Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С сформировать реестр контрактов
Как сформировать реестр контрактов в 1С: настройка справочника договоров, отчёты, отборы, типовые и внешние решения. Пошаговая инструкция с проверкой результата.
Реестр контрактов в 1С — это сводный список договоров с контрагентами с ключевыми реквизитами: номер, дата, сумма, срок действия, статус. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) отдельного документа «Реестр контрактов» обычно нет, поэтому реестр формируют одним из трёх путей: через список справочника «Договоры», через универсальный отчёт или через специализированный отчёт/обработку, если в конфигурации ведётся договорной учёт документами.
Выбор способа зависит от того, как в вашей базе организован учёт договоров. Если договоры хранятся как элементы справочника «Договоры контрагентов» — реестр строится отбором и настройкой колонок списка либо универсальным отчётом. Если договоры оформляются документами (например, «Договор», «Договор купли-продажи» в отраслевых решениях) — реестр делается отчётом по журналу документов. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями.
Определите, где в вашей конфигурации хранятся договоры
Первый шаг — понять модель хранения данных. Откройте карточку любого контрагента и перейдите на вкладку «Договоры». Если договоры добавляются как строки списка с полями «Номер», «Дата», «Вид договора» — это справочник, и реестр строится по нему. Если при создании договора открывается полноценный документ с проведением, движениями по регистрам и печатными формами — договоры хранятся в журнале документов.
В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:Управлении торговлей договоры — это подчинённый справочник контрагентов. В 1С:Документооборот и ряде отраслевых решений (например, для договорного отдела) используются документы или специализированные справочники «Внутренние документы». От этого зависит, какой инструмент отчёта выбрать.
Как выбрать способ формирования реестра
Сформируйте реестр через настройку списка договоров
Самый простой способ — вывести реестр прямо из формы списка. Откройте раздел «Справочники» → «Договоры контрагентов» (в некоторых конфигурациях путь: «Покупки» или «Продажи» → «Договоры»). Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отборы: по организации, контрагенту, виду договора, периоду действия. Затем через «Ещё» → «Изменить форму» или настройку колонок добавьте нужные поля: номер, дату, срок окончания, валюту, сумму.
После настройки список можно вывести в табличный документ: «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в реестр, и нажмите «ОК». Полученный табличный документ сохраняется через «Файл» → «Сохранить копию» в формате Excel (xlsx), PDF или mxl.
- 1Откройте «Справочники» → «Договоры контрагентов»
- 2Через «Ещё» → «Настроить список» задайте отборы (организация, контрагент, период)
- 3Добавьте нужные колонки через настройку формы списка
- 4Выполните «Ещё» → «Вывести список» и отметьте колонки для реестра
- 5Сохраните табличный документ в Excel или PDF
- 6Проверьте, что количество строк совпадает с количеством элементов в отобранном списке
Ограничение способа: в список справочника выводятся только реквизиты самого справочника. Суммы по договору, остатки расчётов, данные о согласовании из других объектов так не получить — для этого нужен отчёт.
Постройте реестр универсальным отчётом
«Универсальный отчёт» — штатный инструмент большинства типовых конфигураций, который позволяет построить отчёт по любому справочнику или документу без программирования. Найдите его через «Отчёты» → «Универсальный отчёт» или через поиск по разделам (в 1С:Бухгалтерии — «Отчёты» → «Универсальный отчёт», иногда требуется включить его в настройках функциональности).
В шапке отчёта выберите тип объекта «Справочник», объект — «Договоры контрагентов», вид — «Список». Укажите период, если нужно ограничить договоры по дате. В настройках (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») на вкладке «Поля» добавьте реквизиты: владелец (контрагент), номер, дата, вид договора, срок действия, комментарий. На вкладке «Отбор» задайте условия — например, только действующие договоры конкретной организации.
Нажмите «Сформировать». Отчёт выведется в виде табличного документа с группировками, если они заданы. Его можно сохранить, отправить по почте из 1С или использовать как основу для регулярного реестра — настройка сохраняется как вариант отчёта под своим именем.
Используйте типовые отчёты и журналы документов
Если договоры в вашей базе — документы, реестр формируется из журнала. Откройте журнал соответствующего вида документов, установите период и отборы, затем выведите список в табличный документ тем же способом — «Ещё» → «Вывести список». Это даёт реестр с номерами, датами, контрагентами и суммами документов.
В конфигурациях с развитым договорным учётом (1С:Документооборот, отраслевые решения) ищите готовые отчёты: «Реестр договоров», «Договоры по контрагентам», «Сроки действия договоров». Они обычно расположены в разделе «Договоры» или «Отчёты» соответствующего подраздела. Типовой отчёт уже содержит продуманный набор колонок и группировок, а его варианты можно сохранять под задачи разных сотрудников.
Для 1С:Бухгалтерии полезен также отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов с субконто «Договоры» — это не реестр в чистом виде, но позволяет сверить перечень договоров, по которым есть движения, с договорным списком.
Добавьте в реестр дополнительные реквизиты и сведения
Часто в реестре нужны поля, которых нет в типовой карточке договора: ответственный юрист, дата пролонгации, статус согласования, предмет договора. В типовых конфигурациях это решается механизмом дополнительных реквизитов и сведений. Откройте карточку договора, нажмите «Ещё» → «Изменить состав дополнительных реквизитов» и создайте нужные свойства (тип «Дата», «Строка», «Дополнительное значение»).
После заполнения реквизитов в карточках договоров они становятся доступны в настройках универсального отчёта и отборов списка. В настройках отчёта дополнительные реквизиты появляются в списке полей с пометкой или в отдельной группе. Учтите: отбор по дополнительным реквизитам работает медленнее, чем по штатным полям, — на больших базах формирование может занять заметное время.
Настройте автоматическое формирование и рассылку реестра
Если реестр нужен регулярно — например, еженедельно руководителю договорного отдела, — сохраните настройку отчёта как вариант. В форме отчёта нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», дайте понятное имя («Реестр действующих договоров аренды») и укажите, кому вариант доступен.
В конфигурациях на «Библиотеке стандартных подсистем» (Бухгалтерия, ERP, Управление торговлей) доступна рассылка отчётов: «Администрирование» → «Рассылки отчётов» (в некоторых версиях — «Отчёты» → «Рассылки»). Создайте рассылку, выберите сохранённый вариант реестра, задайте расписание и формат (Excel, PDF) — система будет формировать и отправлять реестр автоматически. Для работы расписания в файловой базе сеанс 1С должен быть запущен; в клиент-серверном варианте задания выполняются на сервере.
Перед настройкой рассылки сформируйте отчёт вручную с теми же отборами и проверьте состав строк. Частая ситуация: в реестр попадают архивные или помеченные на удаление договоры, потому что в отборе не задано условие по пометке удаления или признаку «Действует».
Проверьте полноту и корректность реестра
После формирования сверьте результат с исходными данными. Количество строк реестра должно совпадать с количеством договоров, удовлетворяющих отбору, — это видно по счётчику элементов в форме списка справочника. Проверьте несколько случайных карточек: совпадают ли номер, дата и контрагент в реестре с данными карточки.
Обратите внимание на дубли: если в базе один и тот же договор заведён дважды (типичная проблема при обмене данными), реестр это покажет. Для поиска дублей отсортируйте реестр по контрагенту и номеру договора. Помеченные на удаление договоры в реестр включать не следует — либо исключите их отбором, либо предварительно выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».
Как проверить результат
Совпадает с числом элементов справочника при тех же отборах
Строк меньше или больше — проверьте отборы и пометку удаления
Номер, дата, контрагент совпадают с карточками
Пустые колонки — реквизит не заполнен в карточках или не выведен в настройках
В реестре только договоры с неистёкшим сроком, если задан такой отбор
Присутствуют расторгнутые или архивные договоры
Каждый договор встречается один раз
Повторяющиеся строки по одному контрагенту и номеру
Частые ошибки и ограничения
Главная ошибка — ожидать от реестра данных, которых нет в базе. Если срок действия или сумма договора нигде не заполняются, никакой отчёт их не покажет. Перед настройкой реестра проведите ревизию карточек: определите обязательные поля и договоритесь о регламенте их заполнения.
Вторая типичная проблема — смешение понятий «договор» как справочник и «договор» как бумажный документ. В 1С отражается учётный объект; если фактический договор не заведён в базу, в реестр он не попадёт. Для полноты картины реестр из 1С стоит периодически сверять с бумажным договорным журналом.
Если типовых средств недостаточно — например, нужен реестр со сложными вычисляемыми колонками, печатной формой по ГОСТ-шаблону или выгрузкой в строго заданном формате, — задача решается внешней обработкой или доработкой отчёта на встроенном языке 1С. Это работа для разработчика: самостоятельно без навыков программирования в 1С такую доработку выполнять не стоит.
Что важно запомнить
Реестр контрактов в 1С формируется из списка справочника «Договоры контрагентов», универсального отчёта или журнала документов — в зависимости от модели хранения. Недостающие поля добавляются дополнительными реквизитами без изменения конфигурации. Настройку сохраняйте как вариант отчёта, а результат обязательно сверяйте с исходными данными.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить реестр контрактов из 1С в Excel?
Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить копию» в формате xlsx. Это работает и для списка справочника, выведенного через «Вывести список», и для результата универсального отчёта. Структура колонок в Excel повторит настройку колонок в 1С.
Как включить в реестр сумму договора, если её нет в карточке?
Если сумма не хранится как реквизит договора, её можно получить только из учётных данных — например, из документов по договору. Постройте отчёт по документам с группировкой по договору или используйте обороты по счетам расчётов с субконто «Договоры». Альтернатива — добавить в карточку договора дополнительный реквизит «Сумма» и заполнять его вручную.
Почему в реестр не попадают некоторые договоры?
Чаще всего причина в отборах: проверьте условия по организации, периоду и виду договора. Также договор может быть помечен на удаление или заведён на другого контрагента, чем вы ожидаете. Снимите все отборы и посмотрите полный список — если договор есть там, ищите, какое условие его отсекает.
Как сделать реестр только действующих договоров?
Если в карточке договора заполняется срок окончания, задайте в отборе условие «Срок действия больше или равен текущей дате» (в универсальном отчёте — через отбор по реквизиту). Если срок не заполняется, заведите дополнительный реквизит «Статус» со значениями «Действует/Расторгнут» и отбирайте по нему.
Можно ли формировать реестр автоматически по расписанию?
Да, если конфигурация поддерживает рассылку отчётов. Сохраните настройку реестра как вариант отчёта, затем создайте рассылку в разделе «Администрирование» → «Рассылки отчётов», укажите расписание, получателей и формат файла. В файловой базе для выполнения расписания должен быть открыт сеанс 1С.
Что делать, если типового отчёта недостаточно для реестра?
Используйте консоль отчётов на СКД или внешнюю обработку — их разрабатывает специалист по 1С под конкретные требования к колонкам и формату. Это безопаснее, чем изменение типовой конфигурации: внешние отчёты подключаются через «Дополнительные отчёты и обработки» и не влияют на обновление.