Как в 1С ЗУП сформировать отчет по сотрудникам

В 1С:ЗУП 3.1 отчеты по сотрудникам строятся без программирования: все основные формы уже включены в типовую поставку и доступны из разделов «Кадры», «Зарплата» и «Отчетность, справки». Пользователю достаточно выбрать нужный отчет, задать период и отборы, при необходимости настроить группировку и сохранить вариант для повторного использования.

Выбор конкретного отчета зависит от задачи: кадровику нужны списки сотрудников, штатная расстановка и остатки отпусков, расчетчику — расчетные листки, свод начислений и задолженность, руководителю — сводные аналитические формы по ФОТ и численности. Ниже разобраны основные сценарии с точным расположением команд в интерфейсе.

Перед формированием любого отчета убедитесь, что учет ведется актуально: проведены кадровые документы, рассчитана и выплачена зарплата за анализируемый период. Отчеты в ЗУП строятся по данным учета в реальном времени — если документы не проведены, цифры будут неполными или пустыми.

Где находятся отчеты по сотрудникам в ЗУП 3.1

Основной вход в отчеты — раздел «Отчетность, справки» в панели разделов. Здесь собраны ссылки на все типовые отчеты, сгруппированные по назначению: кадровые, зарплатные, налоговые и регламентированные. Тот же набор доступен и из профильных разделов: в «Кадрах» — кадровые отчеты, в «Зарплате» — расчетные.

Дополнительно есть универсальная форма «Отчеты» (раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты» или команда «Все отчеты» в некоторых настройках интерфейса), где представлен полный список объектов конфигурации с поиском по названию. Это удобно, когда вы знаете примерное имя отчета, но не помните, в каком разделе он расположен.

Если нужного отчета не видно, проверьте права пользователя: часть отчетов доступна только профилям «Расчетчик зарплаты», «Кадровик» или «Бухгалтер». Недоступные по правам команды скрываются из интерфейса, и это типичная причина «пропавших» отчетов.

Списочные кадровые отчеты: списки сотрудников и штатная расстановка

Самый востребованный кадровый отчет — «Списки сотрудников» (раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Списки сотрудников», либо «Отчетность, справки»). Он выводит перечень работников на дату или за период с колонками: подразделение, должность, дата приема, табельный номер, контактные данные. Состав колонок меняется через кнопку «Настройки».

«Штатная расстановка» показывает занятые и вакантные позиции штатного расписания с окладами и надбавками. Отчет доступен, если в программе включено ведение штатного расписания (Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание). Если механизм отключен, отчет не сможет сопоставить сотрудников с позициями.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Списки сотрудников»
2. 2
   Укажите дату или период, на который нужен список
3. 3
   В настройках задайте отбор по организации и подразделению
4. 4
   Добавьте нужные колонки: дата рождения, СНИЛС, телефон
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую численность
6. 6
   При необходимости сохраните настройки как вариант отчета

Для анализа движения персонала используйте отчеты «Приемы и увольнения», «Кадровые переводы» и «Среднесписочная численность». Все они строятся за произвольный период и поддерживают отбор по организации и подразделениям. Среднесписочная численность рассчитывается по правилам статистики — сверяйте результат с данными формы П-4, если подаете статотчетность.

Отчеты по зарплате и ФОТ по сотрудникам

Расчетные отчеты собраны в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Ключевые формы:

• «Расчетные листки» — детальная расшифровка начислений, удержаний и выплат по каждому сотруднику за месяц;
• «Свод начисленной зарплаты» — итоги по видам расчета, подразделениям или сотрудникам за период;
• «Анализ ФОТ по сотрудникам» — фонд оплаты труда в разрезе работников с детализацией по начислениям;
• «Задолженность по зарплате» — долг организации перед сотрудниками на дату;
• «Расчетный листок (подробный)» — расширенная версия с отработанным временем и средним заработком.

Важная особенность: зарплатные отчеты строятся по данным начисления (документы «Начисление зарплаты и взносов»), а не по факту выплаты. Если зарплата за месяц еще не рассчитана, отчет покажет нули или неполные данные. Для анализа выплаченных сумм используйте отчеты по ведомостям и регистру взаиморасчетов.

Отчеты по отпускам, больничным и отсутствиям

Для контроля отпусков предназначены отчеты «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков» (раздел «Кадры»). Первый показывает накопленные и неиспользованные дни по каждому сотруднику на дату, второй — персонифицированную справку, которую можно распечатать и отдать работнику. Остатки рассчитываются автоматически на основании приемов, отпусков и увольнений.

Если остатки отпусков выглядят неверно (отрицательные значения, «хвосты» прошлых лет у давно работающих сотрудников), причина обычно в некорректных начальных остатках, введенных при старте учета, или в отпусках, оформленных не документами, а «вручную». Проверьте документ «Начальные остатки отпусков» и доначислите данные при необходимости.

Отсутствия анализируются отчетами «Отсутствия сотрудников» и «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Табель формируется в унифицированной форме и подходит для передачи в архив или проверяющим — перед печатью убедитесь, что все больничные, командировки и отпуска за период проведены, иначе в табеле будут неявки вместо корректных кодов.

Настройка варианта отчета: отборы, группировки, сохранение

Все перечисленные отчеты построены на системе компоновки данных, поэтому настраиваются одинаково. Кнопка «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант») открывает окно с закладками: отборы, поля, группировки, сортировка, условное оформление. Чтобы вывести список сотрудников только одного подразделения, добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение» и пересформируйте отчет.

Группировки определяют структуру строк: например, в «Своде начисленной зарплаты» можно сгруппировать по подразделениям, а внутри — по сотрудникам, или наоборот. Добавление полей (дата рождения, стаж, разряд) выполняется на закладке «Поля» — доступный состав зависит от конкретного отчета.

Готовую настройку сохраните через «Еще» → «Сохранить вариант отчета» под понятным именем. Вариант появится в списке при следующем открытии отчета и избавит от повторной настройки. Варианты можно сделать доступными другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.

Вывод, печать и выгрузка отчетов

Сформированный отчет выводится в табличный документ, который можно напечатать (Ctrl+P), сохранить в файл (Файл → Сохранить копию) в форматах XLSX, PDF, MXL или отправить по почте прямо из программы, если настроена учетная запись электронной почты. Для передачи в Excel предпочтителен формат XLSX — структура колонок сохраняется без «пляшущих» объединенных ячеек, если в настройках отчета не использовалась сложная шапка.

Часть форм имеет регламентированный вид (Т-13, справки по сотруднику) — их макет менять не стоит, иначе документ потеряет соответствие форме. Для внутренних аналитических отчетов, наоборот, полезно убрать лишние колонки перед печатью, чтобы отчет умещался на лист.

Когда типовых отчетов не хватает

Если нужна форма, которой нет в поставке (например, сводная таблица по произвольным показателям сотрудников), есть три пути. Первый — универсальный отчет по регистрам и справочникам, если он включен в вашей настройке интерфейса. Второй — внешний отчет на СКД, разработанный программистом и подключенный через «Дополнительные отчеты и обработки». Третий — доработка конфигурации, к которой стоит прибегать только при невозможности решить задачу первыми двумя способами, чтобы не усложнять обновления.

Как закрыть нестандартную потребность

Настройка типового отчета

Подходит, если нужные данные уже есть в отчете, но не выведены. Быстро, без доработок, ограничено составом полей запроса

Внешний отчет на СКД

Подходит для произвольных выборок. Требует разработчика, но не трогает конфигурацию и не мешает обновлениям

Доработка конфигурации

Крайний вариант для глубокой интеграции формы в интерфейс. Усложняет обновления, требует тестирования

Перед заказом разработки проверьте, нельзя ли собрать нужную картину комбинацией двух-трех типовых отчетов с выгрузкой в Excel — на практике значительная часть «нестандартных» задач решается именно так, без затрат на доработку.

Частые вопросы

Почему отчет «Списки сотрудников» пустой, хотя сотрудники есть?

Чаще всего задана дата, на которую в отобранной организации или подразделении никто не числится, либо в отборах осталось условие из прошлой настройки. Сбросьте отборы через «Настройки» → «Стандартные настройки», укажите актуальную дату и сформируйте заново. Также проверьте, что кадровые документы проведены.

Как вывести в отчет СНИЛС или ИНН сотрудников?

Откройте настройки отчета, на закладке «Поля» найдите нужный реквизит (СНИЛС, ИНН, дата рождения) и добавьте его в структуру. Если поля нет в списке доступных, значит, запрос конкретного отчета его не возвращает — используйте другой отчет, например «Личные данные сотрудников».

Можно ли сформировать отчет сразу по нескольким организациям?

Да, если пользователь имеет доступ к этим организациям. Уберите отбор по организации или задайте в нем список значений через вид сравнения «В списке». Учтите, что при включенном разграничении доступа отчет покажет только те организации, на которые у вас есть права.

Почему остатки отпусков показывают отрицательные значения?

Отрицательный остаток означает, что сотруднику предоставлено отпускных дней больше, чем заработано, — это допустимо при отпуске «авансом». Но если минус большой или у давно работающих сотрудников, проверьте начальные остатки при переходе на программу и полноту оформления отпусков документами.

Как сделать отчет доступным другому пользователю с моими настройками?

Сохраните настройки как вариант отчета и в диалоге сохранения отметьте, что вариант доступен другим пользователям (при наличии права «Сохранение вариантов отчетов»). Коллега увидит вариант в списке при открытии того же отчета под своей учетной записью.

Отчет формируется очень долго — что делать?

Сузьте период и добавьте отборы по организации и подразделению: чем меньше выборка, тем быстрее построение. Если отчет по-прежнему работает медленно при больших объемах базы, обратитесь к администратору — возможно, требуется обновление статистики СУБД или оптимизация индексов.