Как в 1С:ЗУП сформировать список сотрудников за год

Задача получить список сотрудников за год в 1С:Зарплата и управление персоналом возникает при подготовке годовой отчётности, проверке штатной расстановки, аудите кадровых данных или выгрузке сведений для смежных систем. В зависимости от того, что именно нужно — все, кто работал в течение года, только принятые, только уволенные или список на конкретную дату, — подходят разные инструменты программы.

1С:ЗУП предлагает несколько штатных способов решить эту задачу без доработок: готовые кадровые отчёты, универсальный отчёт по справочникам и регистрам, а также гибкие настройки через систему компоновки данных. Ниже разобраны основные варианты с точным указанием действий, условий выбора и проверки результата.

Определите, какой именно список нужен

Под формулировкой «список сотрудников за год» скрываются разные задачи, и от этого зависит выбор инструмента. Вариант «все, кто числился хотя бы один день в году» включает принятых и уволенных внутри периода. Вариант «работающие на конец года» — это срез на 31 декабря. Отдельные задачи — списки принятых за год, уволенных за год или сотрудников с конкретными видами договоров.

Прежде чем открывать отчёт, сформулируйте критерий: дата начала и конца периода, организация или группа организаций, включать ли внешних совместителей, сотрудников по договорам ГПХ, сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком. Это избавит от повторной перенастройки отчёта и споров о корректности цифр.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужны все, кто работал в течение года, включая уволенныхИспользуйте отчёт «Штатные сотрудники» с периодом на весь год или универсальный отчёт по регистру кадровых данных

Нужен список только на конец годаСформируйте «Штатные сотрудники» на дату 31 декабря

Нужны только принятые или только уволенныеОткройте отчёт «Приёмы и увольнения» (кадровые отчёты) за годовой период

Нужен произвольный набор колонок и отборовИспользуйте «Универсальный отчёт» по справочнику «Сотрудники»

Формирование через штатные кадровые отчёты

Основной рабочий инструмент — раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Отчёт «Штатные сотрудники» показывает список сотрудников с должностями, подразделениями и датами приёма. Установите в настройках период с 1 января по 31 декабря нужного года — отчёт покажет сотрудников, работавших в этот период, с детализацией по кадровым событиям.

Для списка принятых и уволенных откройте отчёт «Приёмы и увольнения» (в некоторых версиях — «Движение сотрудников»). Укажите годовой период и при необходимости отбор по организации или подразделению. Отчёт выведет сотрудников с датами и типами кадровых событий.

Полученный список можно отсортировать по подразделениям, свернуть до уровня организации или вывести детально по каждому сотруднику. Для выгрузки используйте «Файл» → «Сохранить как» и формат Excel.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и задайте период с 1 января по 31 декабря нужного года
3. 3
   Добавьте отбор по организации, если в базе несколько юрлиц
4. 4
   Проверьте группировку: по подразделениям или плоский список
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
6. 6
   Сохраните результат через «Файл» → «Сохранить как» в Excel или PDF

Универсальный отчёт по справочнику сотрудников

Когда штатных отчётов не хватает — например, нужны дополнительные реквизиты, ИНН, дата рождения или отбор по произвольному условию — используйте «Универсальный отчёт» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или через «Все функции» → «Отчёты»). Выберите тип объекта «Справочник», объект «Сотрудники».

В настройках добавьте отборы: «Дата приёма» меньше или равна 31 декабря года и условие по дате увольнения (пустая или больше 1 января года) — так вы получите всех, кто числился в течение года. Учтите, что отбор по датам кадровых событий корректнее делать через регистр сведений «Кадровая история сотрудников», а не по реквизитам справочника.

Настройка отборов и колонок через СКД

Почти все отчёты в 1С:ЗУП построены на системе компоновки данных, поэтому любой из них можно гибко перенастроить. Кнопка «Настройки» → «Расширенные настройки» открывает вкладки «Отбор», «Поля», «Группировки», «Сортировка». На вкладке «Отбор» добавьте условия: организация, подразделение с иерархией, вид занятости, пол, дата рождения.

На вкладке «Поля» отметьте нужные колонки: ФИО, табельный номер, должность, дата приёма, дата увольнения. Уберите лишние — это ускорит формирование на больших базах. Готовую настройку сохраните через «Сохранить настройки» под понятным именем, чтобы в следующий раз формировать список одним нажатием.

Проверка корректности списка

После формирования сверьте результат с независимым источником. Проверьте количество сотрудников на конец года через отчёт «Штатная расстановка» на 31 декабря. Сравните число уволенных с журналом приказов на увольнение за год. Расхождения обычно означают непроведённые документы, отменённые кадровые переводы или ошибки в датах.

Обратите внимание на сотрудников, у которых в течение года был перевод между организациями группы — в зависимости от настройки отбора они могут попасть в список дважды. Для управленческого списка это допустимо, для официальной отчётности — нет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников на 31 декабря

Норма

Совпадает с отчётом «Штатная расстановка» на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые или отменённые кадровые документы

Сотрудники, переведённые между организациями

Норма

Каждый сотрудник учтён один раз по нужной организации

Тревожный признак

Дубли строк с одним ФИО в разных организациях

Уволенные в течение года

Норма

Присутствуют в списке «все работавшие за год» с датой увольнения

Тревожный признак

Уволенные отсутствуют — период отчёта задан как срез на дату

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверно заданный период: вместо интервала «с 1 января по 31 декабря» указывают одну дату, и отчёт показывает срез, а не всех работавших за год. Вторая ошибка — забытый отбор по организации, из-за чего в список попадают сотрудники всех юрлиц базы.

Ограничение штатных отчётов — фиксированный набор полей в некоторых вариантах и невозможность вывести произвольные реквизиты без расширенной настройки. Также учитывайте права доступа: пользователь без прав на кадровые данные отдельных организаций увидит неполный список, при этом программа не всегда явно об этом предупреждает.

Альтернативные способы: консоль отчётов и обработки

Если типовых средств недостаточно, список можно получить через произвольный запрос в консоли отчётов СКД или через обработку «Групповая обработка справочников и документов». Это вариант для опытных пользователей и администраторов: потребуется понимание структуры регистров «Кадровая история сотрудников» и «Текущие кадровые данные сотрудников».

Для регулярной выгрузки списка за год в стороннюю систему имеет смысл сохранить настройку отчёта как вариант и добавить её в рассылку отчётов — тогда список будет формироваться и отправляться автоматически по расписанию.

Частые вопросы

Как получить список сотрудников, работавших хотя бы один день в году?

Откройте отчёт «Штатные сотрудники», в настройках задайте период с 1 января по 31 декабря и сформируйте. В список войдут все, у кого был действующий трудовой договор в любой день периода, включая уволенных. Дополнительно установите отбор по организации, если юрлиц несколько.

Почему в списке нет уволенных сотрудников?

Скорее всего, отчёт сформирован на одну дату, а не за период — тогда выводится срез работающих. Проверьте поле периода в настройках: должны быть заполнены дата начала и дата окончания. Также проверьте, что уволенные проведены документами, а не просто помечены в справочнике.

Как выгрузить список в Excel?

После формирования отчёта откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат листа Excel. Если нужна только часть колонок, предварительно уберите лишние поля в настройках отчёта или скопируйте нужный диапазон вручную.

Можно ли сохранить настройку отчёта, чтобы не настраивать заново?

Да. В форме настроек отчёта нажмите «Сохранить настройки» (или «Сохранить вариант отчёта»), задайте понятное имя, например «Список за год — наша организация». Сохранённый вариант появится в списке вариантов отчёта и будет доступен вам или всем пользователям в зависимости от выбранной видимости.

Входит ли в список сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком?

Да, трудовой договор с ней действует, поэтому в отчётах по штатным сотрудникам она учитывается. Однако в некоторых вариантах отчётов есть отдельный признак отображения отсутствующих — проверьте настройки, если список нужен для расчёта явочной численности, а не общей численности.

Что делать, если количество в списке не сходится с данными отдела кадров?

Сформируйте «Штатную расстановку» на 31 декабря и сравните построчно. Типичные причины расхождений: непроведённые приказы, кадровые документы с неверной датой, переводы между организациями и ограничение прав доступа. Исправьте документы и пересформируйте список.