Отчеты и Аналитика · 9 мин
Книга доходов и расходов в 1С Бухгалтерии: где найти и как сформировать
Где находится книга доходов и расходов в 1С Бухгалтерия 8.3: путь через меню, настройка учетной политики УСН и патент, проверка заполнения и типичные ошибки.
Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учета для организаций и ИП на упрощенной системе, а также для ИП на патенте и некоторых других режимах. В 1С:Бухгалтерии 8.3 книга формируется автоматически на основании введенных документов, но найти нужный отчет и правильно его настроить у новых пользователей часто вызывает вопросы.
Путь к книге зависит от применяемой системы налогообложения: для УСН отчет лежит в одном разделе, для патента — в другом, а универсальный доступ возможен через список всех отчетов. Ниже разобраны все варианты, включая настройку учетной политики, проверку заполнения и типичные ошибки, из-за которых книга оказывается пустой или заполненной неверно.
Где находится книга доходов и расходов при УСН
Основной путь для упрощенцев: откройте раздел «Отчеты» в верхнем меню и выберите пункт «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Откроется форма отчета, где нужно указать период и организацию, после чего нажать кнопку «Сформировать». Программа соберет данные из регистров налогового учета по УСН и выведет книгу в утвержденном формате.
Если пункт в меню «Отчеты» отсутствует, скорее всего, в настройках организации не указана упрощенная система налогообложения. Программа скрывает отчеты, не относящиеся к применяемому режиму, чтобы не перегружать интерфейс. Проверьте настройку: «Главное» → «Налоги и отчеты» — на закладке «Система налогообложения» должно быть выбрано «Упрощенная (доходы)» или «Упрощенная (доходы минус расходы)».
Альтернативный универсальный путь: «Главное» → «Все отчеты». В открывшемся списке найдите раздел «УСН» и выберите нужную форму книги. Этот способ работает, даже если пункты меню перенастроены под пользователя.
- 1Откройте «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)»
- 2Укажите организацию и период формирования
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
- 4Проверьте разделы I–III и справку к разделу I
- 5При необходимости выведите на печать или сохраните в PDF
Где находится книга доходов при патенте (ПСН)
ИП на патентной системе ведут отдельную книгу — «Книгу учета доходов индивидуального предпринимателя, применяющего патентную систему налогообложения». В 1С:Бухгалтерии она доступна по пути «Отчеты» → «Книга учета доходов (патент)». Название пункта может немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации.
Второй способ — через раздел «Операции» → «Патенты»: там ведется список полученных патентов, а книга формируется по каждому патенту отдельно, поскольку доходы учитываются в разрезе каждого патента. Это важно: если патентов несколько, общая сводная книга не заменит учет по каждому из них.
Если ИП совмещает УСН и патент, в программе ведутся обе книги независимо. Доходы должны быть корректно разнесены между режимами еще на этапе ввода первичных документов — исправить это на уровне отчета невозможно.
Настройка учетной политики перед формированием
Корректность книги на 90% определяется настройками, а не самим отчетом. Откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» и проверьте систему налогообложения. Затем перейдите в «Главное» → «Учетная политика» и убедитесь, что для УСН указан правильный объект налогообложения: «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов».
При объекте «доходы минус расходы» дополнительно проверьте порядок признания расходов: расходы на товары признаются по мере реализации, материальные расходы — после оплаты и оприходования, расходы на основные средства — особым порядком по кварталам. Эти правила зашиты в программе, но работают только при корректном вводе документов оплаты и поступления.
Если книга формируется пустой, в подавляющем большинстве случаев причина именно здесь: либо не установлена система налогообложения, либо учетная политика создана не на тот период. Учетная политика действует с даты, указанной в ее карточке, — для данных прошлых лет создайте запись с соответствующей датой.
Как проверить правильность заполнения книги
После формирования сверьте итоги книги с другими отчетами. Доходы по УСН должны совпадать с данными отчета «Анализ учета по УСН» (раздел «Отчеты»). Этот отчет показывает, из каких именно документов сложилась каждая сумма, и позволяет быстро найти лишнюю или пропущенную запись.
Обратите внимание на типовые контрольные точки: авансы от покупателей должны попадать в доходы на дату поступления денег, возвраты покупателям — уменьшать доходы, доходы в иностранной валюте — пересчитываться в рубли по курсу на дату поступления. При объекте «доходы минус расходы» проверьте, что оплаченные, но нереализованные товары не попали в расходы раньше времени.
Если итоги книги расходятся с банковскими выписками, ищите документы, не попавшие в налоговый учет: например, поступления, отраженные документом с видом операции, который не формирует доходы УСН, или наоборот — ошибочно признанные доходом возвраты займов.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть расхождение — ищите документ-источник
Включены в доходы на дату поступления денег
Аванс не попал в книгу или попал дважды
Признаются только после оплаты поставщику и реализации
Расход признан сразу при поступлении
Расходы распределены по кварталам равными долями
Вся стоимость ОС списана одним кварталом без оснований
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая жалоба — «книга пустая». Причины почти всегда одни и те же: не выбрана система налогообложения в настройках, не проведены документы за период, учетная политика начинается с более поздней даты, чем формируемый период, либо отчет строится по другой организации. Проверяйте эти четыре пункта последовательно.
Вторая группа ошибок — ручные операции. Документ «Операция, введенная вручную» по умолчанию может не формировать движения по регистрам УСН. Если вы отражали доходы или расходы вручную, откройте документ и проверьте наличие записей по регистрам «Книга учета доходов и расходов» — при необходимости добавьте их через кнопку выбора регистров.
Третья проблема — редактирование книги вручную в сформированном отчете. Отчет в 1С — это только отображение данных: исправления в ячейках не сохранятся и не изменят учет. Все корректировки вносятся через первичные документы либо через документ «Запись книги доходов и расходов (УСН)» в разделе «Операции».
Как вывести книгу на печать и подготовить для проверки
Сформированную книгу можно распечатать стандартной кнопкой печати или сохранить в PDF, Excel через «Файл → Сохранить копию». Книгу прошивают, нумеруют листы и заверяют подписью — с некоторых пор заверять книгу в налоговой инспекции не требуется, она предъявляется только по требованию при проверке.
Для передачи инспекторам по запросу удобно сохранить книгу в PDF — это исключает случайное изменение данных. Храните книгу вместе с первичными документами в течение установленного срока хранения налоговых документов.
Если книга ведется в электронном виде, по итогам года ее выводят на бумагу. Позаботьтесь об этом до возможного запроса инспекции: формирование и распечатка занимают минуты, но только при условии, что учет в программе ведется корректно.
Формируйте и сохраняйте книгу в PDF ежеквартально, а не только по итогам года. Так вы зафиксируете состояние учета на каждую дату и легко заметите, если после очередного обновления или перепроведения документов прошлые данные «поплыли».
Частые вопросы
Почему в меню «Отчеты» нет пункта «Книга учета доходов и расходов»?
Программа показывает только те отчеты, которые соответствуют системе налогообложения организации. Откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» и убедитесь, что выбрана УСН или патент. Также отчет всегда доступен через «Главное» → «Все отчеты».
Книга формируется пустой, хотя документы введены. Что делать?
Проверьте по порядку: систему налогообложения в настройках, дату начала действия учетной политики, проведенность документов за период и правильность выбранной организации в шапке отчета. В 9 из 10 случаев причина в одном из этих пунктов.
Можно ли исправить данные прямо в сформированной книге?
Нет. Отчет лишь отображает данные регистров. Исправления вносятся через первичные документы или документ «Запись книги доходов и расходов (УСН)» в разделе «Операции», после чего книгу нужно сформировать заново.
Как ведется книга при совмещении УСН и патента?
Ведутся две независимые книги: КУДиР по УСН и книга доходов по каждому патенту. Доходы разносятся между режимами еще в первичных документах — на уровне отчетов это исправить нельзя.
Нужно ли сдавать книгу в налоговую инспекцию?
Нет, в обычном порядке книга не сдается и не заверяется инспекцией. Она хранится у налогоплательщика и предъявляется только по требованию при камеральной или выездной проверке.
Где найти книгу в 1С:Бухгалтерии базовой версии?
Путь тот же: «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Базовая версия не ограничивает этот отчет; ограничения базовой поставки касаются количества организаций и одновременных пользователей, а не состава отчетности.
Что важно запомнить
Книга УСН находится в разделе «Отчеты», книга по патенту — там же или через «Операции» → «Патенты». Пустая книга почти всегда означает проблему в настройках налогового режима или учетной политики. Править данные нужно в документах, а не в отчете, а результат сверять с «Анализом учета по УСН».