Как вывести акт сверки в 1С: пошаговая инструкция

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтер формирует для подтверждения задолженности контрагента или перед контрагентом на определённую дату. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 он создаётся автоматически на основании данных учёта: программа собирает все документы по выбранному контрагенту за заданный период и выводит их в печатную форму, соответствующую общепринятому образцу.

Процедура занимает несколько минут, если учёт ведётся корректно: документы проведены, расчёты разнесены по договорам, а взаимозачёты оформлены. Основные трудности возникают не с самой кнопкой печати, а с расхождениями в данных — когда акт показывает не ту сумму, которую ожидает контрагент или бухгалтер. Поэтому ниже разобран не только порядок формирования, но и проверка результата, типичные ошибки и способы их устранения.

Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (ред. 3.0) — наиболее распространённую конфигурацию. Для 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика схожа, отличия указаны отдельно. Перед выводом акта убедитесь, что у вас есть права на раздел «Покупки»/«Продажи» и на печать документов.

Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

В типовой конфигурации документ называется «Акт сверки расчётов с контрагентом» и доступен из нескольких разделов. Основной путь: меню «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов». Тот же журнал открывается из раздела «Покупки» — это один и тот же список документов, разницы нет, с какой стороны вы его открываете.

Второй вариант — через полное меню: «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчётов с контрагентом». Этот способ удобен, если журнал скрыт из настроенного интерфейса пользователя. Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"».

В 1С:Управление торговлей 11 акт сверки формируется иначе: через отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» или обработку «Печать акта сверки взаиморасчётов» в разделе «Продажи» → «Сервис» либо «CRM и маркетинг» → «Отчёты». В 1С:ERP акт доступен в разделе «Казначейство» или через стандартные отчёты по расчётам с партнёрами. Точное расположение зависит от версии конфигурации и настроек интерфейса.

Как создать и заполнить акт сверки пошагово

Откройте журнал «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки. Период задаётся датами «с» и «по» — чаще всего это квартал, полугодие или год, но можно сверить и произвольный интервал, например с начала работы с контрагентом.

Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента. Если нужна сверка по конкретному договору (например, когда с одним поставщиком несколько договоров и задолженность считается раздельно), выберите его явно. Учтите: контрагент, видящий акт по одному договору, может не понять расхождение со своей общей картой, поэтому для внешней сверки чаще выводят полный акт.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт все проведённые документы по счетам расчётов (60, 62, 76 и другим, отмеченным на закладке «Счета учёта расчётов») и сформирует табличную часть: дата, документ, дебет, кредит. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, период и при необходимости договор
3. 3
   Проверьте закладку «Счета учёта расчётов» — должны быть отмечены счета 60, 62, 76
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте табличную часть и сальдо, при необходимости добавьте строки вручную
6. 6
   Запишите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки расчётов»
7. 7
   Сверьте итог с отчётом «Анализ субконто» перед отправкой контрагенту

Настройка счетов и параметров перед заполнением

На закладке «Счета учёта расчётов» (или «Дополнительно», в зависимости от релиза) перечислены счета, по которым программа собирает обороты. По умолчанию отмечены 60, 62 и 76. Если с контрагентом есть расчёты по авансам на выделенных субсчетах, займам (66, 67) или прочим операциям (58, 76.05 и т.п.), отметьте нужные счета вручную — иначе часть долга в акт не попадёт.

Обратная ситуация: иногда в акт не должны попадать отдельные операции, например расчёты по цессии или депозитам. Тогда соответствующий счёт снимается с выбора, либо лишние строки удаляются из табличной части после заполнения. Ручное удаление строк не влияет на учётные данные — меняется только состав конкретного акта.

Если в базе ведётся учёт в валюте, проверьте валюту документа: акт по договору в у.е. корректно формируется только при выборе соответствующего договора и валюты. Смешивание рублёвых и валютных расчётов в одном акте без настройки приводит к неверному сальдо.

Как вывести печатную форму и отправить акт

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Акт сверки расчётов». Откроется табличный документ с готовой формой: шапка с реквизитами сторон, таблица операций с колонками дебета и кредита, итоговое сальдо и текстовая строка «задолженность в пользу...». Форму можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel через «Файл» → «Сохранить как», либо отправить по электронной почте прямо из 1С.

Если ваша организация использует ЭДО (например, через встроенный обмен 1С-ЭДО), акт сверки можно отправить контрагенту электронно как неформализованный документ. Для этого в карточке документа или через обработку ЭДО выберите отправку произвольного документа и приложите PDF акта. Юридическую силу такому документу придаёт подписание его усиленной квалифицированной подписью обеих сторон.

Стандартная форма содержит поле для подписей и печатей обеих сторон. Проверьте, что в карточке организации заполнены ФИО и должность руководителя — эти данные подтягиваются в подпись акта автоматически. Пустая подпись в печатной форме — частая причина возврата акта контрагентом.

Перед массовой рассылкой актов по итогам года удобно сначала сформировать отчёт «Анализ субконто» по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагентам и отобрать только тех, у кого есть ненулевое сальдо. Акты контрагентам с нулевыми взаиморасчётами обычно не рассылают — это экономит время и снижает количество вопросов от контрагентов.

Проверка результата: как убедиться, что акт корректен

Простейший контроль — сравнить сальдо акта с отчётом «Анализ субконто» (раздел «Отчёты») по виду субконто «Контрагенты», выбранному контрагенту и счетам расчётов за тот же период. Конечное сальдо отчёта и акта должны совпадать до копейки. Если цифры различаются, значит акт заполнен не по всем счетам, за другой период или в учёте есть непроведённые документы.

Второй уровень проверки — детальный: откройте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 62 (или 60) с субконто по контрагентам и документам расчётов. Сравните состав документов в отчёте и в табличной части акта. Расхождение чаще всего объясняется документом, проведённым задним числом после формирования акта, либо ручной операцией, попавшей на счёт расчётов.

Отдельно проверьте знак сальдо: дебетовое сальдо по 62 счёту означает долг покупателя перед вами, кредитовое — вашу задолженность (например, полученный аванс). В печатной форме 1С выводит это текстом «задолженность в пользу...» — убедитесь, что формулировка соответствует реальной ситуации, иначе контрагент подпишет акт с неверной интерпретацией долга.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с «Анализом субконто» по контрагенту до копейки

Тревожный признак

Различается — не все счета отмечены или есть непроведённые документы

Состав документов в табличной части

Норма

Все отгрузки, оплаты и возвраты за период присутствуют

Тревожный признак

Документы пропущены или задвоены — проверьте договоры в документах

Формулировка сальдо в печатной форме

Норма

«Задолженность в пользу» указывает на правильную сторону

Тревожный признак

Сторона перепутана — проверьте знак сальдо и развёрнутость по договорам

Подписи и реквизиты

Норма

Руководитель и реквизиты сторон заполнены

Тревожный признак

Пустые поля — заполните карточку организации и контрагента

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — развёрнутое сальдо. Если с контрагентом два договора, по одному долг вам, по другому — вы должны, а учёт ведётся без детализации по договорам, акт покажет свёрнутое сальдо, которое не совпадёт ни с одним договором. Решение — формировать акт по каждому договору отдельно и приводить в учёте расчёты по договорам в корректном виде.

Вторая частая ситуация — акт не заполняется или заполняется пустым. Причины: документы по контрагенту не проведены, в документах указана другая организация, период акта не пересекается с датами документов, либо на закладке счетов сняты все флажки. Проверьте эти четыре пункта в указанном порядке — в большинстве случаев причина находится на первом же шаге.

Третья группа ошибок — расхождения с данными контрагента. Обычно причина в неотражённых у одной из сторон документах: оплата прошла в конце периода и не дошла до банка-получателя, счёт-фактура оформлен другой датой, возврат не зарегистрирован. Здесь акт выполняет свою функцию: строки расхождений вписываются в раздел «по данным контрагента» и разбираются индивидуально. Не корректируйте свои данные под чужой акт, не найдя первичный документ.

Ограничения типового механизма и альтернативы

Типовой акт сверки формируется только по данным бухгалтерского учёта. Если расчёты ведутся в управленческом разрезе (например, в 1С:Управление торговлей без полной синхронизации с бухучётом), типовой документ может не отразить реальную картину. В таких случаях используют отчёты «Ведомость расчётов с клиентами/поставщиками» или внешние печатные формы, разработанные под учётную политику компании.

Для массовой сверки (десятки и сотни контрагентов по итогам года) ручное создание актов трудоёмко. Варианты автоматизации: групповое создание через обработку «Групповое создание актов сверки» (доступна как внешняя обработка в типовых поставках отдельных решений или разрабатывается), рассылка через подсистему ЭДО, либо выгрузка сальдо в Excel для сверки без формирования документов.

Если контрагент требует акт по своей форме, не меняйте типовую печатную форму в конфигураторе без необходимости — правильнее подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Это сохранит возможность обновления конфигурации без потери доработок.

Частые вопросы по актам сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?

Проверьте четыре причины по порядку: проведены ли документы (непроведённые не попадают в акт); совпадает ли организация в шапке акта с организацией в документах; пересекается ли период акта с датами документов; отмечены ли счета расчётов на соответствующей закладке. Чаще всего причина — непроведённые документы или неверный период.

Можно ли сформировать акт сверки по нескольким контрагентам сразу?

Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используют групповые обработки, подключаемые через «Дополнительные отчёты и обработки», либо формируют отчёт «Анализ субконто» по всем контрагентам и отбирают тех, у кого есть сальдо. В решениях с ЭДО доступна массовая рассылка актов после их создания.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с данными контрагента?

Сначала проверьте акт на своей стороне: сравните с «Анализом субконто» и убедитесь, что все счета отмечены. Если ваши данные верны, не корректируйте их под чужую цифру — передайте акт контрагенту с заполненным разделом расхождений либо запросите его расшифровку. Расхождения обычно объясняются неотражёнными оплатами на границе периода, разными датами счетов-фактур или неучтёнными возвратами.

Как вывести акт сверки по одному договору, а не по контрагенту целиком?

В шапке документа «Акт сверки расчётов с контрагентом» заполните поле «Договор» — тогда при заполнении по данным учёта в табличную часть попадут только документы по этому договору. Если акт всё равно собирает лишнее, проверьте, что в первичных документах договор указан корректно: документы без договора или с другим договором в отбор не попадут.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не относится к первичным учётным документам и не имеет утверждённой формы — это технический документ, фиксирующий состояние расчётов. Его доказательственное значение определяется подписями уполномоченных лиц обеих сторон и условиями договора. Подписанный обеими сторонами акт суды, как правило, учитывают при подтверждении задолженности, но сам по себе он не заменяет первичные документы.

Как исправить ошибку в уже отправленном акте сверки?

Создайте новый акт за тот же период с корректными данными и направьте его контрагенту с сопроводительным письмом, указывающим, что прежний акт отменяется. Сам документ в базе можно пометить на удаление или просто перевыпустить — на учётные данные это не влияет, так как акт сверки не формирует проводок. Если ошибка в учётных данных, а не в акте, сначала исправьте учёт, затем переформируйте акт.