Как загрузить новые формы отчетов в 1С

Новые формы отчетов в 1С появляются в двух ситуациях: государство утверждает обновленный бланк регламентированной отчетности (декларация, расчет, статистическая форма), либо компании нужен дополнительный отчет, которого нет в типовой конфигурации. В первом случае формы приходят с обновлением конфигурации или загружаются из интернета через механизм обновления отчетности. Во втором — отчет подключается как внешний файл с расширением .erf или .epf.

Порядок действий зависит от того, какая у вас конфигурация (Бухгалтерия, ЗУП, Управление торговлей и т.д.), есть ли доступ в интернет с рабочего места и действует ли подписка на информационно-технологическое сопровождение. Без действующей подписки автоматическое обновление регламентированных форм из интернета недоступно — придется загружать файлы вручную с диска ИТС или обновлять конфигурацию целиком.

Ниже разобраны все основные сценарии: автоматическая загрузка регламентированных форм, ручная загрузка из файла, подключение внешних отчетов через «Дополнительные отчеты и обработки» и через «Файл → Открыть», а также проверка результата и типичные ошибки.

Определите, какой тип формы вам нужен

Прежде чем что-то загружать, важно понять, о каком отчете идет речь, потому что механизмы загрузки принципиально разные. Регламентированная отчетность — это формы, утвержденные государственными органами: налоговые декларации, расчеты по взносам, 6-НДФЛ, бухгалтерская отчетность, формы статистики. Они встроены в конфигурацию и обновляются централизованно.

Внешние отчеты — это файлы, разработанные сторонними специалистами или вашим программистом: аналитические выборки, нестандартные сводки, специализированные формы. Они поставляются как отдельные файлы и подключаются к базе без изменения конфигурации. Смешивать эти сценарии нельзя: регламентированную форму нельзя «просто открыть файлом» и получить корректное автозаполнение.

Загрузка регламентированных форм через интернет

Самый простой способ получить новые формы — автоматическое обновление комплекта отчетности. Оно доступно при действующей подписке ИТС и настроенном доступе в интернет. Откройте раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» (в некоторых конфигурациях — «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»). На панели найдите команду «Обновить комплект отчетов» или «Настройки → Обновить комплект отчетов».

При выборе обновления «через интернет» программа обратится к серверу 1С, определит, какие формы изменились с момента последнего обновления, и загрузит только их. Процесс занимает от нескольких секунд до нескольких минут в зависимости от количества новых форм и скорости соединения. По завершении появится сообщение о результате, а новые формы станут доступны при создании отчета.

Если обновление не запускается, проверьте, указаны ли логин и пароль от портала 1С в настройках интернет-поддержки («Администрирование» → «Интернет-поддержка и сервисы»). Без корректной учетной записи портала загрузка из интернета работать не будет.

1. 1
   Откройте «Отчеты → Регламентированные отчеты»
2. 2
   Нажмите «Обновить комплект отчетов» (или «Настройки → Обновить»)
3. 3
   Выберите вариант «Через интернет»
4. 4
   Дождитесь окончания загрузки и сообщения об успехе
5. 5
   Создайте новый отчет и проверьте, что доступна актуальная форма

Ручная загрузка форм из файла

Если интернета на рабочем месте нет или подписка оформлена на другую организацию, формы можно загрузить из файла. Комплект отчетности поставляется на диске ИТС или скачивается с портала 1С как архив с файлами регламентированных отчетов. В диалоге обновления комплекта выберите вариант «Из файла» или «Из каталога» и укажите путь к распакованному комплекту.

Программа сравнит версии форм в файле с уже загруженными и предложит список к обновлению. Не снимайте флажки с форм, которыми пользуетесь, — иначе они останутся в старой редакции. После подтверждения дождитесь завершения загрузки: прерывать процесс нельзя, это может привести к повреждению данных о формах.

Обратите внимание на соответствие комплекта версии вашей конфигурации. Формы от слишком нового релиза могут не загрузиться в старую конфигурацию, а формы от устаревшего комплекта не будут приняты контролирующими органами. Используйте комплект, соответствующий вашему релизу, либо обновите конфигурацию целиком.

Подключение внешних отчетов через «Дополнительные отчеты и обработки»

Правильный способ добавить внешний отчет в базу — механизм «Дополнительные отчеты и обработки» из библиотеки стандартных подсистем. Сначала включите его: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → установите флажок «Дополнительные отчеты и обработки». После этого в разделе появится одноименная ссылка.

Откройте список дополнительных отчетов, нажмите «Создать» или «Добавить из файла» и выберите файл отчета с расширением .erf (внешний отчет) или .epf (внешняя обработка). Программа прочитает сведения из файла: наименование, версию, безопасный режим. Укажите, в каких разделах командного интерфейса отчет будет отображаться, и запишите элемент. После этого отчет доступен всем пользователям с соответствующими правами.

При открытии файла из непроверенного источника 1С покажет предупреждение о безопасности. Не отключайте безопасный режим без необходимости: внешний отчет выполняет код на сервере и потенциально имеет доступ к данным базы. Загружайте файлы только от разработчиков, которым доверяете.

Быстрый запуск внешнего отчета через «Файл → Открыть»

Если отчет нужен разово или вы хотите его протестировать, постоянное подключение не обязательно. Используйте меню «Файл» → «Открыть» (или сочетание Ctrl+O) и выберите файл .erf. Отчет запустится только в вашем сеансе и никак не изменит базу. После закрытия окна он «исчезнет» до следующего открытия файла.

Этот способ удобен для проверки работы отчета перед постоянным подключением и для ситуаций, когда у пользователя нет прав на изменение настроек дополнительных отчетов. Ограничение очевидно: другие пользователи отчет не увидят, а регламентные задания и подписки на такой отчет настроить нельзя.

Способы добавления отчета

Обновление комплекта отчетов

Для регламентированных форм. Требует подписки ИТС или файла комплекта. Обновляет все формы централизованно.

Дополнительные отчеты и обработки

Для постоянного использования внешних отчетов всеми пользователями. Требует прав администратора.

Файл → Открыть

Для разового запуска и тестирования внешнего отчета. Не изменяет базу, отчет виден только вам.

Проверка результата и типичные ошибки

После загрузки регламентированных форм создайте новый отчет нужного вида и проверьте редакцию формы: в шапке отчета или в настройках указывается, за какой период действует форма. Сравните с требованиями контролирующего органа — на сайте ФНС публикуются актуальные версии форматов. Если программа предлагает старую редакцию, обновление не применилось.

Для внешнего отчета проверка проще: откройте его из раздела, который указали при подключении, сформируйте с тестовыми параметрами и убедитесь, что данные выводятся без ошибок. Если отчет не появился в интерфейсе, проверьте размещение по разделам и права пользователя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Редакция регламентированной формы

Норма

Соответствует действующему приказу ФНС или Росстата

Тревожный признак

Форма за устаревший период, отчет не пройдет контроль

Видимость внешнего отчета

Норма

Отчет отображается в выбранном разделе у нужных пользователей

Тревожный признак

Отчет есть в списке дополнительных, но не виден в интерфейсе

Формирование отчета

Норма

Отчет строится без ошибок, данные корректны

Тревожный признак

Ошибка выполнения кода или пустой результат

Частые вопросы

Можно ли обновить формы отчетности без подписки ИТС?

Да, но только вручную: потребуется файл комплекта отчетности, полученный легальным способом (например, с диска ИТС организации, у которой подписка есть, — в рамках условий лицензии). Автоматическая загрузка через интернет без подписки недоступна. Альтернатива — обновление конфигурации, если новый релиз содержит нужные формы.

Почему после обновления отчет все равно создается по старой форме?

Проверьте период отчета: программа выбирает редакцию формы по дате отчетного периода. Также убедитесь, что обновление комплекта завершилось успешно и выбранная организация использует нужный вид отчетности. Иногда помогает повторный запуск обновления с вариантом «Из файла».

Чем файл .erf отличается от .epf?

ERF — внешний отчет, предназначен для формирования и вывода данных. EPF — внешняя обработка, она может не только показывать данные, но и изменять их (например, групповое изменение реквизитов). Подключаются оба типа одинаково, но к обработкам требования по безопасности выше.

Безопасно ли подключать внешние отчеты из интернета?

Только из доверенных источников. Внешний отчет содержит исполняемый код, который работает с данными вашей базы. Оставляйте включенным безопасный режим, проверяйте файл антивирусом и по возможности показывайте файл программисту перед подключением.

Нужно ли обновлять конфигурацию, чтобы получить новые формы?

Не всегда. Механизм обновления комплекта отчетности позволяет загрузить новые формы без обновления всей конфигурации. Но если форма требует новых данных, которых старый релиз не хранит, обновления конфигурации не избежать — об этом обычно сообщается в описании изменений.

Внешний отчет подключен, но пользователи его не видят. Что делать?

Откройте элемент в списке «Дополнительные отчеты и обработки» и проверьте вкладку с размещением: отчет должен быть привязан хотя бы к одному разделу командного интерфейса. Также проверьте права пользователей и не включено ли ограничение доступа по профилям групп доступа.