Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как заполнить раздел 4 расчёта по страховым взносам в 1С
Пошаговая инструкция по заполнению раздела 4 расчёта по страховым взносам в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Проверка данных, типичные ошибки, контрольные соотношения.
Раздел 4 расчёта по страховым взносам (РСВ) отражает суммы расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Проще говоря — пособия, которые работодатель выплатил сотрудникам за счёт средств СФР: больничные за счёт фонда, пособия по беременности и родам, по уходу за ребёнком и другие.
Раздел заполняется не всегда: если в отчётном периоде пособий за счёт СФР не было, раздел 4 в расчёт не включается. Когда выплаты были, раздел становится обязательным, и ошибки в нём — частая причина отказа в приёме расчёта или требований пояснений от налоговой.
Ниже разобран порядок заполнения раздела 4 в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверка автоматического заполнения, типичные расхождения и способы их устранения. Материал ориентирован на типовые конфигурации; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза.
Что отражается в разделе 4 и когда его нужно заполнять
Раздел 4 состоит из приложений 3 и 4 к разделу 1. Приложение 3 показывает расходы на обязательное социальное страхование: оплату дополнительных выходных для ухода за детьми-инвалидами, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременные пособия, пособия по уходу за ребёнком и социальное пособие на погребение. Каждый вид расхода занимает отдельную строку.
Приложение 4 заполняют только страхователи, применяющие зачётный механизм в пилотных и иных особых условиях — на практике с переходом на прямые выплаты оно актуально для ограниченного круга организаций. Большинству работодателей достаточно приложения 3.
Обязательное условие включения раздела 4 в расчёт — наличие в отчётном периоде фактических расходов на страховое обеспечение. Если пособия начислялись, но полностью оплачиваются работодателем (например, первые дни больничного за счёт работодателя), они в раздел 4 не попадают — туда идут только суммы за счёт средств СФР.
Подготовка: какие данные проверить до заполнения
Корректное заполнение раздела 4 зависит не от самого расчёта, а от качества исходных данных в программе. Перед формированием РСВ убедитесь, что все документы начисления пособий введены и проведены за отчётный период: больничные листы, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком.
Проверьте, что в документах правильно указан источник финансирования. В 1С:ЗУП в документе «Больничный лист» программа сама разделяет сумму на часть за счёт работодателя и часть за счёт СФР, но при ручной корректировке начислений источник мог быть изменён. Ошибка на этом этапе приведёт к тому, что пособие либо не попадёт в раздел 4, либо попадёт с неверной суммой.
Полезно заранее сформировать отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Расчётная ведомость по страховым взносам» и посмотреть итоговые суммы пособий за счёт СФР по месяцам. Эти цифры станут контрольной точкой при проверке автоматически заполненного раздела.
Контрольные точки перед заполнением
Все больничные и отпуска введены и проведены, источник финансирования определён корректно
Документы не проведены, пособия начислены вручную без разделения по источникам
В карточке организации указан действующий регистрационный номер страхователя
Номер отсутствует или устарел — расчёт не пройдёт форматный контроль
Отчёт формируется за тот же период, что и начисленные пособия
Пособие начислено в следующем квартале, а включается в текущий расчёт
Пошаговое заполнение раздела 4 в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом расчёт по страховым взносам формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность». Создайте новый отчёт «Расчёт по страховым взносам» за нужный период и нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически соберёт данные по всем разделам, включая раздел 4, если в периоде были пособия за счёт фонда.
Если раздел 4 не появился в структуре расчёта автоматически, добавьте его вручную: в дереве разделов слева нажмите «Добавить» и выберите приложение 3 к разделу 1. Затем повторите автозаполнение — программа подставит суммы из регистров учёта пособий.
После заполнения откройте приложение 3 и сверьте построчно: строка 060 — пособия по временной нетрудоспособности, строка 070 — по беременности и родам, строка 090 — по уходу за ребёнком до полутора лет. По каждой строке указывается количество случаев, количество получателей и сумма расходов нарастающим итогом с начала года с разбивкой по месяцам отчётного квартала.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» и создайте «Расчёт по страховым взносам» за нужный период
- 2Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического формирования всех разделов
- 3Проверьте наличие раздела 4 (приложение 3); при отсутствии добавьте вручную и повторите заполнение
- 4Сверьте суммы по строкам с отчётом «Анализ взносов в фонды»
- 5Выполните проверку контрольных соотношений кнопкой «Проверка» и устраните выявленные ошибки
Особенности заполнения в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии расчёт по страховым взносам находится в разделе «Отчёты» — «Регламентированные отчёты». После создания отчёта нажмите «Заполнить» — программа соберёт данные из документов начисления зарплаты и больничных листов. Логика разделения пособий по источникам финансирования та же: за счёт работодателя и за счёт СФР.
Ограничение бухгалтерской конфигурации — менее детальный учёт пособий по сравнению с ЗУП. Если в организации много случаев пособий, разные виды расходов или сотрудники с особыми условиями, данные могут потребовать ручной сверки по каждому документу. Для поиска источника суммы используйте расшифровку: дважды щёлкните по ячейке раздела, и программа покажет, из каких документов сложилась сумма.
Если пособия отражались в программе не специализированными документами, а ручными операциями, автоматическое заполнение раздела 4 будет неполным или нулевым. В этом случае правильный путь — ввести корректные документы и перезаполнить расчёт, а не править цифры вручную в форме отчёта.
Проверка заполненного раздела и контрольные соотношения
После заполнения выполните встроенную проверку: кнопка «Проверка» — «Проверить контрольные соотношения» в форме отчёта. Программа сопоставит данные раздела 4 с другими разделами расчёта и покажет ошибки формата. Критичные ошибки подсвечиваются и блокируют отправку, предупреждения требуют пояснений.
Ключевая внешняя сверка — сопоставление сумм расходов из раздела 4 с данными СФР о возмещении или зачёте пособий. Если организация получала возмещение от фонда, суммы в расчёте и в подтверждающих документах должны совпадать. Расхождение — типичный повод для камерального требования.
Дополнительно сверьте итог раздела 4 с оборотами по счетам учёта расчётов с фондом в бухгалтерском учёте. Пособия за счёт СФР отражаются на счёте 69 (субсчёт расчётов по социальному страхованию); сумма начисленных пособий по кредиту 70 в корреспонденции с 69 должна соответствовать данным приложения 3.
Удобно вести внутренний контрольный лист по месяцам: сумма пособий за счёт СФР из ЗУП, сумма по счёту 69 в бухучёте и сумма в разделе 4 РСВ. Если три цифры совпадают ежемесячно, квартальная отчётность собирается без сюрпризов.
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая частая проблема — раздел 4 заполнен нулями или отсутствует, хотя пособия выплачивались. Причины: документы не проведены, пособия отражены ручными операциями, в документе неверно указан источник финансирования или период начисления не совпадает с периодом отчёта. Устранение — найти и исправить исходный документ, затем перезаполнить расчёт.
Вторая типичная ситуация — сумма больше фактической. Так бывает, когда пособие было сторнировано или пересчитано, но сторнирующий документ не проведён, либо когда одно и то же пособие заведено дважды. Проверьте список документов за период на дубли и сторно.
Третья группа ошибок — несовпадение количества получателей и случаев. В приложении 3 указывается количество случаев и количество получателей выплат; при ручном вводе эти графы часто заполняют неверно или оставляют пустыми, что вызывает ошибки контрольных соотношений. При автоматическом заполнении программа подставляет эти данные из документов.
Что делать при расхождениях с данными СФР
Если после камеральной проверки налоговая запросила пояснения по разделу 4, начните с построения цепочки: документ начисления → регистр учёта пособий → раздел 4 расчёта → реестр, отправленный в СФР. Расхождение почти всегда находится на одном из этих звеньев.
Когда ошибка в прошлом периоде, подайте уточнённый расчёт за тот квартал, в котором допущена ошибка, а не исправляйте суммы в текущем отчёте. В 1С уточнёнка создаётся как новый экземпляр отчёта за тот же период с указанием номера корректировки. Перед отправкой убедитесь, что исходные документы того периода уже исправлены, иначе уточнёнка заполнится теми же неверными данными.
Если расхождение вызвано тем, что СФР учёл пособие по своим данным иначе, подготовьте письменные пояснения с приложением подтверждающих документов: больничных листов, реестров выплат, расчётов пособий. Это быстрее, чем спор через уточнённые расчёты, когда учётные данные в программе верны.
Как выбрать действие при расхождении
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли включать раздел 4, если пособий не было?
Нет. Раздел 4 включается в расчёт только при наличии расходов на страховое обеспечение за счёт СФР в отчётном периоде. Если таких выплат не было, раздел не формируется, и это не является нарушением.
Почему больничный не попал в раздел 4?
Наиболее вероятные причины: документ не проведён, пособие полностью отнесено за счёт работодателя (первые дни нетрудоспособности), период начисления отличается от периода отчёта или сумма введена ручной операцией без специализированного документа. Проверьте документ и источник финансирования.
Можно ли заполнить раздел 4 вручную, не исправляя документы?
Технически форма позволяет редактировать ячейки, но делать этого не стоит: ручные правки не изменяют учётные данные, исчезают при перезаполнении и приводят к расхождениям при сверке с СФР. Корректный путь — исправить исходные документы и перезаполнить расчёт.
Как отразить пособие, если ошибка обнаружена в следующем квартале?
Исправьте документ в периоде, когда пособие было начислено, и подайте уточнённый расчёт за тот квартал с соответствующим номером корректировки. Отражать «прошлогоднее» пособие в текущем расчёте нельзя — это искажает нарастающий итог.
Нужно ли заполнять приложение 4 к разделу 1?
Только страхователям, применяющим особый механизм финансирования расходов. При действующей системе прямых выплат большинство работодателей заполняют лишь приложение 3. Если сомневаетесь, уточните применимый порядок в вашем региональном отделении фонда или у своего бухгалтерского консультанта.
Что важно запомнить
Раздел 4 РСВ заполняется автоматически из документов начисления пособий за счёт СФР. Качество раздела определяется исходными данными: проведёнными документами и правильным источником финансирования. Сверяйте суммы с аналитическими отчётами и счётом 69, ошибки исправляйте в документах, а прошлые периоды — уточнёнными расчётами.