Как установить отчетный период в 1С

Отчетный период в 1С — это интервал дат, за который программа отбирает данные при формировании отчетов, выводит документы в журналах или рассчитывает налоги и зарплату. От правильной установки периода зависит, увидите ли вы нужные проводки, начисления и итоги, или получите пустой либо неполный отчет.

В разных конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, 1С:Управление торговлей) механика похожа, но расположение настроек отличается. Кроме того, период задается на нескольких уровнях: в самом отчете, в журнале документов, при закрытии месяца и в регламентных операциях. Ниже разобраны все основные сценарии.

Информация актуальна для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3. Если у вас отраслевое или сильно доработанное решение, названия кнопок могут отличаться, но общая логика сохраняется.

Где в 1С задается отчетный период

Понятие «отчетный период» в программе встречается в четырех типичных местах. Первое — шапка любого отчета (ОСВ, анализ счета, карточка счета), где период влияет на отбор данных. Второе — журналы документов, где интервал дат фильтрует список. Третье — регламентные операции: закрытие месяца, расчет зарплаты, формирование регламентированной отчетности. Четвертое — настройки учетной политики, где период определяет, с какой даты действуют параметры учета.

Важно различать период отчета и период данных. Например, в 1С:ЗУП отчет может формироваться за квартал, но данные в нем группируются по месяцам начисления. Если сотруднику доначислили премию в марте за февраль, она попадет в разные отчеты по-разному в зависимости от того, какой период выбран — период регистрации или период действия.

Как установить период в отчете (ОСВ, анализ счета и другие)

Откройте нужный отчет через раздел «Отчеты» (в 1С:Бухгалтерии) или «Зарплата — Отчеты по зарплате» (в ЗУП). В верхней части формы находится поле периода — обычно это две даты или выпадающая кнопка с названием текущего периода.

Нажмите на поле периода или кнопку выбора. Откроется диалог, где можно задать произвольные даты «с» и «по» либо выбрать стандартный период: «Этот месяц», «Этот квартал», «Этот год», «Прошлый месяц» и т.д. В отчетах с расширенными настройками период может скрываться за кнопкой «Показать настройки» — тогда ищите его на закладке «Период» или в группе основных параметров.

После выбора нажмите «Сформировать». Если отчет пустой, первым делом проверьте именно период — это самая частая причина «пропавших» данных.

1. 1
   Откройте отчет через меню «Отчеты» нужного раздела
2. 2
   Нажмите на поле периода в шапке отчета или кнопку выбора рядом с ним
3. 3
   Задайте даты начала и окончания либо выберите стандартный период
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что данные попали в отчет
5. 5
   При пустом отчете сверьте период с датами фактических документов

Стандартные периоды и произвольные даты

Стандартные периоды удобны для регламентной отчетности: они автоматически привязаны к календарю, и при открытии отчета в новом месяце не нужно вручную менять даты. Произвольный интервал используйте, когда нужен нестандартный срез — например, с 15-го по 25-е число или за несколько месяцев сразу.

Как установить период в журнале документов

В журналах (например, «Поступления», «Реализации», «Банковские выписки») список документов фильтруется интервалом дат. В типовых конфигурациях откройте журнал, нажмите кнопку «Еще» в командной панели и выберите «Установить интервал дат». В открывшемся окне укажите даты начала и окончания или стандартный период.

В некоторых интерфейсах (режим «Такси») поле периода может быть вынесено прямо в панель быстрых отборов над списком. Если список кажется неполным, проверьте, не стоит ли там ограничение — например, только текущий день или месяц.

Учтите: интервал дат в журнале — это настройка отображения, она не влияет на учет и не блокирует документы. Ошибиться здесь безопасно, достаточно сбросить или расширить интервал.

Как установить период при закрытии месяца и в регламентных операциях

При закрытии месяца в 1С:Бухгалтерии период задается в форме обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). В поле периода выберите нужный месяц — программа выполнит регламентные операции именно за него: амортизацию, списание косвенных расходов, расчет налога на прибыль и т.д.

Если нужно перезакрыть прошлый период (например, после исправления документов задним числом), выберите тот месяц в обработке и нажмите «Выполнить закрытие месяца». Программа предложит последовательно перепровести операции начиная с месяца, в котором были изменения.

Как установить период в регламентированной отчетности

Регламентированные отчеты (декларации, РСВ, 6-НДФЛ, бухгалтерская отчетность) создаются через раздел «Отчеты, справки — 1С-Отчетность» или «Регламентированные отчеты». При создании нового отчета программа предложит выбрать отчетный период — год и квартал (или месяц) в стартовой форме.

Если отчет уже создан, период можно изменить в его шапке: поля с датами или кварталом находятся в верхней части формы. После смены периода нажмите «Заполнить», чтобы программа пересчитала показатели за новый интервал.

Обратите внимание: для деклараций период определяет и форму отчета — разные периоды могут использовать разные редакции бланков. Программа подставляет актуальную форму автоматически при выборе периода.

Как проверить, что период установлен правильно

Самый надежный способ — сверить итоги отчета с исходными документами. Например, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за выбранный период и сравните обороты по счету с суммами документов в журнале за тот же интервал.

Второй признак — граничные даты. Документы, проведенные первым или последним числом периода, должны попадать в отчет. Если документ от последнего числа месяца не виден, проверьте время документа и настройку «включать дату окончания» — в большинстве отчетов дата конца периода включается полностью, до 23:59:59.

Контрольные точки

Как проверить результат

Совпадение периода в шапке отчета с нужным интервалом

Норма

Даты «с» и «по» соответствуют требуемому периоду

Тревожный признак

Период сбит на текущий месяц или пуст

Наличие данных в отчете

Норма

Обороты и итоги заполнены и сходятся с документами

Тревожный признак

Отчет пуст при наличии проведенных документов за период

Пограничные документы

Норма

Документы первого и последнего дня попадают в отчет

Тревожный признак

Документы на границах периода отсутствуют

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая проблема — отчет за нужный период пуст, потому что документы не проведены или проведены другой датой. Проверьте статус документов в журнале и их фактические даты: документ, созданный в марте, но проведенный январским числом, попадет в отчет за январь.

Вторая ошибка — путаница между периодом регистрации и периодом действия в зарплатных отчетах. Если цифры в расчетных листках и в своде начислений не сходятся, проверьте, по какому принципу группируются данные в конкретном отчете.

Третья ситуация — дата запрета редактирования. Если период закрыт (раздел «Администрирование — Даты запрета изменения данных»), документы в нем нельзя изменить, но отчеты за этот период формируются без ограничений. Запрет влияет только на изменение данных, а не на их просмотр.

Часто задаваемые вопросы

Почему отчет за выбранный период пустой, хотя документы есть?

Чаще всего документы не проведены — в отчеты попадают только проведенные. Также проверьте фактические даты документов: документ мог быть создан сегодня, но проведен прошлым числом, и тогда он попадет в другой период. Третья причина — отбор в настройках отчета (по организации, счету, подразделению), который отсекает данные.

Как установить период сразу для всех отчетов?

Единой глобальной настройки отчетного периода в типовых конфигурациях нет — каждый отчет хранит свой период. Однако программа запоминает последние использованные настройки: если вы сформировали отчет за конкретный квартал, при следующем открытии период обычно сохранится.

Можно ли установить период больше года, например за несколько лет?

В большинстве отчетов — да, через произвольный интервал дат. Но учтите, что формирование за длительный период может занять заметное время в больших базах. Для регламентированной отчетности период ограничен формой отчета (квартал, полугодие, год).

Что делать, если нужный период закрыт датой запрета редактирования?

Дата запрета не мешает формировать отчеты и просматривать данные — заблокировано только изменение и проведение документов. Если нужно исправить данные в закрытом периоде, дату запрета должен временно сдвинуть пользователь с правами администратора, а после исправлений период следует перезакрыть.

Как установить период в отчете, если поле дат не видно?

Нажмите «Еще — Изменить форму» или кнопку «Показать настройки» — в некоторых отчетах период убран в расширенные настройки. Также проверьте, не работаете ли вы в режиме быстрого доступа к настройкам: тогда период находится на закладке основных параметров отчета.

Почему в 1С:ЗУП суммы в разных отчетах за один период не совпадают?

Разные отчеты группируют данные по-разному: одни — по периоду регистрации (когда начисление внесено в базу), другие — по периоду действия (за какой месяц начислено). Доначисления, внесенные позже, попадут в разные периоды в этих отчетах. Сверяйте отчеты, построенные по одному принципу.