Как вручную создать отчет о розничных продажах в 1С

Отчет о розничных продажах — один из ключевых инструментов контроля выручки в торговых конфигурациях 1С: Управление торговлей, Розница, Комплексная автоматизация и ERP. Обычно он формируется автоматически по данным чеков и документов, но бывают ситуации, когда стандартный отчет не дает нужной аналитики: например, требуется выборка по конкретной кассе, типу оплаты, смене или группе товаров. В таких случаях отчет настраивают вручную через варианты отчета, отборы и группировки.

Ручное создание подразумевает не программирование, а настройку типового отчета «Продажи» (или «Анализ розничных продаж», в зависимости от конфигурации) через пользовательский интерфейс: выбор периода, добавление отборов, изменение структуры строк и колонок, сохранение собственного варианта. Это доступно любому пользователю с правами на раздел отчетов и не требует привлечения программиста.

Ниже разобран полный порядок действий: от поиска нужного отчета до проверки корректности цифр и сохранения настроек для регулярного использования. Инструкция ориентирована на конфигурации с интерфейсом «Такси», но общая логика применима и к более старым версиям.

Какие отчеты подходят для анализа розничных продаж

В разных конфигурациях 1С розничные продажи анализируются несколькими отчетами. В «1С:Розница» основной инструмент — отчет «Анализ продаж» и «Продажи по кассам», в «Управлении торговлей» — «Продажи» (с разбивкой по типам продаж) и «Валовая прибыль». В ERP розничная выручка попадает в те же отчеты продаж, но с отбором по типу операции.

Отличие розничных продаж от оптовых в том, что они отражаются документами «Чек ККМ», «Отчет о розничных продажах» и «Розничная продажа», а не реализациями контрагентам. Поэтому при ручной настройке важно, чтобы в отбор попадали именно эти виды документов, иначе цифры будут завышены или неполными.

Перед началом работы уточните, какие документы используются в вашей базе: если кассы работают в режиме офлайн и данные загружаются сводно, продажи за день могут появиться в отчетах только после загрузки. Если чеки пробиваются напрямую из 1С, данные доступны сразу после закрытия смены.

Где найти отчет и как задать период

В типовых конфигурациях отчеты о продажах находятся в разделе «Продажи» или «Отчеты» → «Анализ продаж». В «1С:Розница» путь обычно такой: «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Анализ продаж» или «Продажи по кассам». В «Управлении торговлей»: «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Продажи».

После открытия отчета первым делом задайте период. Используйте поле периода в шапке отчета или стандартные варианты: «Сегодня», «Вчера», «Месяц», «Произвольный период». Учитывайте, что период отсекается по дате документов, а не по дате закрытия смены — чек, пробитый в 23:55, попадет в текущий день, даже если смена закрыта на следующие сутки.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и выберите отчет «Анализ продаж» или «Продажи»
2. 2
   Задайте период отчета в шапке формы
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и оцените состав выданных данных
4. 4
   Откройте «Настройки» для добавления отборов и группировок
5. 5
   Сохраните результат как собственный вариант отчета

Если отчет формируется долго, сократите период или добавьте отбор по конкретному магазину — на больших базах построение отчета за год без отборов может занимать заметное время и нагружать сервер.

Настройка отборов: магазин, касса, тип оплаты

Основная ценность ручной настройки — отборы. Нажмите кнопку «Настройки» (или «Показать настройки») и перейдите на закладку «Отбор». Здесь доступны поля: организация, магазин (склад), касса ККМ, кассир, номенклатура, группа товаров, вид оплаты.

Типовые сценарии отборов: выручка конкретной торговой точки — отбор «Склад (магазин) равно …»; продажи отдельного кассира — «Кассир равно …»; анализ безналичных платежей — «Вид оплаты равно Платежная карта» или «Безналичные». Для исключения возвратов в некоторых отчетах есть признак «Вид операции» — установите «Продажа», чтобы возвраты не искажали выручку.

Обратите внимание на вид сравнения: «Равно», «В списке», «В группе». Для выборки по нескольким магазинам используйте «В списке», для целой товарной категории — «В группе» с указанием папки номенклатуры. Ошибка в виде сравнения — частая причина «пустого» отчета.

Настройка структуры: группировки и показатели

На закладке «Структура» (или «Группировка») определяется, как данные будут разложены по строкам и колонкам. Для отчета о розничных продажах логичные варианты: строки — «Номенклатура» или «Магазин», колонки — «Период по дням» или «Вид оплаты». Так получается кросс-таблица «товары × дни» или «магазины × типы оплаты».

На закладке «Поля» (или «Показатели») выберите, какие числа выводить: количество, сумма продажи, сумма скидки, себестоимость, валовая прибыль. Не перегружайте отчет: для ежедневного контроля достаточно количества, суммы и суммы скидки. Показатели себестоимости корректны только при ведении партионного учета и актуальных закрытиях месяца.

Порядок группировок влияет на читаемость: сначала крупное (магазин), затем детализация (касса, номенклатура). Для иерархических группировок включите вывод итогов по группам — тогда видны и суммы по магазину, и детализация по товарам.

Сохранение варианта отчета для регулярного использования

После настройки отборов и структуры сохраните результат как собственный вариант: кнопка «Варианты отчета» → «Сохранить вариант отчета» (или «Ещё» → «Сохранить вариант»). Задайте понятное имя, например «Розница: выручка по магазинам за день», и выберите доступность — только для себя или для всех пользователей (при наличии прав).

Сохраненный вариант появится в списке вариантов отчета и в панели отчетов раздела. Это избавляет от повторной настройки: при следующем открытии достаточно выбрать вариант и поменять период. Если отчет нужен регулярно в одно и то же время, в ряде конфигураций доступна рассылка отчетов по расписанию — настройте её через «Администрирование» → «Рассылка отчетов».

Также результат можно вывести в табличный документ и сохранить в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить как». Для передачи руководству удобнее Excel: там можно доработать оформление без изменения данных в базе.

Проверка корректности данных отчета

Прежде чем использовать цифры, сверьте их с первичкой. Основной контрольный ориентир — документы «Отчет о розничных продажах» за тот же период: сумма по документам должна совпадать с итогом аналитического отчета. Расхождение обычно означает непроведенные документы, отборы, отсекающие часть данных, или чеки, не попавшие в сводный документ.

Второй ориентир — Z-отчеты касс и данные эквайринга. Наличная выручка по отчету должна сходиться с кассовой наличностью с учетом внесений и выемок, безналичная — с реестром платежей банка. Небольшие расхождения по эквайрингу в пределах сроков зачисления — норма, системное расхождение — повод проверить настройку видов оплат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог отчета против суммы документов «Отчет о розничных продажах»

Норма

Суммы совпадают или отличаются на известные непроведенные документы

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины — проверяйте отборы и проведение

Безналичная выручка против реестра эквайринга

Норма

Совпадает с учетом сроков зачисления

Тревожный признак

Систематическое расхождение — ошибка в видах оплат или двойное отражение

Количество проданных товаров против остатков склада

Норма

Остатки уменьшаются на объем продаж

Тревожный признак

Остатки не меняются — документы не проведены или отчет смотрит не тот склад

Когда ручной настройки недостаточно

Пользовательские настройки покрывают большинство задач, но есть пределы. Если требуется нестандартный показатель (например, средний чек по часам суток с учетом специфики смен), объединение данных из разных регистров или особая логика расчета, понадобится доработка: внешний отчет на СКД или изменение конфигурации. Это работа для специалиста по 1С.

Признак того, что пора привлекать разработчика: вы вынуждены каждый раз выгружать данные в Excel и дособирать цифры вручную, либо нужный показатель в принципе отсутствует в списке полей настройки. Не пытайтесь «дожать» типовой отчет сложными комбинациями отборов — это чревато ошибками и медленной работой.

Частые вопросы

Почему отчет показывает ноль, хотя продажи были?

Чаще всего причина в отборах: проверьте период, склад и вид сравнения («Равно» вместо «В группе»). Также убедитесь, что документы «Отчет о розничных продажах» за период проведены — непроведенные документы в отчеты не попадают.

Как исключить возвраты из отчета о продажах?

Добавьте отбор по виду операции или признаку возврата, если он доступен в настройках вашего отчета. В ряде конфигураций возвраты выводятся отдельным показателем — тогда достаточно оставить в полях только «Сумма продаж» без «Сумма возвратов».

Можно ли сформировать отчет по конкретной кассовой смене?

Да, если в отчете доступен отбор по кассовой смене или по кассе с ограничением периода внутри дня. Проще всего открыть отчет из самой смены или из документа «Отчет о розничных продажах» через связанные отчеты — тогда отборы подставятся автоматически.

Почему суммы в отчете не совпадают с Z-отчетом кассы?

Проверьте, все ли чеки попали в сводные документы, нет ли незакрытых смен и чеков, пробитых после снятия Z-отчета. Также сверьте разбивку по видам оплат: неверно настроенный вид оплаты может относить часть сумм не туда.

Как дать доступ к своему варианту отчета коллегам?

При сохранении варианта выберите доступность «Всем пользователям» — для этого нужны соответствующие права. Если прав нет, попросите администратора сохранить вариант под своей учетной записью или выдать право на общие варианты отчетов.

Можно ли автоматически получать отчет каждое утро?

Да, через механизм рассылки отчетов: «Администрирование» → «Рассылка отчетов». Создайте рассылку, укажите сохраненный вариант отчета, расписание и получателей — система будет формировать и отправлять отчет автоматически при работающем сервере или запущенном клиенте.