Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сформировать отчет по сотрудникам с днями рождения
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать отчет по сотрудникам с днями рождения: отбор по месяцу, настройка отбора, типичные ошибки и проверка результата.
Задача получить список сотрудников с днями рождения возникает у кадровиков и руководителей регулярно: для поздравлений, планирования корпоративных мероприятий, контроля юбилейных дат. В типовых конфигурациях 1С эта информация хранится в карточке физического лица, но готового «однокнопочного» отчета по дням рождения есть не во всех решениях, поэтому приходится использовать стандартные кадровые отчеты с настройкой отбора.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) наиболее удобные инструменты — отчеты «Сотрудники» и «Личные данные сотрудников», а также универсальный отчет. В 1С:Бухгалтерии предприятия выбор ограничен: обычно используют универсальный отчет по регистру сведений или справочнику «Физические лица» с отбором по месяцу рождения. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами.
Ключевая сложность в том, что дата рождения хранится полностью (дд.мм.гггг), а отбирать нужно по месяцу или дню без учета года. Для этого в отборах используют специальные условия сравнения либо вычисляемые поля. Если просто поставить условие «равно» конкретной дате, отчет вернет пустой результат или только тех, кто родился в точности в этот день конкретного года.
Где хранится дата рождения в 1С
Дата рождения вводится в карточке физического лица: раздел «Кадры» (или «Настройка» / «Справочники») → «Физические лица» → поле «Дата рождения». В карточке сотрудника это поле не редактируется напрямую — оно подтягивается из связанного физического лица. Если в отчете дата отсутствует, первым делом проверьте карточку физлица, а не сотрудника.
Важно понимать различие: «Сотрудник» — это объект, связанный с организацией и трудовыми отношениями, а «Физическое лицо» — персональные данные человека. Один человек может иметь несколько сотрудников (основное место и совместительство), поэтому отчет по сотрудникам может показать одного человека дважды. Для списка поздравлений это обычно нежелательно — учитывайте дубли при проверке результата.
Отчет по дням рождения в 1С:ЗУП
Самый быстрый способ — отчет «Личные данные сотрудников». Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Личные данные сотрудников». Нажмите кнопку «Настройки» (или «Настроить»), перейдите на закладку «Отбор» и добавьте условие. В типовой ЗУП в списке полей отбора доступны поля вида «День рождения» или «Месяц дня рождения» — выберите месяц и задайте нужное значение, например «Март». Сформируйте отчет.
Если нужен список на конкретный день (например, кто родился 15-го числа), добавьте второе условие на день рождения либо используйте поле «Дата рождения» с условием сравнения по дню и месяцу, если конфигурация такое поддерживает. В некоторых релизах доступно поле «День рождения» в формате «дд.мм» без года — оно идеально подходит для поздравлений.
- 1Откройте: Кадры → Отчеты, справки → Личные данные сотрудников
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Отбор»
- 3Добавьте условие: Месяц дня рождения = нужный месяц
- 4При необходимости добавьте условие по дню или по подразделению
- 5Нажмите «Закрыть и сформировать»
- 6Проверьте список на дубли и пустые даты
Альтернативный вариант — отчет «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки»). Он строится на СКД и позволяет гибко менять состав колонок: добавьте в структуру поле «Дата рождения», а в отборе задайте условие по месяцу. Этот отчет удобен, если нужны дополнительные сведения: подразделение, должность, дата приема.
Настройка отбора по месяцу без года
Главный технический момент — условие «равно» для полной даты не работает при поиске по месяцу. В настройках отбора СКД (система компоновки данных) для поля даты можно выбрать вид сравнения «Содержит» или использовать расширенные функции, но корректнее всего — отдельное поле месяца. В типовой ЗУП такие поля уже добавлены разработчиками.
Если поля «Месяц дня рождения» в списке нет, откройте расширенные настройки (кнопка «Еще» → «Расширенная настройка» или переключатель вида настроек) и посмотрите доступные поля отбора — часто нужное поле скрыто в полном списке. Также можно воспользоваться отбором вида «Дата рождения в списке» с перечислением дат, но это трудоемко и используется редко.
Удобно сохранить настроенный вариант отчета: кнопка «Еще» → «Сохранить вариант отчета» с названием «Дни рождения — текущий месяц». Тогда в следующий раз достаточно открыть сохраненный вариант и при необходимости поменять месяц.
Отчет в 1С:Бухгалтерии предприятия
В 1С:Бухгалтерии нет специализированного кадрового отчета по дням рождения. Используйте «Универсальный отчет»: раздел «Отчеты» (или «Руководителю» / «Администрирование» в зависимости от релиза) → «Универсальный отчет». Выберите объект данных — справочник «Физические лица» или регистр сведений с кадровыми данными, в колонках укажите «Наименование» и «Дата рождения».
Проблема в том, что универсальный отчет по справочнику не всегда позволяет отобрать по месяцу без года. Практический обходной путь: сформировать полный список физических лиц с датами рождения, выгрузить в табличный документ и отсортировать/отфильтровать по месяцу вручную или через поиск по подстроке в формате даты. Для небольшого штата это быстрее, чем настраивать сложный отбор.
Если в базе подключена подсистема кадрового учета (в БП 3.0 кадровые функции ограничены), проверьте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты» — в некоторых релизах доступен отчет «Сотрудники» с настройками, аналогичными ЗУП.
Сравнение способов
Самый простой путь: готовые поля месяца и дня рождения, минимум настроек. Только для ЗУП.
Гибкая структура колонок, можно добавить подразделение и должность. Требует настройки СКД.
Работает без ЗУП, но отбор по месяцу ограничен; часто нужна ручная фильтрация выгрузки.
Любая структура и автоматическая рассылка. Требует разработчика и тестирования.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования сверьте отчет с реальностью: возьмите 2–3 сотрудников, чьи даты рождения известны, и убедитесь, что они присутствуют в списке при отборе по их месяцу. Затем проверьте количество строк: если в организации 100 человек, а за месяц вышло 0 строк — скорее всего, даты рождения не заполнены или условие отбора составлено неверно.
Проверьте также уволенных: по умолчанию многие отчеты включают только работающих, но если настройка изменена, в список поздравлений могут попасть бывшие сотрудники. Добавьте в отбор условие «Уволен = Нет» или «Работает на дату», если такое поле доступно.
Как проверить результат
Присутствует в отчете за свой месяц
Отсутствует — проверьте карточку физлица и условие отбора
Правдоподобно для штата (примерно 1/12 сотрудников в месяц)
Пусто или подозрительно много строк
В списке только действующие
Есть уволенные — добавьте отбор по статусу
Один человек — одна строка
Совместитель выведен дважды
Автоматизация: рассылка и напоминания
Если список нужен регулярно, настройте рассылку отчетов: в ЗУП раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Рассылка отчетов». Создайте рассылку с сохраненным вариантом отчета, задайте расписание (например, первое число месяца) и получателей. Отчет будет приходить на почту автоматически.
Для напоминаний «на сегодня» потребуется вариант отчета, где месяц и день подставляются динамически — в типовой поставке это реализуется через параметры СКД или небольшую доработку. Если штатных возможностей не хватает, задачу решает внешний отчет на СКД: разработчик добавляет вычисляемое поле «День и месяц рождения» и отбор по текущей дате.
Как выбрать вариант
Ограничения и когда нужна доработка
Типовые отчеты не умеют из коробки: считать возраст и юбилеи (50, 55, 60 лет), строить календарь дней рождения на год, автоматически исключать дубли физлиц. Если эти задачи регулярны, целесообразен внешний отчет — он подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» и не требует изменения конфигурации.
Перед любыми доработками сделайте резервную копию базы. Тестирование внешнего отчета проводите на копии: ошибка в запросе может привести к некорректным данным или зависанию при большом объеме выборки.
Частые вопросы
Почему отчет по дням рождения пустой, хотя даты заполнены?
Чаще всего условие отбора задано как «Дата рождения равно» конкретной дате — сравнивается полная дата с годом. Замените условие на отбор по месяцу (поле «Месяц дня рождения») или проверьте, что даты заполнены именно в карточках физических лиц, а не только в документах приема.
Как получить список сотрудников, у которых день рождения сегодня?
В типовом отчете задайте два условия: месяц рождения равен текущему и день рождения равен текущему числу. Для автоматического ежедневного списка нужен вариант отчета с параметрами текущей даты или внешний отчет — штатные настройки не подставляют «сегодня» в отбор динамически.
Почему один и тот же человек выводится в отчете дважды?
Отчет строится по сотрудникам, а у одного физического лица может быть несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство. Либо отбирайте только основные места работы, либо стройте отчет по физическим лицам.
Можно ли вывести возраст сотрудника в отчете?
В типовых отчетах ЗУП отдельной колонки «возраст» обычно нет. Возраст вычисляется вручную по дате рождения или добавляется через пользовательское поле в настройках СКД (выражение с функцией разности дат), либо через внешний отчет.
Как исключить уволенных сотрудников из списка?
В настройках отбора добавьте условие по полю «Уволен» (значение «Нет») или «Дата увольнения не заполнена» — состав доступных полей зависит от отчета и релиза. Также проверьте период формирования отчета: часть отчетов по умолчанию показывает только работающих на указанную дату.
Можно ли настроить автоматическую рассылку списка ежемесячно?
Да. Сохраните настроенный вариант отчета, затем в разделе «Администрирование» → «Рассылка отчетов» создайте рассылку с этим вариантом, укажите расписание и получателей. Учетная запись почты для отправки должна быть настроена в программе.
Что важно запомнить
Дата рождения хранится в карточке физического лица, а не сотрудника. В ЗУП используйте «Личные данные сотрудников» с отбором по месяцу, в БП — универсальный отчет. Условие «равно» по полной дате не работает — отбирайте по месяцу. Сохраните вариант отчета и при регулярной потребности настройте рассылку.