Как в 1С сформировать отчёт кассира

Отчёт кассира — один из базовых инструментов контроля денежных операций в 1С. Он показывает движение наличных и безналичных средств за выбранный период: поступления, выдачи, остатки на начало и конец дня. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Розница) отчёт может называться по-разному, но логика работы везде схожая.

Чаще всего под «отчётом кассира» понимают либо кассовую книгу с листами по дням, либо отчёт по кассовым операциям (анализ кассы), либо отчёт кассира-операциониста по розничным продажам через ККТ. Важно сразу определить, какой именно документ требуется: для бухгалтерии нужна кассовая книга, для контроля смены в магазине — отчёт о розничных продажах или Z-отчёт.

Ниже разобраны основные варианты формирования отчёта в типовых конфигурациях, настройка параметров, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых цифры в отчёте не сходятся с фактическим остатком в кассе.

Какие отчёты кассира существуют в 1С

Прежде чем формировать отчёт, определите его назначение. В типовых конфигурациях доступно несколько видов кассовых отчётов, и выбор зависит от того, кто и для чего его запрашивает.

• Кассовая книга — регламентированный отчёт по форме КО-4, отражает все приходные и расходные кассовые ордера за день с выводом остатков. Требуется для бухгалтерского учёта и проверок.
• Анализ кассы / Отчёт по кассовым операциям — аналитический отчёт с группировкой по статьям движения денежных средств, контрагентам или документам.
• Отчёт о розничных продажах — итоги работы кассовой смены в розничной точке: выручка по видам оплат, возвраты.
• Отчёт кассира-операциониста (КМ-6) — справка-отчёт по показаниям ККТ за смену.

Какой отчёт выбрать

Кассовая книга (КО-4)

Для бухгалтерии и налоговых проверок. Формируется строго по дням, требует прошивки листов.

Анализ кассы

Для управленческого контроля: видно, откуда пришли и куда ушли деньги. Не заменяет регламентированную форму.

Отчёт о розничных продажах

Для контроля смены в магазине. Показывает выручку по ККТ, но не отражает прочие кассовые операции.

Формирование кассовой книги в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовая книга формируется из раздела учёта денежных средств. Порядок действий следующий.

1. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы».
2. Нажмите кнопку «Отчёты» в командной панели списка и выберите «Кассовая книга».
3. Укажите период (день, месяц или произвольный интервал) и при необходимости организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
4. Нажмите «Сформировать». Программа выведет листы кассовой книги по каждому дню, в котором были кассовые операции.

Каждый лист содержит остаток на начало дня, перечень приходных и расходных ордеров с номерами, корреспондирующими счетами и суммами, а также остаток на конец дня. Если в какой-то день операций не было, лист за этот день не формируется — это нормальное поведение.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите «Отчёты» → «Кассовая книга»
3. 3
   Задайте период и организацию
4. 4
   Сформируйте отчёт и проверьте остатки
5. 5
   Распечатайте листы и передайте на подпись кассиру и главбуху

Отчёт кассира в 1С:Розница и Управлении торговлей

В торговых конфигурациях под отчётом кассира обычно подразумеваются итоги кассовой смены. В 1С:Рознице основные данные доступны через документ «Отчёт о розничных продажах» и через отчёты по кассовым сменам.

Чтобы посмотреть итоги смены, откройте раздел «Продажи» → «Отчёты о розничных продажах» и найдите документ за нужную дату и кассу ККМ. Внутри документа видны суммы по наличной и безналичной оплате, возвраты и состав проданных товаров. Для аналитики по нескольким сменам используйте отчёт «Продажи по кассам» или «Анализ кассовых смен» из раздела отчётов.

В 1С:Управлении торговлей аналогичную роль играет отчёт «Выручка кассиров» или «Товарный отчёт (ТОРГ-29)», если нужна форма для материально ответственного лица. ТОРГ-29 формируется из раздела «Продажи» → «Отчёты» и показывает движение товара и выручки по розничному складу за период.

Настройка параметров отчёта

Корректность отчёта напрямую зависит от заданных параметров. Основные настройки, которые стоит проверить перед формированием:

• Период — для кассовой книги обычно календарный день или месяц; для аналитических отчётов — произвольный интервал.
• Организация — обязательный отбор, если в базе несколько юрлиц. Без него отчёт покажет сводные данные, что недопустимо для регламентированной кассовой книги.
• Касса / касса ККМ — в торговых конфигурациях позволяет сформировать отчёт по конкретной точке.
• Нумерация листов — в кассовой книге листы нумеруются нарастающим итогом с начала года; проверьте, что нумерация не сбилась.

Если отчёт формируется регулярно с одинаковыми настройками, сохраните вариант отчёта через кнопку «Сохранить настройки» или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» — это исключит ошибки при повторном формировании.

Проверка результата и сверка с фактом

Сформированный отчёт нужно не просто распечатать, а сверить с реальными данными. Главный контрольный показатель — остаток на конец дня: он должен совпадать с фактической суммой наличных в кассе после инвентаризации (пересчёта).

Дополнительно сверьте итоги с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50 «Касса» за тот же период. Обороты по дебету должны совпасть с суммой приходных ордеров, по кредиту — с расходными. Расхождение означает, что какой-то документ не проведён, проведён не той датой или отражён по другому счёту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на конец дня

Норма

Совпадает с фактическими наличными в кассе

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённый или ошибочный документ

Обороты с ОСВ по счёту 50

Норма

Приход и расход в отчёте равны оборотам по счёту

Тревожный признак

Суммы различаются — проверьте даты и счета документов

Нумерация листов кассовой книги

Норма

Номера идут подряд с начала года

Тревожный признак

Пропуски или дубли номеров — нарушение ведения кассовой книги

Типичные ошибки и их устранение

На практике чаще всего встречаются несколько повторяющихся проблем при формировании отчёта кассира.

Пустой отчёт за день, когда операции были. Причина обычно в том, что документы не проведены или проведены другой датой. Откройте журнал кассовых документов, снимите отбор по дате и проверьте статус проведения.

Отрицательный остаток по кассе. Это значит, что расходный документ проведён раньше приходного, либо приход вообще не оформлен. Найдите день, где остаток ушёл в минус, и восстановите хронологию документов. Отрицательный остаток в кассовой книге — грубое нарушение, его нельзя оставлять.

Не совпадает выручка в отчёте о розничных продажах и Z-отчёте ККТ. Возможные причины: смена закрыта дважды, часть чеков не загрузилась с кассы, есть незакрытые чеки. Проверьте журнал чеков и статус обмена с ККТ.

Ограничения и права доступа

Формировать кассовые отчёты может пользователь с правами на просмотр кассовых документов. Если кнопка отчёта недоступна или отчёт пустой при наличии документов, проверьте настройки прав: в ряде конфигураций доступ к кассе ограничен профилями групп доступа.

Учтите также, что регламентированная кассовая книга ведётся по каждой организации отдельно, а при наличии обособленных подразделений с собственными кассами — по каждому подразделению. Объединять их в один отчёт нельзя.

Частые вопросы

Как сформировать кассовую книгу за месяц одним отчётом?

В настройках отчёта «Кассовая книга» укажите период с первого по последнее число месяца. Программа сформирует отдельные листы по каждому дню с операциями внутри одного отчёта — их можно распечатать разом и прошить.

Почему в кассовой книге нет листа за конкретный день?

Лист формируется только за дни, в которых были проведённые кассовые документы. Если операций не было, лист не создаётся — это соответствует правилам ведения кассовой книги. Если операции были, проверьте, проведены ли документы и верно ли указана их дата.

Чем отчёт кассира отличается от Z-отчёта?

Z-отчёт (отчёт с гашением) печатает сама касса при закрытии смены — это фискальный документ ККТ. Отчёт кассира в 1С формируется на основании загруженных в программу данных и может включать не только выручку по чекам, но и прочие кассовые операции: выдачу подотчёт, взносы, оплаты поставщикам.

Можно ли сформировать отчёт кассира по конкретному сотруднику?

В торговых конфигурациях — да: используйте отчёты по кассовым сменам с отбором по кассиру или отчёт «Выручка кассиров». В 1С:Бухгалтерии кассовая книга ведётся по кассе организации в целом, без разбивки по сотрудникам.

Что делать, если нумерация листов кассовой книги сбилась?

Проверьте настройку нумерации в отчёте и убедитесь, что книга формируется с начала года без пропусков периодов. Если листы уже распечатаны с ошибочными номерами, их нужно переформировать и перепечатать до подписания — исправлять номера вручную на подписанных листах нельзя.