Как в 1С заполнить сведения о застрахованных лицах для ФСС (СФР)

С 2023 года функции ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а отдельная форма СЗВ-ТД и часть сведений для ФСС вошли в единую форму ЕФС-1. Однако в пользовательской практике отчет по-прежнему называют «сведения о застрахованных лицах в ФСС». В типовых конфигурациях 1С — «Зарплата и управление персоналом» и «Бухгалтерия предприятия» — эти сведения заполняются автоматически на основе кадровых документов, но результат нужно обязательно проверять вручную.

Главный принцип: отчет собирается не «с нуля», а из данных, которые уже есть в программе, — приемов на работу, переводов, увольнений, отпусков по беременности и уходу за ребенком, договоров ГПХ. Если кадровый учет ведется корректно, заполнение занимает несколько минут. Если же в учете есть пропуски, отчет их «подсветит», и исправлять придется первичные документы, а не сам отчет.

Ниже разберем, где в 1С находится нужный отчет, как его заполнить, что проверить перед отправкой и какие ошибки чаще всего приводят к отказу в приеме.

Где в 1С находится отчет со сведениями о застрахованных лицах

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Нажмите кнопку «Создать» и в списке форм найдите «ЕФС-1» — сведения о застрахованных лицах входят в раздел 1 этой формы (подразделы 1.1 и 1.2). Ранее использовавшиеся формы СЗВ-ТД и часть сведений СЗВ-СТАЖ объединены именно здесь.

В 1С:Бухгалтерии 8 путь аналогичный: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать», далее выберите форму ЕФС-1. Если в списке форм отчета нет, проверьте, что обновлен релиз конфигурации и в настройках организации указано, что применяется актуальная форма отчетности.

Дополнительно в ЗУП есть сервисные обработки: «Отчетность, справки» → «Сведения для подтверждения стажа» и карточка сотрудника, где можно просмотреть, какие кадровые события попадут в отчет, еще до его формирования.

Какие данные программа берет для заполнения

Отчет заполняется автоматически на основании кадровых документов, проведенных в программе. Понимание источников данных помогает быстро находить причину, когда в отчете чего-то не хватает.

• Прием на работу и переводы — формируют сведения о начале трудовой деятельности, должности, подразделении, условиях труда.
• Увольнение — дата прекращения трудовых отношений и основание.
• Отсутствия (отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком, отпуск без сохранения оплаты) — отражаются как особые периоды.
• Договоры ГПХ — начало и окончание договора, если исполнитель подлежит страхованию.
• Личные данные сотрудника — ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, документ удостоверения личности — берутся из карточки физического лица.

Если кадровые документы в программе не проведены, датированы задним числом после формирования отчета или введены с ошибками, сведения в ЕФС-1 будут неполными. Поэтому первый шаг — сверить, что все кадровые события отчетного периода отражены в учете.

Пошаговое заполнение сведений в ЕФС-1

Последовательность действий одинакова для ЗУП и Бухгалтерии, отличается только внешний вид интерфейса.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите форму «ЕФС-1» и укажите отчетный период и организацию.
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа соберет данные из кадровых документов.
4. 4
   Откройте раздел 1 и проверьте список сотрудников: все ли застрахованные лица присутствуют.
5. 5
   Проверьте каждую строку: СНИЛС, ФИО, период работы, код кадрового события.
6. 6
   Запустите встроенную проверку («Проверить» → «Проверка в интернете» или контрольные соотношения).
7. 7
   Исправьте найденные ошибки в первичных документах и перезаполните отчет.
8. 8
   Подпишите отчет электронной подписью и отправьте в СФР через 1С-Отчетность.

Кнопка «Заполнить» перезаписывает ручные правки, поэтому сначала исправляйте данные в документах и только потом формируйте отчет заново. Ручное редактирование строк в самом отчете допустимо как крайняя мера, но при следующем автозаполнении правки будут потеряны, а расхождение между учетом и отчетностью останется.

Для сведений о стаже (подраздел 1.2) программа формирует периоды работы по каждому сотруднику за отчетный год. Если сотрудник работал весь год без особых периодов, строка будет одна. Отпуска без сохранения зарплаты, декрет и другие отсутствия разбивают период на несколько строк с соответствующими кодами.

Как проверить отчет перед отправкой

1С имеет встроенные механизмы контроля, которые отлавливают большинство формальных ошибок до отправки. Запустите проверку кнопкой «Проверить» в форме отчета — программа выполнит контроль заполнения и проверит контрольные соотношения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список застрахованных лиц

Норма

Все сотрудники и исполнители по ГПХ, работавшие в периоде, присутствуют в отчете

Тревожный признак

Отсутствуют принятые или уволенные в периоде сотрудники

СНИЛС и ФИО

Норма

Данные совпадают со страховым свидетельством, проверка контрольного числа СНИЛС пройдена

Тревожный признак

Программа подсвечивает СНИЛС как некорректный или есть опечатки в ФИО

Периоды работы

Норма

Периоды не пересекаются, даты приема и увольнения совпадают с приказами

Тревожный признак

Разрывы или наложения периодов, увольнение раньше приема

Итог проверки

Норма

Протокол проверки пуст или содержит только информационные замечания

Тревожный признак

Есть ошибки контрольных соотношений — отчет не пройдет прием

Дополнительно полезно сверить количество человек в отчете со списком сотрудников за период (отчет «Штатные сотрудники» или «Список работников»). Расхождение почти всегда означает непроведенный кадровый документ или сотрудника, принятого «вне учета».

Частые ошибки и как их исправить

Большинство отказов СФР в приеме сведений связано не с отчетом как таковым, а с ошибками в исходных данных. Ниже типичные ситуации.

Отдельная проблема — дубли физических лиц. Если сотрудник заведен в справочнике дважды (например, при повторном приеме создали новую карточку), сведения распадутся на две строки. В ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей». После объединения карточек перезаполните отчет.

Если отчет уже отправлен, а ошибка обнаружена позже, формируется корректирующая форма с теми же сведениями, но исправленными данными. В 1С для этого создается новый экземпляр ЕФС-1 за тот же период с признаком корректировки.

Особые ситуации: ГПХ, совместители, уволенные

Исполнители по договорам ГПХ

Сведения по исполнителям ГПХ включаются в отчет, если договор зарегистрирован в программе документом «Договор (работы, услуги)» и лицо подлежит обязательному страхованию. Если договор оформлен только на бумаге и не введен в 1С, исполнитель в отчет не попадет — это одна из самых частых причин доначислений при проверках.

Внутренние совместители

Внутренний совместитель отражается в сведениях одним физическим лицом: периоды работы по основному месту и совместительству объединяются. Если в отчете появились две отдельные строки на одного человека, проверьте, не заведены ли на него две карточки физлица.

Уволенные в отчетном периоде

Уволенные сотрудники включаются в сведения за тот период, в котором они работали. Распространенная ошибка — исключать их из отчета вручную: делать этого нельзя, период работы до даты увольнения обязателен к представлению.

Удобно формировать черновик ЕФС-1 сразу после окончания отчетного периода, не дожидаясь срока сдачи: остается время спокойно исправить кадровые документы, устранить дубли физлиц и повторно перезаполнить отчет без спешки.

Отправка и подтверждение приема

Если подключен сервис 1С-Отчетность, отправка выполняется прямо из формы отчета кнопкой «Отправить». Отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица. Статус отправки отслеживается в журнале «1С-Отчетность».

После отправки дождитесь квитанции о приеме. Статус «Сдано» появляется только после положительного протокола контроля со стороны СФР. Если пришел отказ, в протоколе указан код и описание ошибки — по нему находите проблемную строку, исправляете данные и отправляете отчет повторно.

Храните квитанции о приеме вместе с отчетом: это подтверждение исполнения обязанности по представлению сведений в срок.

Часто задаваемые вопросы

Почему сотрудник не попал в отчет ЕФС-1?

Чаще всего не проведен кадровый документ (прием или договор ГПХ), документ датирован другим периодом, либо в карточке сотрудника не заполнен СНИЛС. Проверьте документы за период и личные данные физлица, затем перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».

Можно ли отредактировать сведения вручную прямо в отчете?

Технически можно, но это крайняя мера. При следующем автозаполнении ручные правки будут стерты, а расхождение между учетом и отчетностью сохранится. Правильный путь — исправить кадровый документ или карточку физлица и перезаполнить форму.

Что делать, если в отчете сотрудник отображается дважды?

Это признак дубля карточки физического лица в справочнике. Воспользуйтесь обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание», объедините карточки и перезаполните отчет.

Нужно ли включать в сведения уволенных сотрудников?

Да. В отчет включаются все лица, работавшие в отчетном периоде, включая уволенных, — с периодом работы до даты увольнения. Исключать их вручную нельзя, это приведет к представлению неполных сведений.

Отчет отправлен, но обнаружена ошибка. Как исправить?

Сформируйте корректирующий отчет ЕФС-1 за тот же период: создайте новый экземпляр формы, исправьте данные в первичных документах, перезаполните отчет и отправьте его с признаком корректировки. Исправлять нужно как можно раньше, до выявления ошибки фондом.

Где взять актуальную форму ЕФС-1, если ее нет в списке отчетов?

Формы регламентированной отчетности поставляются вместе с релизами конфигурации. Обновите программу до актуальной версии через «Администрирование» → «Обновление версии программы» или с помощью специалиста, обслуживающего вашу 1С.