Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как заполнить ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии
Как заполнить ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии: создание отчёта, разделы и подразделы, автоматическое заполнение, проверка и отправка в СФР. Пошаговая инструкция.
ЕФС-1 — единая форма сведений о застрахованных лицах, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР). Она объединила данные, которые раньше подавались в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ДСВ и разделе 4 расчёта по взносам. В 1С:Бухгалтерии форма создаётся автоматически на основе кадровых документов и данных расчёта зарплаты, но требует проверки перед отправкой.
Чтобы ЕФС-1 заполнилась корректно, в программе должны быть оформлены все кадровые события: приёмы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения зарплаты. Если кадровый учёт ведётся в другой программе или вручную, сведения придётся вводить вручную — это увеличивает риск ошибок и расхождений с данными СФР.
Ниже разобран полный цикл работы с формой: от проверки исходных данных до отправки отчёта и исправления отклонённых сведений. Инструкция актуальна для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 с поддержкой актуальных форм отчётности — перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена.
Что входит в ЕФС-1 и когда сдавать форму
Форма ЕФС-1 состоит из титульного листа, раздела 1 (сведения о трудовой деятельности и стаже) и раздела 2 (сведения о взносах на травматизм). Каждый раздел имеет подразделы: 1.1 — сведения о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД), 1.2 — сведения о стаже (бывший СЗВ-СТАЖ), 2 — данные по взносам на страхование от несчастных случаев.
Сроки сдачи зависят от подраздела. Сведения о приёме и увольнении (подраздел 1.1) подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Сведения о стаже (подраздел 1.2) сдаются ежегодно, а также при выходе сотрудника на пенсию или ликвидации организации. Раздел 2 подаётся ежеквартально в составе отчётности.
В 1С:Бухгалтерии вид сдаваемого отчёта определяется автоматически: программа предлагает нужные подразделы в зависимости от периода и зарегистрированных событий. При этом ответственность за полноту данных остаётся на пользователе — программа берёт только то, что введено в базу.
Подготовка: что проверить до создания отчёта
Главная причина ошибок в ЕФС-1 — незаполненные или некорректные исходные данные. Перед созданием формы пройдите по контрольному списку: все ли сотрудники приняты документом «Приём на работу», а не просто заведены в справочнике; оформлены ли увольнения и переводы; указаны ли СНИЛС и ИНН у всех физических лиц; заполнены ли регистрационные данные организации (регистрационный номер в СФР, код подчинённости).
Особое внимание уделите персональным данным. СНИЛС вводится в карточке физического лица и должен содержать 11 цифр без ошибок — по неверному СНИЛС СФР не сможет идентифицировать человека, и сведения будут отклонены. ФИО, дата рождения и документ, удостоверяющий личность, тоже участвуют в формировании отчёта.
Раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»
Карточка физического лица, поля СНИЛС и ИНН
«Главное» → «Реквизиты организации»
«Администрирование» → «Обновление версии программы»
Если в отчётном периоде были отпуска без сохранения зарплаты, простои или отстранения, проверьте, что они отражены соответствующими документами — эти периоды попадают в сведения о стаже с особыми условиями. Отсутствие такого документа приведёт к тому, что период будет показан как обычная работа.
Создание и автоматическое заполнение ЕФС-1
Откройте раздел «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность». Нажмите кнопку «Создать» и в списке видов отчётов найдите «ЕФС-1» (обычно в группе «Отчётность в фонды» или через поиск). Выберите организацию и отчётный период, затем нажмите «Заполнить» — программа соберёт данные из кадровых документов, начислений и сведений о застрахованных лицах.
Автозаполнение работает по-разному для разных подразделов. Подраздел 1.1 заполняется по кадровым мероприятиям за период: каждому событию соответствует отдельная строка с датой, видом мероприятия и реквизитами приказа. Подраздел 1.2 формируется по периодам работы сотрудника с указанием кодов условий труда и особых периодов. Раздел 2 берёт данные из начислений по взносам на травматизм.
Если какой-то сотрудник не попал в отчёт, проверьте дату приёма: кадровый документ должен быть проведён, а дата события — попадать в отчётный период. Частая ситуация: сотрудник принят приказом в конце периода, но документ создан позже с датой следующего периода — тогда событие «уйдёт» в следующий отчёт, и сведения в СФР будут поданы с нарушением срока.
Ручное заполнение и редактирование разделов
Когда нужно вводить данные вручную
Ручной ввод потребуется, если кадровый учёт в программе не ведётся полностью: например, организация только начала работать в 1С, а сотрудники уже трудоустроены. В этом случае откройте нужный подраздел, нажмите «Добавить» и внесите сведения по каждому сотруднику: ФИО, СНИЛС, дату и вид мероприятия, номер и дату приказа.
При заполнении подраздела 1.1 вручную обратите внимание на коды мероприятий: «Приём», «Перевод», «Увольнение», «Запрет на занятие должности» и другие. Код должен точно соответствовать сути кадрового события — неверный код исказит электронную трудовую книжку сотрудника в СФР.
Особые ситуации в подразделе 1.2
В сведениях о стаже указываются периоды работы, коды особых условий труда (если есть вредные или тяжёлые условия), территориальные условия и основания досрочной пенсии. Эти данные программа берёт из штатного расписания, позиций и документов учёта времени. Если у сотрудника были периоды, не подлежащие включению в стаж, они должны быть оформлены документально.
Проверка отчёта перед отправкой
После заполнения нажмите «Проверить» → «Проверка в программе». Встроенный контроль проверяет форматно-логические соотношения: наличие обязательных полей, корректность СНИЛС по контрольной сумме, соответствие дат периоду, заполнение реквизитов приказов. Ошибки отображаются в окне протокола с переходом к проблемному месту.
Дополнительно полезно сверить отчёт с первичными документами вручную: количество строк приёмов и увольнений должно совпадать с количеством изданных приказов за период. Если используется сервис отправки отчётности, после отправки проверьте статус сдачи — отчёт считается принятым только после положительного протокола СФР, а не после факта отправки.
Как проверить результат
Нет ошибок или только информационные предупреждения
Ошибки по СНИЛС, датам или обязательным полям
Совпадает с числом кадровых приказов за период
В отчёте меньше строк, чем приказов
Получен положительный протокол СФР
Статус «Отклонено» или долгое «В обработке»
Все принятые и уволенные за период присутствуют
Кто-то отсутствует или лишние лица в списке
Если отчёт отклонён, в протоколе указан код и описание ошибки. Исправьте данные в исходных документах (а не только в форме отчёта), перезаполните ЕФС-1 и отправьте повторно с корректным номером корректировки. Исправление только в форме приведёт к расхождению между отчётом и учётными данными при следующей отправке.
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее частая проблема — сотрудник заведён в справочнике, но приём на работу не оформлен документом. В этом случае ЕФС-1 не увидит событие, и сведения о трудоустройстве не будут поданы. Вторая распространённая ошибка — неверный или отсутствующий СНИЛС: форма либо не пройдёт проверку, либо будет отклонена фондом после отправки.
Третья группа ошибок связана с датами: дата события в отчёте не совпадает с датой приказа, либо приказ датирован позже фактического приёма. СФР сверяет эти данные, и расхождение считается нарушением. Также внимательно относитесь к увольнениям в последний день периода — они должны попасть именно в текущий отчёт.
Отправка отчёта и корректировка сведений
Если подключён сервис «1С-Отчётность», отправка выполняется кнопкой «Отправить» прямо из формы. Программа подписывает отчёт электронной подписью и передаёт в СФР. Отслеживайте статус в журнале обмена: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято». Без подключённого сервиса отчёт можно выгрузить в файл и подать через личный кабинет страхователя на портале СФР или на бумаге (при численности до 10 человек в отдельных случаях).
Для исправления ранее поданных сведений создайте новый экземпляр ЕФС-1 за тот же период и укажите вид корректировки. В подразделе 1.1 отменяющая форма подаётся с признаком отмены конкретного события; в подразделе 1.2 — с корректирующими периодами стажа. Не подавайте корректировку «вслепую»: сначала получите и изучите протокол отказа или уведомление об ошибке, чтобы исправить именно те данные, которые отклонил фонд.
Как выбрать действие
Храните подтверждения сдачи: квитанции о приёме и протоколы контроля — это доказательство своевременной подачи отчётности при возможных претензиях фонда. При отправке через «1С-Отчётность» все подтверждения сохраняются в журнале обмена автоматически.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии заполняется автоматически по кадровым документам, но качество отчёта полностью зависит от полноты учёта: все приёмы, переводы, увольнения и договоры ГПХ должны быть оформлены документами с верными СНИЛС и датами. Перед отправкой запускайте проверку, а после — дождитесь положительного протокола СФР. Ошибки исправляйте в исходных документах, а не только в форме отчёта.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попал в ЕФС-1 при автозаполнении?
Чаще всего приём на работу не оформлен кадровым документом или документ не проведён. Также проверьте дату события — она должна попадать в отчётный период. Если документ создан с датой следующего периода, событие попадёт в следующий отчёт, что при подразделе 1.1 означает нарушение срока подачи.
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в периоде не было кадровых событий?
Подраздел 1.1 при отсутствии приёмов, переводов и увольнений не сдаётся. Подраздел 1.2 (сведения о стаже) сдаётся ежегодно по всем работающим сотрудникам независимо от событий. Раздел 2 сдаётся ежеквартально, если есть начисления по взносам на травматизм.
Как подать сведения по договору ГПХ?
Оформите договор соответствующим документом в программе, а не только начислением вознаграждения. Начало и окончание договора ГПХ отражаются в подразделе 1.1 с соответствующими кодами мероприятий в те же сроки, что и кадровые события по трудовым договорам.
Что делать, если СФР отклонил отчёт?
Откройте протокол отказа в журнале обмена и найдите код ошибки с описанием. Исправьте данные в исходных документах (карточке физлица, кадровом приказе), перезаполните форму и отправьте повторно. Простое переотправление без исправления приведёт к повторному отказу.
Можно ли сдать ЕФС-1 без подключённой 1С-Отчётности?
Да. Отчёт можно выгрузить в файл через кнопку «Выгрузить» и подать через личный кабинет страхователя на сайте СФР. При небольшой численности в отдельных случаях допускается подача на бумаге, но электронный формат обязателен для большинства работодателей.
Как исправить ошибку в уже принятых сведениях?
Создайте новый экземпляр ЕФС-1 за тот же период с видом корректировки. Для подраздела 1.1 подайте отменяющую форму по ошибочному событию и, при необходимости, новую строку с верными данными. Для подраздела 1.2 сформируйте корректирующие сведения о стаже. Предварительно исправьте ошибку в учётных данных программы.