Как в 1С заполнить отчет о прослеживаемости: практическая инструкция

Отчет о прослеживаемости — ежемесячная отчетность организаций, которые перемещают прослеживаемые товары: продают, передают, перемещают между подразделениями или филиалами. Сдать его нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 3.0, Комплексная автоматизация, ERP) отчет формируется автоматически на основании проведенных документов с указанными РНПТ — регистрационными номерами партий товара.

Главное условие корректного отчета — не столько само формирование, сколько правильное ведение учета в течение месяца: включенная функциональность прослеживаемости, заполненные РНПТ в поступлениях и реализациях, корректные коды операций. Если эти данные введены аккуратно, отчет собирается в несколько щелчков и требует лишь проверки.

Ниже разобран полный цикл: от первоначальной настройки до отправки отчета в ИФНС, а также типичные ошибки и способы их исправления.

Что нужно проверить до начала работы

Перед формированием отчета убедитесь, что в программе включен учет прослеживаемых товаров. В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Администрирование» — «Параметры учета» — «Запасы» и установите флажок «Прослеживаемые товары». В Комплексной автоматизации и ERP аналогичная настройка находится в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Учет товаров».

Далее проверьте версию конфигурации: формат отчета периодически обновляется приказами ФНС, и устаревшая редакция программы может формировать отчет по старой форме, которую инспекция не примет. Рекомендуется обновляться до актуального релиза перед сдачей квартальной и годовой отчетности.

Также убедитесь, что в справочнике номенклатуры у прослеживаемых товаров заполнен признак прослеживаемости и код ТН ВЭД ЕАЭС. Именно по коду ТН ВЭД программа определяет, попадает ли товар под прослеживаемость, и включает его в отчет.

Как вводить РНПТ в документах поступления

Регистрационный номер партии товара присваивается при ввозе (в декларации на товары) или при внутреннем перемещении. При оприходовании прослеживаемого товара откройте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» и в табличной части найдите колонку «РНПТ». По ссылке можно выбрать существующий номер из справочника или создать новый.

При создании РНПТ укажите сам номер, код ТН ВЭД, единицу измерения прослеживаемости и количество. Единица измерения прослеживаемости может отличаться от учетной: например, товар учитывается в штуках, а прослеживается в килограммах. В этом случае важно корректно указать количество в обеих единицах — от этого зависит сходимость остатков в отчете.

Если поставщик прислал УПД в электронном виде через ЭДО, загрузите документ в программу: РНПТ подтянутся автоматически из электронного файла. Это самый надежный способ избежать ошибок ручного ввода номеров.

Как заполнить документы реализации и перемещения

При продаже прослеживаемого товара в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» программа по умолчанию подбирает РНПТ автоматически по остаткам партий — по методу списания, заданному в учетной политике. Проверьте подобранные номера в табличной части: при необходимости их можно изменить вручную, если нужно отгрузить конкретную партию.

Обратите внимание на колонку с количеством в единицах прослеживаемости. Если вы продаете часть партии, убедитесь, что количество в единицах прослеживаемости распределено корректно и не превышает остаток по РНПТ. Программа контролирует это при проведении, но при ручном редактировании проверки стоит выполнить самостоятельно.

Передача товаров между обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, также попадает в отчет о прослеживаемости. Оформляйте такие операции документом «Передача товаров» с указанием РНПТ, а не простым складским перемещением, которое в отчет не включается.

Как сформировать отчет о прослеживаемости

Когда все документы за месяц проведены, откройте раздел «Отчеты» — «1С-Отчетность» и нажмите «Создать». В списке форм найдите «Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами» (в некоторых конфигурациях — «Отчет о прослеживаемости»). Выберите отчетный период — месяц, за который сдаете отчетность.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа соберет данные из проведенных документов за период: реализаций с РНПТ, возвратов поставщикам, передач обособленным подразделениям. В раздел 1 попадут реквизиты отчета, в разделы с операциями — построчные сведения: код операции, РНПТ, количество, стоимость, данные контрагента и документа.

После заполнения обязательно нажмите «Проверка» — «Проверить заполнение». Контрольные соотношения выявят незаполненные обязательные поля, некорректные коды операций и расхождения количества. Исправьте все ошибки до отправки: отчет с нарушением контрольных соотношений инспекция не примет.

1. 1
   Проверьте, что все документы за месяц проведены и содержат РНПТ
2. 2
   Откройте «Отчеты» — «1С-Отчетность» — «Создать» и выберите отчет о прослеживаемости
3. 3
   Укажите отчетный период и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Просмотрите разделы: сверьте коды операций, РНПТ и количество с первичными документами
5. 5
   Запустите проверку контрольных соотношений и исправьте ошибки
6. 6
   Нажмите «Отправить» для передачи отчета в ИФНС через 1С-Отчетность
7. 7
   Дождитесь квитанции о приеме и сохраните ее вместе с отчетом

Проверка результата и отправка в ИФНС

Перед отправкой сверьте отчет с данными учета. Полезный контрольный инструмент — отчет «Остатки прослеживаемых товаров» (в разделе отчетов по запасам): он показывает остатки в разрезе РНПТ, что позволяет убедиться, что списания по партиям не уходят в минус и все реализации закрыты номерами.

Отправка выполняется кнопкой «Отправить» в форме отчета, если подключена 1С-Отчетность. После отправки отслеживайте статус: сначала приходит извещение о получении, затем квитанция о приеме либо уведомление об отказе с описанием ошибок. Отчет считается сданным только после получения квитанции о приеме.

Если операций с прослеживаемыми товарами в месяце не было, отчет не сдается — нулевая форма не предусмотрена. Но если вы получили требование из ИФНС, на него нужно ответить пояснением об отсутствии операций.

Контрольные точки

Как проверить результат перед отправкой

Контрольные соотношения

Норма

Проверка заполнения не выдает ошибок

Тревожный признак

Есть ошибки по обязательным реквизитам или кодам операций

Остатки по РНПТ

Норма

Остатки по каждому РНПТ неотрицательные

Тревожный признак

Отрицательные остатки — партия списана больше, чем поступило

Квитанция ИФНС

Норма

Получена квитанция о приеме отчета

Тревожный признак

Уведомление об отказе или статус «отправлено» без ответа

Состав разделов

Норма

Все операции месяца с РНПТ присутствуют в отчете

Тревожный признак

Часть реализаций или возвратов отсутствует в разделах

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — операция не попадает в отчет. Причины: в документе не указан РНПТ, у номенклатуры не установлен признак прослеживаемости, документ не проведен либо использован вид операции, который программа не относит к отчетным. Проверьте каждый пункт последовательно, начиная с карточки номенклатуры.

Вторая распространенная ошибка — неверный код операции. Перечень кодов утвержден вместе с формой отчета: реализация, возврат поставщику, передача обособленному подразделению и другие операции имеют свои коды. Если программа подставила код автоматически, но он не соответствует сути операции, исправьте его вручную в строке отчета.

Третья группа ошибок — расхождение количества в учетных единицах и единицах прослеживаемости. Возникает при ручном изменении количества в одной из колонок без пересчета второй. Исправляется корректировкой документа: укажите оба значения согласованно, исходя из данных первичного документа.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать отчет, если прослеживаемый товар только купили, но не продавали?

Нет. Отчет сдают только при совершении операций из утвержденного перечня: реализация, передача обособленному подразделению, возврат поставщику и некоторые другие. Само поступление товара от российского поставщика в отчет не включается — сведения о нем передает продавец.

Какой срок сдачи отчета о прослеживаемости?

Отчет сдается ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. Если операций не было, отчет не представляется. За несдачу или нарушение срока предусмотрен штраф, поэтому статус отправки нужно контролировать до получения квитанции о приеме.

Что делать, если после сдачи отчета нашли ошибку в РНПТ?

Исправьте данные в учетном документе или непосредственно в отчете, затем сформируйте корректирующий отчет за тот же период с указанием номера корректировки и отправьте его повторно. Чем раньше сдана корректировка, тем меньше риск требований и штрафов со стороны инспекции.

Почему программа не подбирает РНПТ в реализации автоматически?

Наиболее вероятные причины: по партии нет остатка (товар списан ранее или поступление не проведено), у номенклатуры не установлен признак прослеживаемости либо отключена функциональность учета прослеживаемых товаров. Проверьте остатки по РНПТ специализированным отчетом и настройки карточки товара.

Включаются ли в отчет перемещения между складами одной организации?

Нет, внутренние перемещения между складами без смены собственника в отчет не включаются. Но передача товара обособленному подразделению, выделенному на отдельный баланс, является отчетной операцией и должна попасть в отчет с соответствующим кодом.