Как в 1С сформировать отчет по возрасту сотрудников

Задача получить список сотрудников с разбивкой по возрасту возникает у кадровиков регулярно: для отчетности в вышестоящую организацию, анализа кадрового потенциала, планирования обучения и подготовки статистики. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой отчет можно получить несколькими способами — от штатного отчета «Остатки отпусков»-подобных списков до гибкой настройки через СКД, и выбор зависит от того, какая именно детализация нужна.

Ключевой момент: возраст сотрудника в 1С не хранится как отдельный реквизит. Он всегда вычисляется из даты рождения, указанной в карточке физического лица. Поэтому качество отчета напрямую зависит от полноты данных о датах рождения — если поле не заполнено, сотрудник либо выпадет из отчета, либо попадет в группу с неопределенным возрастом.

Ниже разобраны рабочие способы: типовой отчет «Штатная расстановка» и «Сотрудники» с группировкой, универсальный отчет, произвольный запрос через консоль СКД, а также проверка исходных данных. Инструкции ориентированы на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к 1С:КАМИН, и к самописным кадровым решениям на платформе 1С:Предприятие 8.

Что проверить перед формированием отчета

Прежде чем строить отчет, убедитесь, что у физических лиц заполнены даты рождения. Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса) и отсортируйте список по колонке «Дата рождения». Пустые значения будут в начале или в конце списка — их легко заметить.

Второй момент — актуальность штатного расписания и приемов на работу. Если сотрудник числится в базе, но не оформлен кадровым документом, в штатные отчеты он может не попасть. Проверьте также, не заведены ли дубли физических лиц: один человек с двумя карточками исказит и численность, и возрастную структуру.

Способ 1. Штатный отчет «Сотрудники» с настройкой

Самый простой путь — типовые кадровые отчеты. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» (в некоторых релизах — «Отчеты, справки» → «Кадровые отчеты»). Откройте отчет «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников» — состав отчетов зависит от версии конфигурации.

Нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на вкладку с полями/группировками. Добавьте поле «Возраст» в колонки таблицы либо добавьте группировку по этому полю. В типовой ЗУП возраст доступен как вычисляемый реквизит физического лица. После нажатия «Сформировать» вы получите список сотрудников с возрастом на выбранную дату.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатные сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и добавьте поле «Возраст» в структуру отчета
3. 3
   Укажите период (дату, на которую считается возраст)
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
5. 5
   Сохраните настройку как вариант отчета для повторного использования

Способ 2. Группировка по возрастным интервалам

Часто нужен не просто возраст каждого сотрудника, а распределение по группам: до 25 лет, 25–35, 35–50, старше 50. В типовой настройке отчета прямой группировки по интервалам нет, поэтому используйте один из двух подходов.

Первый — сформировать отчет с колонкой «Возраст», выгрузить его в табличный документ или Excel и там построить сводную таблицу с интервалами. Это быстро, но требует ручной доработки при каждом формировании.

Второй — отбором. В настройках отчета на вкладке «Отбор» добавьте условие «Возраст» → «в диапазоне» и формируйте отчет последовательно для каждой группы, либо создайте несколько вариантов отчета — по одному на интервал. Количество сотрудников в каждом варианте даст нужную структуру.

Способ 3. Универсальный отчет

В разделе «Администрирование» или «Отчеты» найдите «Универсальный отчет». Он позволяет строить выборки по справочникам и регистрам без программирования. Выберите объект «Справочник.ФизическиеЛица» или регистр сведений с кадровыми данными, добавьте поля «ФИО», «Дата рождения».

Ограничение способа: универсальный отчет выводит дату рождения, но не вычисляет возраст автоматически — вычисляемые поля там недоступны в полном объеме. Поэтому этот вариант подходит как источник данных для последующей обработки в Excel: выгрузили, добавили формулу расчета возраста, построили сводную.

Способ 4. Отчет через СКД или консоль запросов

Когда типовых средств не хватает — например, нужны произвольные интервалы, средний возраст по подразделениям, диаграмма распределения — используется схема компоновки данных. В запросе выбираются сотрудники и даты рождения, а возраст вычисляется функцией языка запросов.

Типовой прием — вычисляемое поле вида: разница в годах между датой рождения и текущей датой, с поправкой на то, наступил ли день рождения в текущем году. В СКД это реализуется через выражение на вкладке «Вычисляемые поля». Для интервалов добавляется конструкция ВЫБОР КОГДА Возраст < 25 ТОГДА «до 25» ... КОНЕЦ, и по ней строится группировка.

ВЫБОР
 КОГДА РАЗНОСТЬДАТ(Физлица.ДатаРождения, &ТекущаяДата, ГОД) < 25 ТОГДА "до 25"
 КОГДА РАЗНОСТЬДАТ(Физлица.ДатаРождения, &ТекущаяДата, ГОД) < 40 ТОГДА "25–39"
 ИНАЧЕ "40 и старше"
КОНЕЦ КАК ВозрастнаяГруппа

Если у вас нет навыков работы с СКД, привлеките специалиста по 1С — разработка такого отчета занимает у опытного разработчика небольшое время, а результат сохраняется как внешний отчет и подключается через «Дополнительные отчеты и обработки».

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования сверьте итоговое количество сотрудников в отчете с данными штатной расстановки на ту же дату. Расхождение означает, что часть людей выпала из выборки — чаще всего из-за пустой даты рождения или особенностей учета совместителей.

Обратите внимание на совместителей и сотрудников, работающих по ГПХ. В зависимости от настроек отчета они могут учитываться или нет. Определите заранее, кого вы считаете: только основных работников или всех оформленных — и зафиксируйте это в отборах.

Когда привлекать специалиста по 1С

Самостоятельно безопасно работать с типовыми отчетами и их настройками — вы не изменяете данные, а только способ их представления. Осторожнее с универсальным отчетом: неверно выбранный объект может дать неполную выборку, и вы примете ее за истину.

К разработчику стоит обращаться, если нужны: произвольные возрастные интервалы с автоматической группировкой, средний возраст по подразделениям и должностям, диаграммы, выгрузка в регламентированные формы, автоматическая рассылка отчета по расписанию. Эти задачи решаются внешним отчетом на СКД без изменения конфигурации, что не нарушает поддержку.

Частые вопросы