Как в 1С ЗУП сформировать отчет по больничным листам

Отчет по больничным листам в 1С ЗУП нужен кадровикам и расчетчикам для контроля оплат нетрудоспособности, сверки с данными ФСС (СФР) и подготовки сведений для руководства. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 есть готовые инструменты для такой аналитики — их не нужно дорабатывать программистом.

Основной источник данных — документы «Больничный лист», которые расчетчик вводит в программу на основании электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) или бумажных бюллетеней. Пока документ проведен и начисления рассчитаны, информация попадает в отчеты автоматически. Если больничный загружен из ФСС, но не проведен, в отчетах он не появится.

Ниже разобраны стандартные отчеты, настройка отборов, сверка с выплатами фонда, типичные ошибки и способы получить нестандартную аналитику без доработок.

Какие данные используются для отчета по больничным

Все отчеты по нетрудоспособности строятся на основании документов «Больничный лист» (раздел «Зарплата» — «Больничные листы» или «Кадры» — «Все отсутствия сотрудников»). В документе фиксируются период болезни, процент оплаты от стажа, средний заработок, сумма за счет работодателя и за счет ФСС (СФР), а также удержанный НДФЛ.

Если в организации настроен прямой обмен с ФСС (проактивные выплаты), ЭЛН загружаются автоматически, и на их основе создаются документы. Если обмен не настроен, расчетчик вводит данные вручную по номеру листка. В обоих случаях отчет увидит только проведенные документы — черновики и непроведенные объекты в выборку не попадают.

Дополнительно в отчетах участвуют данные о стаже сотрудника (влияет на процент оплаты), районных коэффициентах и МРОТ — они нужны для проверки корректности расчета, но в сводный отчет обычно выводятся только итоговые суммы.

Стандартный отчет «Больничные листы»

Самый быстрый способ получить список больничных — открыть журнал документов: раздел «Зарплата» — «Больничные листы». Над списком доступны отборы по периоду, организации и сотруднику. Кнопка «Печать» или команда формирования отчета (в зависимости от релиза — «Отчеты» — «Больничные листы») выводит табличный документ с реквизитами листков: номер, период, сотрудник, сумма начислений.

Этот вариант подходит, когда нужен простой реестр: например, перечень всех больничных за квартал для внутренней проверки. Недостаток — ограниченная аналитика: нет группировок по подразделениям и видам нетрудоспособности.

Как сформировать пошагово

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Больничные листы».
2. 2
   Установите период отбора (кнопка с календарем над списком).
3. 3
   При необходимости задайте отбор по организации или сотруднику через «Ещё» — «Настроить список».
4. 4
   Сформируйте печатную форму или выгрузите список через «Ещё» — «Вывести список».
5. 5
   Проверьте, что в список попали все ожидаемые документы, включая исправления.

Анализ начислений и удержаний — универсальный отчет

Более гибкий инструмент — отчет «Анализ начислений и удержаний» (раздел «Отчетность, справки» — «Отчеты по зарплате»). В нем можно выделить именно оплату больничных среди прочих начислений, сгруппировать данные по сотрудникам, подразделениям или месяцам.

Чтобы получить отчет только по больничным, откройте настройки отчета (кнопка «Настройки» или «Ещё» — «Изменить вариант») и добавьте отбор по виду расчета: «Начисление» — «Вид расчета» — «В списке» — укажите «Больничный», «Больничный за счет работодателя», «Больничный за счет ФСС» (точные наименования зависят от настроек видов расчета в вашей базе). Сохраните вариант под понятным именем, чтобы не настраивать заново.

Отчет покажет начисленные суммы, НДФЛ и периоды действия. По двойному щелчку на ячейке можно расшифровать сумму до конкретного документа — это удобно при поиске ошибок.

Сохраненные варианты отчетов доступны всем пользователям, если их сохранить с признаком «для всех пользователей» (требуются права). Расчетчику достаточно один раз настроить отбор по больничным, а кадровик будет открывать готовый вариант.

Расчетный листок и справки по сотруднику

Когда нужен отчет по больничным конкретного работника, проще всего использовать «Расчетный листок» (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетные листки»). В настройках укажите сотрудника и период — в листке отдельной строкой будут показаны оплаты нетрудоспособности с разбивкой на дни и источники финансирования.

Для ответа на запрос сотрудника или проверяющих подойдет справка о доходах и расшифровка начисления из самого документа «Больничный лист» (кнопка «Печать» — «Расчет среднего заработка» или «Подробный расчет начислений»). Эти формы показывают, как получена сумма: средний заработок, процент по стажу, ограничения по МРОТ.

Сверка с ФСС (СФР) и реестры выплат

При прямых выплатах работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальное платит фонд. Для сверки сумм используйте отчеты в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» и регламентированные отчеты, а также реестры сведений, отправляемые в ФСС (раздел «Обмен электронными документами» или «Пособия за счет ФСС» — зависит от релиза).

Практичный порядок сверки: сформируйте отчет по больничным за период в ЗУП, выгрузите из личного кабинета страхователя или из 1С-Отчетности данные о принятых фондом реестрах и сопоставьте суммы по каждому листку. Расхождения чаще всего вызваны непроведенными документами, исправлениями, сделанными после отправки реестра, или отказами фонда по отдельным ЭЛН.

Нестандартная аналитика: группировки и отборы

Стандартных отчетов достаточно для типовых задач, но иногда требуется особый срез: больничные по подразделениям, по причинам нетрудоспособности, доля оплаты за счет работодателя. Для этого подходит универсальный отчет (раздел «Отчетность, справки» — «Универсальный отчет») по регистру начислений или документам «Больничный лист» с настройкой группировок.

Альтернатива — любой отчет на СКД (например, «Анализ начислений и удержаний») в режиме расширенных настроек: добавьте группировку «Подразделение» или «Сотрудник», выведите ресурсы «Сумма» и «Отработано дней». Такие настройки не требуют прав конфигурации и выполняются пользователем с правами расчетчика.

Сравнение вариантов

Журнал «Больничные листы»

Быстрый реестр документов за период. Не подходит для суммовой аналитики и группировок.

Анализ начислений и удержаний

Гибкие отборы и группировки, расшифровка до документов. Требует настройки отбора по виду расчета.

Расчетный листок

Идеален по одному сотруднику. Неудобен для сводного отчета по организации.

Универсальный отчет

Любые срезы по регистрам. Требует понимания структуры данных и аккуратной настройки.

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего отчет «не видит» больничный по одной из трех причин: документ не проведен, документ относится к другой организации (в многофирменной базе), либо период отчета не совпадает с месяцем начисления. Помните: в отчеты сумма попадает по месяцу начисления, а не по датам болезни — больничный за конец месяца, рассчитанный в следующем, попадет в следующий месяц.

Вторая группа ошибок — дублирование: если больничный введен дважды (например, вручную и через обмен с ФСС), суммы в отчете удвоятся. Проверяйте журнал на наличие двух документов по одному номеру ЭЛН и лишний помечайте на удаление после проверки влияния на расчеты.

Проверка результата

После формирования отчета убедитесь, что данные достоверны. Контрольные точки ниже помогают быстро отличить корректный отчет от проблемного.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество больничных в отчете и в журнале документов за тот же период

Норма

Количества совпадают

Тревожный признак

В отчете меньше документов — есть непроведенные или отбор слишком узкий

Итоговая сумма за счет работодателя

Норма

Соответствует оплате первых трех дней по каждому листку

Тревожный признак

Сумма больше или равна общей — возможно, не разделены источники финансирования

Расшифровка ячейки с суммой

Норма

Открывается конкретный документ «Больничный лист»

Тревожный признак

Расшифровка пустая или ведет на другой вид расчета — ошибка в настройке отбора

Суммы по проведенным исправлениям

Норма

Исправления сторнируют и замещают первичные суммы

Тревожный признак

Суммы задвоены — в базе дубли документов

Частые вопросы

Почему больничный есть в журнале, но его нет в отчете?

Проверьте три вещи: документ проведен (нет пометки удаления и карандаша), месяц начисления в документе попадает в период отчета, а в настройках отчета не стоит отбор по другой организации или подразделению. Чаще всего причина — несовпадение месяца начисления с периодом отчета.

Как выгрузить отчет по больничным в Excel?

Сформируйте отчет, затем используйте «Файл» — «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа) и выберите формат «Лист Excel». Списки документов выгружаются через «Ещё» — «Вывести список» с последующим сохранением.

Можно ли получить отчет только по больничным за счет ФСС?

Да. В отчете «Анализ начислений и удержаний» добавьте отбор по виду расчета и укажите только начисления за счет средств фонда. В типовой настройке вид расчета «Больничный за счет ФСС» отделен от оплаты за счет работодателя, поэтому отбор сработает корректно.

Как отчитаться по больничным при переходящих листках (начало в одном месяце, конец в другом)?

В ЗУП начисление по переходящему больничному распределяется по месяцам автоматически, если документ рассчитан после закрытия листка. В отчете сумма разобьется по месяцам начисления. Если листок еще открыт, программа рассчитывает только известную часть, а остаток доначисляется документом-продолжением.

Нужны ли доработки для отчета по больничным?

Для стандартных задач — нет: журнал документов, «Анализ начислений и удержаний» и универсальный отчет закрывают почти все сценарии. Доработка оправдана только для специфических форм (например, отраслевая статистика по причинам нетрудоспособности с особыми группировками), и сначала стоит проверить возможности настройки вариантов отчетов.