Каким отчетом проверить 6-НДФЛ в 1С

Расчет 6-НДФЛ в 1С формируется автоматически на основании регистров учета НДФЛ, но перед отправкой в налоговую его нужно обязательно проверить. Ошибки в расчете приводят к требованиям из налоговой, уточненным декларациям и штрафам — как за недостоверные сведения, так и за несвоевременное перечисление налога.

Проверка строится на нескольких типовых отчетах: «Анализ НДФЛ по датам получения доходов», «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», «Сводная справка 2-НДФЛ» и встроенной проверке контрольных соотношений. Каждый из них отвечает за свой блок: даты, суммы исчисленного и удержанного налога, вычеты и сверку с данными по сотрудникам.

Ниже разобрано, какие отчеты использовать в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, на что смотреть в первую очередь и как исправлять типичные расхождения.

Какие отчеты 1С использовать для проверки 6-НДФЛ

В типовых конфигурациях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен целый набор отчетов по НДФЛ. Найти их можно через раздел «Отчеты, справки» (в ЗУП) или «Отчеты → Регламентированные отчеты» и «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате» (в Бухгалтерии).

Основной рабочий инструмент — отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Именно из данных, которые он показывает, формируются раздел 1 и раздел 2 расчета 6-НДФЛ. Если цифры в этом отчете корректны, то и расчет заполнится правильно.

Вспомогательные отчеты:

• «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» — позволяет увидеть, каким документом (начисление, ведомость) зарегистрирован каждый факт дохода и удержания налога;
• «Сводная справка 2-НДФЛ» — сверка исчисленного, удержанного и перечисленного налога в разрезе сотрудников и ставок;
• «Регистр налогового учета по НДФЛ» — детальная расшифровка для поиска конкретных ошибок;
• «Расчетный листок» — проверка по конкретному сотруднику, если расхождение локализовано.

Проверка раздела 2 через «Анализ НДФЛ по датам получения доходов»

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ показывает обобщенные суммы: начисленный доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог. Откройте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов», установите период, равный отчетному, и отбор по организации (и по обособленному подразделению, если расчет сдается раздельно).

Сопоставьте ключевые показатели отчета со строками раздела 2:

• сумма дохода по отчету — со строкой 110 (и аналогами по ставкам);
• сумма вычетов — со строкой 130;
• исчисленный налог — со строкой 140;
• удержанный налог — со строкой 160.

Если в отчете появляются строки с налогом, который «исчислен, но не удержан» по завершении периода, — проверьте, действительно ли налог не мог быть удержан (например, доход в натуральной форме без денежных выплат). Такие суммы попадают в строку 170, и их нужно уметь объяснить.

Важный нюанс: в 1С попадание сумм в 6-НДФЛ определяется не только фактом начисления, но и корректностью дат в документах. Если дата получения дохода в ведомости указана неверно, сумма «уедет» не в тот период, и отчет это покажет.

1. 1
   Откройте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» за отчетный период
2. 2
   Установите отбор по организации и, при необходимости, по обособленному подразделению
3. 3
   Сверьте доход, вычеты и исчисленный налог со строками 110–140 раздела 2
4. 4
   Сверьте удержанный налог со строкой 160
5. 5
   Проверьте остаток неудержанного налога и обоснованность строки 170

Проверка раздела 1: сроки перечисления и удержанный налог

Раздел 1 расчета показывает налог, удержанный за последние три месяца отчетного периода, с разбивкой по срокам перечисления. В 1С эти данные формируются на основании документов выплаты: ведомостей в банк, в кассу, через раздатчика.

Для проверки используйте тот же отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» — в нем есть группировка по срокам перечисления налога. Сумма удержанного налога по каждому сроку должна совпадать с соответствующими строками раздела 1.

Типовая проблема — налог удержан ведомостью, проведенной в одном квартале, а срок перечисления попадает в другой. В этом случае сумма корректно отражается в разделе 1 текущего периода, но бухгалтеры часто ищут её в другом месте и ошибочно «исправляют» документы. Прежде чем править, убедитесь, что расхождение реальное, а не связано с переходящими датами.

Сверка 6-НДФЛ с данными 2-НДФЛ (справок о доходах)

Приложение № 1 к годовому расчету 6-НДФЛ (бывшие справки 2-НДФЛ) должно согласовываться с разделом 2. Налоговая проверяет это автоматически, поэтому перед сдачей годового расчета выполните сверку.

Сформируйте отчет «Сводная справка 2-НДФЛ» за год. Сумма исчисленного налога по всем сотрудникам должна совпадать со строкой 140 раздела 2 годового расчета, а сумма удержанного — со строкой 160. Расхождения обычно возникают из-за:

• перерасчетов прошлых периодов, проведенных «задним числом» после сдачи промежуточных расчетов;
• сотрудников, числящихся в разных обособленных подразделениях;
• доходов, зарегистрированных документами «Операция учета НДФЛ» вручную.

Для поиска конкретного сотрудника с расхождением сформируйте «Сводную справку 2-НДФЛ» с детализацией и сравнивайте итоги построчно с регистром налогового учета.

Встроенная проверка контрольных соотношений

В форме регламентированного отчета 6-НДФЛ есть кнопка «Проверка» → «Проверить контрольные соотношения». Программа сверит показатели внутри самого расчета: соответствие суммы налога базе и ставке, соотношения между разделами, данные приложения № 1.

Запускайте эту проверку обязательно, даже если все предыдущие отчеты сошлись. Контрольные соотношения ловят арифметические и структурные ошибки, которые не видны при сверке сумм: например, неверный КБК, несоответствие количества физлиц строке 120 реальному числу сотрудников в приложении.

Если используете отправку через 1С-Отчетность, дополнительная проверка выполняется при выгрузке и отправке. Ошибки формата лучше поймать до отправки, чем получить отказ от налоговой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Исчисленный налог в анализе НДФЛ и строке 140

Норма

Суммы совпадают до рубля

Тревожный признак

Расхождение — ищите документ с ручной правкой или перерасчетом

Удержанный налог за квартал и раздел 1

Норма

Сумма по срокам перечисления равна удержанному в ведомостях

Тревожный признак

Есть ведомости с неверной датой выплаты

Годовой 6-НДФЛ и сводная справка 2-НДФЛ

Норма

Исчисленный и удержанный налог совпадают

Тревожный признак

Расхождение по отдельным сотрудникам или ставкам

Частые ошибки и как их исправить

На практике большинство расхождений между отчетами и расчетом сводится к нескольким повторяющимся причинам:

• Неверная дата в ведомости на выплату. Налог попадает не в тот период. Исправляется корректировкой даты документа и перезаполнением расчета.
• Ручная правка НДФЛ в документе начисления. Отчеты покажут расхождение между исчисленным и удержанным. Нужно найти документ через «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» и вернуть расчетную сумму.
• Выплата, не проведенная ведомостью. Если доход выплачен «мимо» ведомости, налог не будет удержан в учете. Оформите ведомость корректно.
• Уволенный сотрудник с остатком неудержанного налога. Проверьте обоснованность: если удержать невозможно, сумма отражается как неудержанная, о чем нужно сообщить в налоговую.

После любого исправления перезаполните расчет 6-НДФЛ (кнопка «Заполнить» в форме отчета) и повторите всю цепочку проверки — исправление одного документа может затронуть сразу несколько строк.

Что делать, если расхождение не находится

Если суммы в отчетах не сходятся, а причина неочевидна, действуйте от общего к частному. Сначала локализуйте разницу: по какой ставке, по какому месяцу она возникает. Затем сформируйте «Регистр налогового учета по НДФЛ» за этот месяц и сравните его с анализом НДФЛ построчно.

Эффективный прием — расшифровка (двойной щелчок или «Расшифровать») по сумме в отчете «Анализ НДФЛ по документам-основаниям»: программа покажет конкретные документы, из которых сложилась цифра. Документ с ручной правкой или неверной датой обычно виден сразу.

Если в базе велся ручной ввод операций учета НДФЛ (документ «Операция учета НДФЛ»), проверьте их в первую очередь — они не контролируются автоматическими расчетами и являются источником большинства «необъяснимых» расхождений.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Расхождение по конкретному месяцу и одному сотрудникуСформируйте расчетный листок и регистр налогового учета по этому сотруднику, найдите документ с ошибкой

Расхождение равномерно по всем сотрудникам за месяцПроверяйте ведомости на выплату за этот месяц — даты и проведение

Исчисленный налог сходится, а удержанный — нетИщите выплаты, не оформленные ведомостями, или ведомости с ручной корректировкой НДФЛ

Расхождение появилось после перерасчета прошлого периодаПроверьте необходимость уточненного расчета за тот период, в котором изменились данные

FAQ: частые вопросы о проверке 6-НДФЛ в 1С

Чем отличается проверка 6-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии?

Набор отчетов и логика формирования данных практически одинаковы, так как зарплатный блок в обеих конфигурациях построен на одной подсистеме учета НДФЛ. Различия — в расположении отчетов в интерфейсе: в ЗУП они находятся в разделе «Отчеты, справки», в Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры» и через «Регламентированные отчеты».

Почему расчет 6-НДФЛ заполняется, но суммы не совпадают с расчеткой зарплаты?

Расчет зарплаты отражает начисления по месяцу учета, а 6-НДФЛ — по датам фактического получения дохода и удержания налога. Зарплата, начисленная в одном месяце и выплаченная в другом, в этих отчетах окажется в разных периодах. Это нормально, а не ошибка.

Можно ли исправить цифры прямо в форме 6-НДФЛ вручную?

Технически форма позволяет редактировать показатели, но делать этого не следует: ручные правки не исправляют данные учета, исчезнут при следующем автозаполнении и создадут расхождение с регистрами. Всегда исправляйте первичные документы, а затем перезаполняйте расчет.

Как проверить 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Во всех отчетах по НДФЛ установите отбор по конкретному подразделению (для этого оно должно быть корректно указано в документах начисления и ведомостях). Сформируйте расчет с отбором по подразделению и сверьте его с анализом НДФЛ по тому же отбору.

Что делать, если контрольные соотношения выдают ошибку по строке 120?

Строка 120 показывает численность физлиц, получивших доход. Если проверка ругается, сравните это число с количеством сотрудников в приложении № 1 (для годового расчета) или с реальным числом лиц, получавших выплаты в периоде. Ошибка обычно исправляется перезаполнением расчета после корректного учета всех выплат.

Нужно ли проверять 6-НДФЛ, если в 1С-Отчетности нет ошибок при отправке?

Да. Проверка при отправке контролирует только формат и внутренние соотношения формы, но не сверяет цифры с реальным учетом. Расчет может быть формально корректным и при этом содержать неверные суммы из-за ошибок в документах — это вскроется при камеральной проверке.