Как задать период в отчете 1С

Почти каждый отчет в 1С строится за определенный интервал времени: оборотно-сальдовая ведомость, анализ продаж, ведомость по взаиморасчетам, кассовая книга. Если период задан неверно, отчет покажет пустой результат, лишние данные или цифры, которые не сойдутся с другими отчетами. Поэтому умение правильно установить даты — базовый навык работы в любой конфигурации: «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Зарплата и управление персоналом», «Комплексная автоматизация».

Способ задания периода зависит от того, как устроен конкретный отчет. В типовых решениях встречаются три подхода: поле «Период» прямо в шапке формы отчета, настройки на закладке «Период» или «Отбор» и выбор дат через специальный диалог «Стандартный период». Ниже разобраны все варианты, включая работу с отчетами на СКД (системе компоновки данных), где период иногда «прячется» в расширенных настройках.

Где находится настройка периода в типовых отчетах

В большинстве отчетов управляемых форм (интерфейс «Такси») период расположен в верхней части окна рядом с кнопкой «Сформировать». Это может быть одно сводное поле вида «01.01 — 31.01» или два отдельных поля «с» и «по». Рядом обычно есть кнопка с треугольником или многоточием, открывающая диалог выбора.

В отчетах, построенных на СКД (а это большинство аналитических отчетов в «Управлении торговлей», ERP и «Комплексной автоматизации»), на форме может вообще не быть видимого поля периода. Тогда нужно открыть панель «Настройки» — период будет либо вынесен на закладку «Период», либо добавлен в список отборов как параметр «Начало периода» и «Конец периода».

В старых конфигурациях на обычных формах (например, «1С:Бухгалтерия 7.7» или ранние редакции 8.2) период задается двумя полями дат в шапке отчета, а диалог выбора открывается по кнопке с изображением календаря. Логика та же, отличается только внешний вид.

Как задать период через диалог «Стандартный период»

Диалог выбора периода открывается по кнопке рядом с полем периода. В нем есть два режима: «Стандартный период» и «Произвольный». В стандартном режиме предлагаются готовые варианты: сегодня, вчера, эта неделя, этот месяц, этот квартал, этот год, прошлый месяц, прошлый квартал и другие. Выбор варианта автоматически подставляет даты начала и окончания.

Для нестандартного интервала переключитесь на закладку «Произвольный период» и введите даты вручную или выберите их в календаре. Дата окончания в 1С включается в отчет целиком — то есть если указать «по 31.01», в выборку попадут все документы 31 января до конца дня. Это важно при сверке с отчетами, где период задается иначе.

1. 1
   Откройте нужный отчет через раздел меню (например, «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»).
2. 2
   Нажмите кнопку выбора рядом с полем «Период».
3. 3
   Выберите готовый вариант («Этот месяц», «Прошлый квартал») или перейдите на «Произвольный период» и укажите даты.
4. 4
   Нажмите «ОК» в диалоге, затем «Сформировать» в форме отчета.
5. 5
   Проверьте шапку сформированного отчета: там должен быть напечатан выбранный интервал.

Как задать период в отчетах на СКД

Отчеты на системе компоновки данных хранят период в настройках, и у пользователей часто возникает вопрос, почему поле «Период» не видно. Откройте «Ещё» → «Изменить вариант» или кнопку «Настройки» (внешний вид зависит от конфигурации). В простом режиме настроек период выводится отдельным блоком вверху. В расширенном режиме ищите закладку «Период» или параметры «Начало периода» и «Конец периода» на закладке «Отбор».

Важный нюанс: у параметра периода в СКД есть признак «Включать в пользовательские настройки». Если разработчик его не включил, период доступен только в полных настройках. Чтобы быстро менять даты, отметьте нужный параметр и перенесите его в пользовательские настройки — тогда он появится прямо на форме отчета под кнопкой «Сформировать».

Еще одна особенность: в некоторых отчетах период задан не параметром, а отбором по полю «Период» с видом сравнения «Равно» или «В интервале». Если отчет показывает не те данные, проверьте, нет ли в отборах «забытого» условия по дате — оно перекроет введенный вами период.

Сохранение периода и вариантов отчета

По умолчанию многие отчеты при открытии подставляют текущий день, месяц или период, сохраненный с прошлого запуска. Если вы регулярно формируете один и тот же отчет за фиксированный интервал (например, прошлый месяц), удобно сохранить вариант: после настройки периода и отборов нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» и задайте понятное имя. При следующем открытии достаточно выбрать сохраненный вариант из списка.

В варианте отчета период сохраняется так, как он был задан: если выбран стандартный «Этот месяц», то при открытии в следующем месяце даты пересчитаются автоматически. Если сохранен произвольный период с конкретными датами, он останется «зашитым» — это частая причина ситуации «отчет показывает старые данные».

Типичные ошибки при задании периода

Отдельно стоит упомянуть регламентные операции закрытия месяца. Если вы формируете отчет за месяц, который еще не закрыт, итоги могут отличаться от тех, что будут после закрытия: не рассчитана себестоимость, не начислена амортизация, не списаны расходы. Это не ошибка периода, а нормальное поведение системы.

Как проверить, что период задан правильно

Первый контрольный признак — шапка сформированного отчета: в ней всегда печатается интервал, за который построены данные. Сверьте его с тем, что вы хотели получить. Второй способ — расшифровка: дважды щелкните по итоговой цифре (если отчет поддерживает расшифровку) и посмотрите, документы каких дат вошли в сумму.

Для сверки удобно сформировать два связанных отчета за один период — например, оборотно-сальдовую ведомость и анализ счета. Если оба построены за одинаковый интервал, сальдо должно совпадать. Расхождение при совпадающем периоде указывает на разные отборы или на непроведенные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка отчета

Норма

Напечатан именно тот интервал, который вы задавали

Тревожный признак

Даты в шапке отличаются от введенных — значит, сработал сохраненный вариант

Состав данных

Норма

Расшифровка показывает документы только внутри периода

Тревожный признак

В расшифровке есть документы за границами интервала — проверьте отборы

Сверка с другим отчетом

Норма

Итоги двух отчетов за один период совпадают

Тревожный признак

Итоги различаются — сравните отборы и проверьте проведение документов

Часто задаваемые вопросы

Почему в отчете нет поля «Период» на форме?

Скорее всего, отчет построен на СКД и период не вынесен в пользовательские настройки. Откройте «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант») и найдите параметры «Начало периода» и «Конец периода» на закладке «Отбор» или «Параметры». Там же можно включить вывод параметра на форму.

Как сделать, чтобы отчет всегда открывался за текущий месяц?

В диалоге выбора периода используйте стандартный вариант «Этот месяц», а не произвольные даты, и сохраните вариант отчета. Стандартные периоды пересчитываются при каждом открытии, фиксированные даты — нет.

Отчет за день показывает не все документы этого дня. В чем причина?

Проверьте, проведены ли документы: непроведенные и помеченные на удаление объекты в отчеты не попадают. Также убедитесь, что в отборах нет дополнительного условия по времени или по организации.

Можно ли задать период с точностью до времени?

В большинстве типовых отчетов период задается датами, при этом дата окончания включает весь день целиком. Отбор по конкретному времени возможен только в отчетах, где разработчик добавил соответствующий параметр, либо через расширенные настройки СКД с ручным указанием даты-времени.

Почему после выбора периода отчет формируется долго?

Чем шире интервал и чем больше в нем документов, тем дольше построение. Если отчет за год формируется неприемлемо медленно, сузьте период, уберите лишние группировки в настройках или обратитесь к администратору — возможно, требуется обновление итогов регистров.

Данные за закрытый период изменились. Что делать?

Значит, кто-то провел или изменил документы задним числом. Проверьте журнал регистрации, перепроведите связанные документы и при необходимости установите дату запрета изменения данных, чтобы итоги закрытых периодов не «плыли».