Как вывести дни рождения сотрудников в 1С

Задача вывести список дней рождения сотрудников возникает в 1С регулярно: кадровику нужно поздравить коллег, руководителю — спланировать корпоративные расходы, а бухгалтеру — учесть выплаты к юбилею. Данные о дате рождения хранятся в справочнике физических лиц, поэтому получить список можно несколькими способами: штатным отчётом, универсальным отчётом по справочнику или собственным отчётом на СКД.

Выбор способа зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП есть готовые кадровые отчёты, в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей придётся использовать универсальные инструменты. Ниже разобраны основные варианты с точными действиями и проверкой результата.

Где в 1С хранятся даты рождения

Дата рождения сотрудника хранится не в справочнике «Сотрудники», а в связанном справочнике «Физические лица». Это важно понимать: если в отчёте вы не видите нужного поля, значит, оно находится в связанном объекте. В типовых конфигурациях путь к полю выглядит как «Сотрудник — Физическое лицо — Дата рождения».

Открыть и проверить данные можно так: перейдите в раздел «Кадры» (или «НСИ и администрирование»), откройте справочник «Физические лица» и убедитесь, что у нужных людей заполнено поле «Дата рождения». Если поле пустое, ни один отчёт не покажет эту запись — это самая частая причина «пропавших» сотрудников в списке.

Вывод дней рождения в 1С:ЗУП штатным отчётом

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» есть готовый отчёт. Откройте раздел «Кадры», затем «Отчёты, справки» и найдите отчёт «Дни рождения» (в некоторых релизах он расположен в подборке «Штатные кадровые отчёты»). Укажите период — месяц, квартал или произвольные даты — и нажмите «Сформировать».

Отчёт покажет сотрудников, у которых день рождения попадает в выбранный период, с указанием подразделения и должности. Список можно отсортировать по дате, выгрузить в Excel или отправить на печать. Если сотрудник уволен, он в отчёт не попадёт при стандартных настройках — это учитывайте, если нужен список бывших работников, например для поздравлений ветеранов.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры — Отчёты, справки»
2. 2
   Найдите отчёт «Дни рождения»
3. 3
   Задайте период: текущий месяц или произвольный интервал
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте список
5. 5
   При необходимости выгрузите в Excel или распечатайте

Универсальный отчёт для других конфигураций

В 1С:Бухгалтерии, Управлении торговлей и ERP штатного отчёта по дням рождения может не быть. В этом случае используйте «Универсальный отчёт»: раздел «Отчёты» (или «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки»), объект — справочник «Физические лица», вид — «Список».

В настройках добавьте выводимые поля: «Наименование» и «Дата рождения». Затем настройте отбор: поле «Дата рождения», вид сравнения — по месяцу или по периоду. Универсальный отчёт не умеет сравнивать только день и месяц без года напрямую, поэтому удобнее формировать его за конкретный период текущего года или использовать отбор через пользовательские поля.

Отбор по месяцу без привязки к году

Если нужен список именинников конкретного месяца независимо от года рождения, добавьте пользовательское поле с выражением Месяц(ДатаРождения) и установите по нему отбор «равно» нужному номеру месяца. Этот приём работает в отчётах на СКД и в универсальном отчёте с расширенными настройками.

Собственный отчёт на СКД

Если встроенных средств не хватает — например, нужен отчёт «именинники ближайших 14 дней» с автоматическим обновлением, — создайте отчёт на системе компоновки данных. В конфигураторе добавьте новый отчёт, в схеме компоновки напишите запрос к справочнику «ФизическиеЛица» с полями «Наименование» и «ДатаРождения».

Для фильтрации по ближайшим дням используйте вычисляемое поле: разность между днём и месяцем даты рождения и текущей датой. На закладке «Настройки» добавьте группировку по месяцу и дню, чтобы список был упорядочен по календарю. Готовый отчёт можно подключить к подсистеме «Дополнительные отчёты и обработки», чтобы он был доступен пользователям без конфигуратора.

ВЫБРАТЬ ФизическиеЛица.Наименование, ФизическиеЛица.ДатаРождения ИЗ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица ГДЕ МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = &Месяц

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта сверьте его с реальными данными: откройте карточки двух-трёх сотрудников и убедитесь, что даты совпадают. Проверьте, что в список попали все сотрудники выбранного периода, включая работающих по совместительству, — у них может быть несколько записей в справочнике «Сотрудники», но одна запись физического лица.

Если сотрудник в отчёте отсутствует, первым делом откройте его карточку физического лица и проверьте заполненность даты. Второй шаг — проверьте настройки отбора: не стоит ли фильтр по организации или подразделению, который отсекает часть людей.

Частые вопросы