайте скан-копии первичных документов, если они запрошены. После отправки дождитесь квитанции о приеме: только она подтверждает, что ответ доставлен. Отправка без квитанции равнозначна неотправке.

Что будет, если проигнорировать сообщение

Последствия зависят от типа документа. За непредставление пояснений по требованию ФНС предусмотрен штраф, при повторном нарушении он увеличивается. Неявка по уведомлению о вызове также штрафуется. Самое тяжелое последствие — непредставление документов по требованию в рамках проверки: инспекция вправе приостановить операции по расчетным счетам.

Отдельный риск — пропущенный отказ в приеме отчетности. Если декларация не принята, а уведомление об этом осталось непрочитанным, отчетность считается несданной, и наступает просрочка со всеми вытекающими санкциями. Поэтому проверять входящие сообщения стоит регулярно, а не только когда программа напоминает.

Если сообщения не расшифровываются или не приходят

Иногда уведомление о новых сообщениях есть, но сами документы не открываются. Частые причины: истек срок действия сертификата электронной подписи, сертификат переустановлен без обновления настроек обмена, либо обмен не выполнялся из-за отсутствия интернет-соединения или устаревшей версии конфигурации.

Проверьте действительность сертификата в настройках 1С-Отчетности, выполните принудительный обмен и обновите конфигурацию, если программа давно не обновлялась. Если проблема сохраняется, обратитесь в поддержку оператора, через которого подключен сервис, — возможно, документы «застряли» на стороне сервера.

Контрольные точки

Как проверить, что все в порядке

Список входящих сообщений после обмена

Норма

Нет непрочитанных документов, все требования имеют отправленные ответы

Тревожный признак

Есть непрочитанные документы или требования без ответа

Статус отправленного ответа

Норма

Получена квитанция о приеме от контролирующего органа

Тревожный признак

Ответ в статусе «отправлено» без квитанции длительное время

Сертификат электронной подписи

Норма

Действует, срок не истек, указан в настройках обмена

Тревожный признак

Срок истек или сертификат не найден программой

Частые вопросы

Можно ли отключить уведомления о новых сообщениях?

Отключить напоминания технически возможно через настройки, но делать этого не стоит: уведомление — единственный оперативный сигнал о поступлении требований. Вместо отключения лучше настроить регулярный автоматический обмен, чтобы документы загружались без ручных действий.

Пришло требование, а отчет сдавала другая организация-посредник. Кто должен отвечать?

Отвечает налогоплательщик, то есть ваша организация. Если отчетность сдавал аутсорсер или обслуживающая бухгалтерия, передайте им документ и контролируйте, чтобы ответ был отправлен в срок — ответственность перед инспекцией несете вы.

Как узнать срок ответа на требование?

Срок указан в тексте самого требования. Обычно он исчисляется в рабочих днях с даты получения требования. Датой получения считается день, когда документ поступил через оператора электронного документооборота, а не день, когда вы его прочитали.

Что делать, если срок ответа уже истек?

Ответить все равно нужно — чем раньше, тем лучше. Просрочка может повлечь штраф, но дальнейшее игнорирование усугубляет ситуацию и увеличивает риск дополнительных мер со стороны инспекции.

Приходят ли через 1С-Отчетность решения о блокировке счета?

Информация о приостановлении операций может прийти в составе сообщений от инспекции, но чаще блокировка становится известна через банк. Регулярная проверка входящих документов позволяет не доводить до такой ситуации, вовремя отвечая на требования.

Нужно ли хранить входящие требования и ответы?

Да. Электронные документы с квитанциями — это доказательство того, что вы получили требование и ответили вовремя. Они хранятся в базе 1С, но при смене программы или сертификата стоит позаботиться о сохранности архива документооборота.