Как в 1С сформировать отчет по статьям расходов

Отчет по статьям расходов нужен бухгалтеру и руководителю, чтобы понять, куда уходят деньги: на аренду, зарплату, транспорт, рекламу, материалы. В 1С такой отчет не существует как отдельная кнопка — его собирают из стандартных отчетов: оборотно-сальдовой ведомости по счету, анализа счета или отчета «Расходы» в управленческих конфигурациях. Ключ к результату — корректная аналитика «Статьи затрат» или «Статьи расходов» на счетах учета затрат.

Способ формирования зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 расходы группируются по субконто «Статьи затрат» на счетах 20, 25, 26, 44 и по «Прочие доходы и расходы» на счете 91. В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP есть специализированные отчеты по статьям расходов. Ниже разобраны оба подхода с конкретными шагами.

Где в 1С хранятся статьи расходов

Прежде чем строить отчет, нужно понять, откуда программа берет данные. В 1С:Бухгалтерии 8.3 расходы отражаются на счетах затрат, к которым подключена аналитика — субконто. Для производственных и коммерческих расходов это субконто «Статьи затрат» (справочник «Статьи затрат»), для прочих — «Прочие доходы и расходы». Если в документах статья не заполнена или заполнена как «прочее», отчет покажет нерасшифрованную сумму.

В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:ERP используется справочник «Статьи расходов», который привязывается к финансовым документам: списаниям с расчетного счета, расходным кассовым ордерам, поступлениям товаров и услуг. Там аналитика ведется вне бухгалтерских счетов, поэтому отчеты строятся по регистрам, а не по проводкам.

Отчет по статьям расходов в 1С:Бухгалтерии через ОСВ по счету

Самый универсальный способ в 1С:Бухгалтерии 8.3 — оборотно-сальдовая ведомость по счету затрат с группировкой по статьям. Она покажет обороты за период в разрезе каждой статьи, а при необходимости — и по подразделениям.

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
2. 2
   Укажите период и счет затрат: 26 для общехозяйственных, 44.01 для торговых, 20 для производственных расходов.
3. 3
   Нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Статьи затрат» (при необходимости — «Подразделения»).
4. 4
   Убедитесь, что включен признак «По субконто» или развернутая группировка по аналитике.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все суммы распределены по статьям без пустых строк.
6. 6
   Сохраните настройку через «Еще» → «Сохранить настройки», чтобы не повторять настройку в следующий раз.

Если нужны расходы сразу по нескольким счетам, используйте «Анализ счета» с отбором по каждому счету отдельно либо «Обороты между субконто» — этот отчет позволяет сопоставить статьи затрат с подразделениями или номенклатурными группами в одной таблице. Для прочих расходов (счет 91.02) постройте аналогичную ОСВ с группировкой по субконто «Прочие доходы и расходы».

Альтернатива: анализ счета и обороты между субконто

«Анализ счета» (Отчеты → Анализ счета) удобен, когда нужно увидеть динамику расходов по месяцам: он показывает обороты по счету с разворотом по корреспондирующим счетам или по субконто. В настройках на вкладке «Группировка» добавьте «Статьи затрат» и установите периодичность «По месяцам» — получите помесячную картину по каждой статье.

Отчет «Обороты между субконто» (Отчеты → Обороты между субконто) работает как конструктор: в поле «Вид субконто 1» укажите «Статьи затрат», в поле «Вид субконто 2» — например, «Подразделения». На вкладке «Отбор» задайте счет затрат. Результат — матрица «статья × подразделение», которую сложно получить другими способами.

Какой отчет выбрать в 1С:Бухгалтерии

ОСВ по счету

Быстрый итог по статьям за период. Подходит для сверки и контроля, но не показывает динамику по месяцам.

Анализ счета

Нужен разрез по месяцам и корреспондирующим счетам. Менее нагляден для итоговых сумм.

Обороты между субконто

Сопоставление двух аналитик, например статьи и подразделения. Требует аккуратной настройки отбора.

Анализ субконто

Детализация внутри одной статьи: по каким документам и счетам прошли суммы.

Отчет по статьям расходов в 1С:УНФ и 1С:ERP

В 1С:Управление нашей фирмой перейдите в раздел «Деньги» → «Отчеты» → «Доходы и расходы» (или «Расходы» в зависимости от версии). В настройках отчета выберите группировку по полю «Статья» и задайте период. Отчет строится по данным финансовых документов, поэтому в нем попадут и расходы, не отраженные в бухгалтерском учете, — например, плановые платежи, если включен соответствующий режим.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации используйте отчеты раздела «Финансовый результат и контроллинг»: «Доходы и расходы предприятия», а также отчеты по себестоимости с детализацией по статьям расходов. Для анализа расходов по направлениям деятельности добавьте группировку «Направление деятельности» в варианте отчета через «Еще» → «Изменить вариант отчета».

Как настроить справочник статей, чтобы отчет был полезным

Качество отчета полностью определяется качеством справочника статей. Создавайте статьи по принципу «одна статья — один экономический смысл»: «Аренда офиса», «Транспортные услуги», «Реклама», а не общие «Услуги сторонних организаций». Слишком укрупненные статьи делают отчет бесполезным, слишком детальные — размывают картину и провоцируют ошибки при выборе в документах.

В 1С:Бухгалтерии при создании статьи затрат обязательно укажите вид расхода (для налогового учета) — от этого зависит корректность налога на прибыль. Проверьте настройку: Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат. Для статей, которые не должны попадать в декларацию по прибыли, установите вид расхода «Не учитываемые в целях налогообложения».

Проверка результата и типичные проблемы

После формирования отчета сверьте итоговую сумму с контрольной величиной: для 1С:Бухгалтерии — с дебетовым оборотом соответствующего счета в общей ОСВ за тот же период. Если суммы не совпадают, ищите проводки без статьи или отборы, которые отсекли часть данных (например, отбор по конкретному подразделению или организации).

Пустая строка в группировке по статьям означает, что в каких-то документах субконто не заполнено. Чтобы найти такие документы, дважды щелкните по пустой строке — откроется расшифровка (карточка счета) с перечнем проводок. Исправьте документы, после чего пересформируйте отчет.

Контрольные точки

Как проверить корректность отчета

Итог по отчету

Норма

Равен дебетовому обороту счета затрат в общей ОСВ за тот же период

Тревожный признак

Сумма меньше — часть проводок отсечена отбором или не имеет статьи

Строки группировки

Норма

Каждая сумма привязана к конкретной статье

Тревожный признак

Есть строка с пустой статьей или статьей «Прочее» с аномально большой суммой

Период и организация

Норма

Период и отбор по организации соответствуют задаче анализа

Тревожный признак

Отчет сформирован по всем организациям базы, хотя нужна одна

Как сохранить настройку и выгрузить отчет

Чтобы не настраивать группировку каждый раз, сохраните вариант отчета: в форме отчета нажмите «Еще» → «Сохранить настройки» (или «Сохранить вариант отчета» в управляемых формах), задайте понятное имя, например «Расходы по статьям за месяц». Сохраненный вариант появится в списке отчетов и будет доступен в один клик.

Для передачи руководству отчет выгружают в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» в панели табличного документа. Если отчет нужен регулярно, в 1С:Бухгалтерии можно настроить рассылку по расписанию через «Администрирование» → «Регламентные операции» → «Рассылка отчетов» (при наличии соответствующих прав и настроенного почтового аккаунта).

Частые вопросы

Почему в отчете по статьям расходов есть пустая строка без названия статьи?

Это означает, что в части проводок субконто «Статьи затрат» не заполнено. Откройте расшифровку двойным щелчком по строке, найдите документы без статьи и заполните аналитику. После исправления пересформируйте отчет — пустая строка исчезнет.

Можно ли получить отчет по всем расходам предприятия одной таблицей?

Да, но потребуется объединить несколько счетов. В 1С:Бухгалтерии сформируйте ОСВ по счетам 20, 25, 26, 44 и 91.02 с одинаковой группировкой и объедините их в Excel, либо воспользуйтесь «Универсальным отчетом» с отбором по списку счетов. В УНФ и ERP штатные отчеты «Доходы и расходы» показывают полную картину сразу.

Почему отчет по статьям расходов не сходится с декларацией по налогу на прибыль?

Отчет по статьям включает все расходы по бухгалтерскому учету, а в декларацию попадают только признаваемые в налоговом учете суммы с учетом нормирования и разниц. Проверьте вид расхода в карточках статей и сформируйте регистры налогового учета для сопоставления.

Как посмотреть расходы по статьям в разрезе подразделений?

В настройках ОСВ по счету на вкладке «Группировка» добавьте два субконто: «Подразделения» и «Статьи затрат», в нужном порядке вложенности. Альтернатива — отчет «Обороты между субконто», где статьи и подразделения выводятся как перекрестная таблица.

Что делать, если статья расходов была указана неверно в прошлом квартале?

Если период закрыт и отчетность сдана, оцените влияние ошибки: смена статьи внутри одного счета обычно не меняет финансовый результат, но может влиять на налоговый учет, если у статей разные виды расходов. Исправление вносите документом «Операция, введенная вручную» или корректировкой исходного документа после согласования с главным бухгалтером.