Как в 1С вывести список договоров текущего года

Задача вывести список договоров, заключённых в текущем году, возникает регулярно: при подготовке сводки для руководства, проверке нумерации, поиске «потерянных» договоров или сверке с контрагентами. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) это делается без доработок — штатными отборами справочника, универсальным отчётом или специализированными отчётами по договорам.

Ключевой момент — правильно выбрать поле для отбора. У договора есть дата заключения, дата начала действия, дата окончания и дата регистрации в программе, и это не всегда одно и то же. Если отобрать не по тому реквизиту, список будет неполным или, наоборот, избыточным. Ниже разобраны рабочие способы для разных ситуаций и конфигураций.

Определитесь, что считать «договором этого года»

Прежде чем настраивать отбор, уточните, какая дата для вас определяющая. В карточке договора обычно присутствуют несколько дат: дата заключения (указана на бумажном документе), дата начала и окончания срока действия, а также дата, когда запись создали в базе. Договор, подписанный в декабре прошлого года, могли внести в 1С в январе — и в зависимости от выбранного поля он попадёт или не попадёт в выборку.

Для управленческих задач чаще всего нужна дата заключения. Для поиска «какие договоры завели в базу в этом году» — дата создания элемента справочника, но она доступна не во всех конфигурациях и не всегда выводится в форме отбора. Если сомневаетесь, сформируйте список по обоим вариантам и сравните.

Способ 1. Отбор прямо в списке договоров

Самый быстрый вариант, когда список нужен «на экране» или для выгрузки в таблицу. Откройте раздел со справочником договоров: в 1С:Бухгалтерии это «Справочники → Договоры» (или карточка контрагента → вкладка «Договоры»), в Управлении торговлей — «CRM и маркетинг» или «НСИ → Договоры с контрагентами» в зависимости от версии.

1. 1
   Откройте справочник «Договоры контрагентов» (Продажи/Покупки или Справочники → Договоры)
2. 2
   Нажмите «Ещё → Настроить список» (в старых версиях — кнопка отбора на панели)
3. 3
   Добавьте условие: поле «Дата», вид сравнения «Больше или равно», значение 01.01 текущего года
4. 4
   Добавьте второе условие: «Дата» «Меньше или равно» 31.12 текущего года
5. 5
   Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте получившийся список

Если колонки «Дата» в списке не видно, включите её: «Ещё → Изменить форму» и отметьте нужный реквизит. Так удобнее визуально контролировать, что в выборку попали именно договоры нужного периода, а не записи с пустой датой.

Полученный список можно вывести на печать или сохранить: «Ещё → Вывести список» — программа сформирует табличный документ, который сохраняется в Excel или PDF.

Способ 2. Универсальный отчёт

Когда нужен не просто перечень, а структурированный документ с группировкой по контрагентам, валюте или ответственному менеджеру, используйте «Универсальный отчёт». В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Отчёты → Универсальный отчёт», в ERP и УТ — «Отчёты → Универсальный отчёт» либо через поиск по названию.

В настройках укажите: тип объекта — «Справочник», объект — «Договоры контрагентов», период — текущий год. Важно: универсальный отчёт фильтрует по периоду только если у объекта есть дата, которую программа может связать с периодом отчёта. Если справочник не попадает под период автоматически, добавьте в настройках отбор по полю «Дата» вручную — принцип тот же, что и в списке.

В группировках добавьте «Владелец» (контрагент), чтобы получить развёрнутую картину: сколько договоров заключено с каждым контрагентом за год. Результат сохраняется как табличный документ или передаётся на печать.

Если универсальный отчёт вернул пустой результат, хотя договоры точно есть, почти всегда причина в том, что отбор по периоду применился к не тому полю. Откройте настройки отчёта, удалите период и задайте отбор по конкретному реквизиту «Дата» — так надёжнее.

Способ 3. Отчёты по расчётам и специализированные отчёты

Если под «договорами этого года» имеются в виду договоры, по которым были движения (оплаты, отгрузки) в текущем году, логика другая. Здесь подойдут отчёты «Анализ расчётов с контрагентами», «Задолженность контрагентов по договорам» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по договорам. Установите период отчёта — текущий год, и в настройках добавьте группировку или отбор по договорам.

Такой подход покажет только «живые» договоры — те, по которым были операции. Договор, заключённый в этом году, но без единого документа, в отчёт по оборотам не попадёт. Это не ошибка, а принципиально другой срез данных, и его стоит использовать осознанно.

Сравнение вариантов

Отбор в списке справочника

Быстро, подходит для просмотра и простой выгрузки. Нет группировок и итогов.

Универсальный отчёт

Группировки, итоги, сохранение настроек. Требует аккуратной настройки отбора по дате.

Отчёты по расчётам

Показывают только договоры с движениями за период. Не подходят для полного реестра заключённых договоров.

Консоль отчётов / СКД

Максимальная гибкость для программиста. Избыточна для разовой задачи пользователя.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте количество записей с ожидаемым. Если вы примерно знаете, сколько договоров заключалось за год, расхождение в разы — сигнал проверить настройки. Откройте несколько карточек из списка и убедитесь, что дата действительно относится к текущему году.

Отдельная ситуация — многофирменный учёт. Если в базе ведётся несколько организаций, добавьте в отбор поле «Организация», иначе получите сводный список по всем компаниям. Для сверки с конкретным юрлицом это критично.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество записей в списке

Норма

Совпадает с ожидаемым числом договоров за год (с точностью до известных исключений)

Тревожный признак

Список пуст или в разы больше ожидаемого — проверьте поле отбора и границы периода

Даты в выборке

Норма

Все даты в пределах с 01.01 по 31.12 текущего года

Тревожный признак

Есть записи прошлых лет — отбор применился к другому реквизиту

Полнота данных

Норма

Найдены все известные вам договоры года

Тревожный признак

Часть договоров отсутствует — проверьте, не пустая ли у них дата и не отобраны ли они по другой организации

Когда нужен программный вариант

Если список договоров текущего года нужен регулярно — например, как часть ежемесячной отчётности — разумно попросить специалиста по 1С сохранить настройку отчёта как вариант или сделать внешний отчёт на СКД. Запрос в таком отчёте простой: выборка из справочника «ДоговорыКонтрагентов» с условием на дату в заданном периоде. Пользователю останется только нажать «Сформировать».

Самостоятельно менять конфигурацию или писать обработки без опыта не стоит: риск для данных минимален при работе только с отчётами, но неаккуратные изменения в общих модулях или формах могут сломать работу других пользователей. Ограничьтесь настройками отборов и сохранёнными вариантами отчётов — это безопасно и обратимо.

Частые вопросы

Почему отбор по дате не показывает часть договоров?

Чаще всего у этих договоров не заполнен реквизит «Дата» — записи с пустым значением не попадают ни в один интервал. Сделайте отдельный отбор с условием «Дата не заполнена», откройте карточки и проставьте даты из бумажных документов.

Как сохранить настройку отбора, чтобы не задавать её каждый раз?

В универсальном отчёте используйте «Сохранить вариант» — настройка будет доступна из списка вариантов отчёта. В списке справочника настройка отбора обычно сохраняется автоматически для текущего пользователя, но при смене года границы периода придётся обновить вручную.

Можно ли вывести договоры, действующие в этом году, а не заключённые?

Да, но условие сложнее: дата начала действия не позже конца года, а дата окончания пустая или не раньше начала года. В простом отборе списка это задаётся двумя-тремя условиями, в СКД — произвольным выражением. Учтите, что даты окончания заполнены не у всех договоров.

Как выгрузить список договоров в Excel?

Сформируйте список или отчёт, затем используйте «Ещё → Вывести список» (для справочника) или сохранение табличного документа через «Файл → Сохранить как» с выбором формата Excel. Форматированные отчёты корректнее сохранять в xlsx, простые перечни — также в mxl или pdf.

Отбор по году работает, но список смешивает договоры разных организаций. Что делать?

Добавьте в настройку отбора условие по полю «Организация» с нужным юридическим лицом. Если поле недоступно в списке, проверьте, не находитесь ли вы в разделе с уже заданным контекстом (например, договоры конкретного контрагента), и откройте общий справочник договоров.