Книга доходов и расходов в 1С 8.3: где найти и как сформировать

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учета для организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения, патентной системе, а также для сельхозпроизводителей на ЕСХН. В 1С 8.3 этот отчет формируется автоматически на основе проведенных документов, поэтому искать его нужно не среди первичных документов, а в разделе отчетности. Точное расположение зависит от конфигурации и применяемой системы налогообложения.

В «1С:Бухгалтерии 8.3» (редакция 3.0) при УСН книга находится в разделе «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)». При патентной системе отчет называется «Книга учета доходов (патент)» и лежит в том же разделе. В «1С:Управление нашей фирмой» и других конфигурациях путь отличается — его мы разберем ниже.

Важно понимать: книга не существует как отдельный документ в базе. Это отчет, который строится по данным специальных регистров накопления. Если записей в книге нет или они неверны, проблема обычно не в самом отчете, а в настройках учетной политики, в непроведенных документах или в незаполненных регистрах.

Где находится книга доходов и расходов в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь для большинства пользователей выглядит так: откройте главное меню и перейдите в раздел «Отчеты». В группе «УСН» или в общем списке отчетов найдите пункт «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Если пункта не видно, раскройте команду «Ещё» — часть отчетов скрыта настройками интерфейса.

Если организация применяет патентную систему, в том же разделе «Отчеты» ищите «Книга учета доходов (патент)». Для плательщиков ЕСХН предусмотрен отдельный отчет «Книга учета доходов и расходов (ЕСХН)». Все три варианта работают одинаково: выбираете период, нажимаете «Сформировать» и получаете готовый макет для печати или сохранения.

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты» в главном меню
2. 2
   Выберите «Книга учета доходов и расходов (УСН)»
3. 3
   Укажите период — квартал или год
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение разделов
5. 5
   При необходимости сохраните файл или выведите на печать

Как сформировать книгу за нужный период

После открытия отчета задайте период в шапке формы. Для промежуточной отчетности это квартал, для годовой — полный календарный год. КУДиР ведется нарастающим итогом: записи за второй квартал включают данные первого, поэтому период всегда начинается с 1 января.

Нажмите кнопку «Сформировать». Программа соберет данные из регистров налогового учета и выведет книгу по утвержденной форме: Раздел I «Доходы и расходы», Раздел II (расчет расходов на основные средства — для объекта «доходы минус расходы»), Раздел III (расчет убытков). У организаций на УСН «доходы» заполняется только Раздел I с графой доходов.

Для печати используйте кнопку «Печать» в командной панели отчета. Перед выводом проверьте итоговые суммы: доходы за год должны совпадать с данными декларации по УСН, а расходы — с принятыми расходами в учете.

Где искать книгу в других конфигурациях 1С 8.3

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) книга находится в разделе «Деньги» или «Отчеты» — пункт «Книга учета доходов и расходов». В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» путь проходит через раздел «Регламентированный учет» или «Отчетность, сертификаты» — название отчета то же, но расположение зависит от настроенного интерфейса рабочего места.

Универсальный способ найти отчет в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в правом верхнем углу окна программы. Введите «книга доходов» или «КУДиР», и система покажет подходящие команды. Также можно открыть список всех функций через меню «Главное меню» → «Все функции» (если команда доступна) и найти отчет в ветке «Отчеты».

Настройки, от которых зависит заполнение книги

Корректность КУДиР определяется не отчетом, а настройками учета. Откройте «Главное» → «Налоги и отчеты» → вкладка «УСН». Здесь задается объект налогообложения («Доходы» или «Доходы минус расходы»), дата перехода на УСН и порядок признания доходов и расходов. Ошибка в этих параметрах приведет к тому, что книга сформируется пустой или с неверными суммами.

Доходы в книгу попадают по кассовому методу — из документов поступления денег: «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Операция по платежной карте». Расходы принимаются по более сложным правилам: оплата поставщику плюс, для товаров, факт реализации. Если расход не отражается в книге, проверьте, выполнены ли все условия признания.

Регистры, на которых строится книга («Книга учета доходов и расходов», «Расходы при УСН» и другие), заполняются при проведении документов. Перепроведение базы за период или восстановление последовательности часто решает проблему «пропавших» записей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог доходов за год

Норма

Совпадает с декларацией по УСН и оборотами по поступлениям денег

Тревожный признак

Сумма меньше фактических поступлений — не все оплаты отражены

Наличие записей в Разделе I

Норма

Записи по каждому кварталу с реквизитами документов

Тревожный признак

Раздел пуст при наличии проведенных документов

Расходы (объект «доходы минус расходы»)

Норма

Приняты только оплаченные и реализованные расходы

Тревожный признак

В расходы попали неоплаченные поставки или авансы поставщикам

Почему книга пустая или заполнена неверно

Самая частая причина пустой книги — неверно указанная система налогообложения или дата перехода на УСН. Если в настройках стоит общая система, отчет УСН не сформируется вовсе. Проверьте также, что документы проведены именно по той организации, для которой строится отчет.

Вторая типичная ситуация — доходы есть, а расходов нет. Для объекта «доходы минус расходы» проверьте, оплачены ли поставщикам соответствующие поступления и списаны ли товары. Непризнанные расходы можно увидеть в отчете «Анализ расходов при УСН» (раздел «Отчеты»), который показывает, на каком этапе «застряла» сумма.

После ручных операций, введенных документом «Операция» (бухгалтерская справка), записи в регистры УСН не попадают автоматически. Для таких случаев используйте документ «Запись книги доходов и расходов УСН» (раздел «Операции» → «УСН»), который позволяет внести запись в регистры вручную.

Как распечатать и подготовить книгу к проверке

С начала применения актуальных форм КУДиР прошивать и заверять книгу в налоговой инспекции не требуется — она хранится у налогоплательщика и предъявляется по требованию. Однако распечатать и подписать книгу за год рекомендуется: пронумеруйте страницы, прошейте, на последней странице укажите количество листов и подпишите у руководителя или ИП.

Для электронного хранения сохраните книгу в PDF через «Файл» → «Сохранить копию» или кнопку сохранения в форме отчета. При сдаче декларации по УСН книга не прикладывается, но инспекция вправе запросить ее в рамках камеральной или выездной проверки, поэтому итоги в книге и декларации должны совпадать до копейки.

Перед формированием годовой книги полезно сверить Раздел I с отчетом «Анализ учета по УСН»: он показывает доходы и расходы в разрезе документов и позволяет быстро найти расхождение, не листая всю книгу.

Частые вопросы о книге доходов и расходов в 1С 8.3

Нужно ли заверять КУДиР в налоговой инспекции?

Нет, заверение книги в ИФНС отменено. Книгу ведут в электронном или бумажном виде, по итогам года распечатывают, прошивают и подписывают. Хранить ее нужно в течение установленного срока и предъявлять по требованию налоговой.

Почему в книгу не попадает поступление денег от покупателя?

Проверьте вид операции в документе поступления: оплата от покупателя признается доходом, а, например, возврат займа или пополнение счета собственными средствами — нет. Также убедитесь, что документ проведен и дата попадает в выбранный период отчета.

Можно ли скорректировать запись в книге вручную?

Да, через документ «Запись книги доходов и расходов УСН» в разделе «Операции». Но сначала попробуйте исправить первичный документ — ручные записи усложняют дальнейший анализ и легко теряются при перепроведении базы.

Как сформировать книгу при совмещении УСН и патента?

Каждая книга формируется отдельно: «Книга учета доходов и расходов (УСН)» для упрощенки и «Книга учета доходов (патент)» для ПСН. Доходы по патентным видам деятельности не должны попадать в книгу УСН — проверьте разнесение операций по видам деятельности.

Книга пустая, хотя документы проведены. Что делать?

Последовательно проверьте: систему налогообложения в «Налоги и отчеты», организацию в шапке отчета, проведенность документов и период формирования. Если все верно, выполните перепроведение документов за период через «Операции» → «Проведение документов».

Нужно ли сдавать КУДиР вместе с декларацией по УСН?

Нет, книга не прилагается к декларации. Ее предоставляют только по запросу налоговой в ходе проверок. Однако итоговые показатели книги должны полностью совпадать с данными декларации.