Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С:ЗУП сформировать список сотрудников с датой рождения
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП вывести список сотрудников с датами рождения через отчёты, универсальный отчёт и СКД. Настройка отборов, колонок и выгрузка.
Задача получить список сотрудников с датами рождения возникает регулярно: для поздравлений, подготовки к юбилеям, проверки данных перед отчётностью в ПФР (СФР) или выгрузки в Excel. В 1С:ЗУП это можно сделать несколькими способами — от готового отчёта до универсального механизма, и выбор зависит от того, нужен ли вам разовый список или регулярный инструмент.
Дата рождения хранится не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица, поэтому не каждый кадровый отчёт выводит её по умолчанию. Ниже разберём рабочие способы для типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1, покажем настройку отборов и разберём типичные ошибки, из-за которых список получается пустым или неполным.
Где хранится дата рождения и почему это важно
В 1С:ЗУП дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», а не справочника «Сотрудники». Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), но дата рождения у него одна. Поэтому отчёты, построенные по физическим лицам, не дублируют строки, а отчёты по сотрудникам могут показать одного человека дважды.
Проверить, заполнена ли дата рождения у конкретного человека, можно так: откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники», перейдите в карточку сотрудника, затем по ссылке на физическое лицо откройте его карточку. Поле «Дата рождения» находится в шапке. Если поле пустое, человек либо не попадёт в отчёт с отбором по дате, либо выведется с пустым значением — в зависимости от настроек.
Способ 1. Отчёт «Списки сотрудников» с добавлением колонки
Самый прямой путь — типовой отчёт, который уже умеет выводить произвольные кадровые данные. Откройте раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам» — «Списки сотрудников» (в некоторых релизах отчёт называется «Сотрудники (списки)» или находится в подменю «Кадровые отчёты»).
Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» — «Изменить вариант»). Перейдите на закладку «Поля» или «Структура» и в списке доступных полей найдите «Дата рождения» — обычно в группе «Личные данные» физического лица. Перетащите поле в список выбранных колонок или отметьте его флажком. Установите период отчёта — список формируется на конкретную дату, как правило, текущую.
Нажмите «Сформировать». В результате вы получите таблицу: ФИО, подразделение, должность и дата рождения. Дальше список можно сохранить в Excel через «Ещё» — «Сохранить» или «Файл» — «Сохранить как».
- 1Откройте Кадры — Отчёты по кадрам — Списки сотрудников
- 2Нажмите Настройки и перейдите к выбору полей
- 3Добавьте поле Дата рождения из личных данных физлица
- 4Укажите дату, на которую формируется список
- 5Сформируйте отчёт и проверьте несколько строк по карточкам
- 6Сохраните результат в Excel при необходимости
Способ 2. Универсальный отчёт по физическим лицам
Если нужен просто перечень людей с датами рождения без привязки к должностям, удобен «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» — «Универсальный отчёт» (может потребоваться включить отображение команды в настройках интерфейса).
В шапке универсального отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Физические лица». В настройках списка полей добавьте «Дата рождения» и при необходимости ИНН, СНИЛС. Чтобы не выводить архивные и дублирующие записи, задайте отбор, например, по признаку «В архиве = Нет».
Ограничение способа: универсальный отчёт показывает всех физических лиц, включая тех, кто никогда не был оформлен в штат (кандидаты, контрагенты-физлица). Если нужен список именно работающих, добавьте отбор или используйте первый способ.
Сравнение способов
Подходит для списка работающих с подразделениями и должностями; требует добавления поля в настройках
Быстрый список всех физлиц; показывает лишних людей без дополнительного отбора
Максимальная гибкость и произвольные отборы, но нужны навыки работы с настройками отчётов
Как настроить отборы и колонки под свою задачу
В большинстве кадровых отчётов ЗУП настройки построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому логика везде одинаковая. На закладке «Отбор» добавьте условие: например, «Подразделение = ...» для списка по отделу или «Дата рождения» в заданном диапазоне — чтобы получить именинников месяца.
Для списка юбиляров удобен отбор по месяцу рождения. В расширенных настройках отбора для поля «Дата рождения» можно задать условие «Содержит» или использовать вычисляемое поле с месяцем. Если стандартный отбор не позволяет выделить месяц, сформируйте общий список и отсортируйте его в Excel по дате рождения.
На закладке «Сортировка» задайте упорядочивание по дате рождения по возрастанию — так список именинников будет читаться как календарь. На закладке «Группировка» можно сгруппировать строки по подразделениям, если список нужен руководителям отделов.
Как выбрать действие
Выгрузка в Excel и сохранение варианта отчёта
Сформированный список сохраняется стандартно: «Ещё» — «Сохранить» (или Ctrl+S), формат — «Лист Excel». Табличный документ сохранит колонки и форматирование, дальше данные можно фильтровать и сортировать уже средствами Excel.
Если список нужен регулярно, не настраивайте отчёт каждый раз заново. После настройки нажмите «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя, например «Сотрудники с датами рождения». Вариант появится в списке отчётов, и его можно будет открыть в один клик. При наличии прав администратора вариант можно сделать доступным другим пользователям.
Перед массовой выгрузкой сформируйте отчёт с отбором по одному подразделению и сверьте 2–3 строки с карточками физических лиц. Это занимает минуту и исключает ситуацию, когда весь список построен по неверному варианту настроек.
Частые ошибки и проверка результата
Самая частая проблема — пустые даты рождения в готовом списке. Причина почти всегда в том, что поле не заполнено в карточке физического лица: данные заводились торопливо при приёме на работу. Найдите таких людей отбором «Дата рождения не заполнена» и дозаполните по паспортным данным.
Вторая типичная ситуация — в списке дублируются люди. Это нормально, если отчёт построен по сотрудникам, а у человека несколько рабочих мест. Для уникального списка сгруппируйте данные по физическому лицу или используйте универсальный отчёт по справочнику физлиц.
Третья ошибка — в список попали уволенные. Проверьте отбор по признаку «В архиве» или «Работает на дату отчёта»: в типовых отчётах по умолчанию уволенные обычно скрыты, но в самодельных вариантах настройку могли снять.
Как проверить результат
Совпадает с числом работающих сотрудников (или физлиц)
Строк заметно больше или меньше — проверьте отборы по уволенным и совместителям
Даты указаны у всех строк
Есть пустые ячейки — поле не заполнено в карточке физлица
2–3 случайные даты совпадают с карточками физических лиц
Даты не совпадают — отчёт берёт данные не из того источника
Когда стоит обратиться к специалисту по 1С
Описанных способов достаточно для стандартных задач. Но если нужен сложный отбор (например, «все, кому исполняется 50 лет в следующем квартале»), автоматическая рассылка списка по расписанию или вывод дополнительных данных из нескольких источников, потребуется доработка отчёта на СКД или внешняя обработка.
Самостоятельно менять запрос отчёта в конфигураторе без опыта не стоит: ошибка в тексте запроса может повлиять на другие варианты отчёта. Перед любыми изменениями типовых объектов сделайте резервную копию информационной базы.
FAQ
Почему в отчёте у части сотрудников дата рождения пустая?
Поле не заполнено в карточке физического лица. Откройте карточку человека через справочник «Физические лица» и внесите дату по документу, удостоверяющему личность. Найти всех с пустыми датами поможет отбор «Дата рождения не заполнена» в том же отчёте.
Как получить список именинников на конкретный месяц?
Сформируйте общий список с датами рождения, выгрузите в Excel и отфильтруйте по месяцу, либо в настройках отчёта добавьте вычисляемое поле «Месяц даты рождения» и задайте по нему отбор. Второй вариант требует базовых навыков настройки СКД.
Сотрудник выводится в списке дважды — это ошибка?
Нет, если у человека несколько рабочих мест: основное и внутреннее совместительство. Отчёты по сотрудникам показывают каждую запись отдельно. Для списка без дублей группируйте данные по физическому лицу или стройте отчёт по справочнику «Физические лица».
Можно ли вывести возраст сотрудника вместо даты рождения?
В типовых отчётах готовой колонки «Возраст» обычно нет, но её можно добавить как пользовательское поле с вычислением разницы между текущей датой и датой рождения. Проще выгрузить даты в Excel и посчитать возраст формулой.
Нет прав на отчёт «Списки сотрудников» — что делать?
Доступ к кадровым отчётам ограничивается ролями. Обратитесь к администратору 1С: вам должны назначить профиль с правами на кадровые отчёты. Учитывайте, что даты рождения — персональные данные, и доступ к ним выдаётся по служебной необходимости.
Что важно запомнить
Дата рождения хранится в карточке физического лица. Для списка работающих используйте отчёт «Списки сотрудников» с добавленным полем, для простого перечня — универсальный отчёт по физлицам. Проверяйте заполненность дат, отбор по уволенным и дубли совместителей, а готовые настройки сохраняйте как свой вариант отчёта.