Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сформировать отчет по продажам за период
Пошаговая инструкция: как в 1С Управление торговлей и Бухгалтерии сформировать отчет по продажам за период, настроить отборы, проверить данные и выгрузить результат.
Отчет по продажам за период — один из самых востребованных инструментов анализа в 1С. Он показывает, сколько товаров или услуг реализовано, какую выручку получила компания, какая валовая прибыль сформирована по каждой позиции или клиенту. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия» — такие отчеты уже встроены и не требуют программирования.
Конкретный путь к отчету зависит от конфигурации и её редакции, но логика везде одинаковая: открыть нужный отчет, задать период, при необходимости настроить отборы и группировки, сформировать и проверить результат. Ниже разобраны типовые сценарии для «Управления торговлей 11» и «Бухгалтерии предприятия 3.0», а также способы проверить корректность цифр.
Прежде чем формировать отчет, убедитесь, что в базе проведены документы реализации за нужный период и не установлены запреты на изменение или просмотр данных. Отчеты строятся только по проведенным документам — черновики и помеченные на удаление объекты в расчет не попадают.
Какие отчеты по продажам есть в типовых конфигурациях
В разных конфигурациях 1С набор отчетов отличается, и выбор конкретного зависит от того, какой показатель нужен: выручка, количество, прибыль или динамика по клиентам. В «Управлении торговлей 11» основные отчеты сосредоточены в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажах» (в некоторых редакциях — «CRM и маркетинг» → «Отчеты»).
Наиболее используемые варианты: «Валовая прибыль предприятия» — выручка, себестоимость и прибыль по товарам и товарам в разрезе клиентов; «Анализ продаж» — гибкий отчет с произвольными группировками; «Динамика продаж» — сравнение периодов; «Продажи по категориям» — для анализа ассортимента. В «Бухгалтерии предприятия» чаще используют «Анализ продаж» из раздела «Отчеты» либо стандартные бухгалтерские отчеты по счетам 90 и 62.
Сравнение вариантов
Подходит, когда нужна выручка и прибыль по товарам. Ограничение: требует корректного расчета себестоимости, иначе прибыль будет искажена.
Гибкий отчет с настраиваемыми группировками по номенклатуре, клиентам, менеджерам. Ограничение: требует времени на настройку варианта.
Подходит для сверки выручки с данными бухучета в 1С: Бухгалтерии. Ограничение: нет детализации по прибыли и количеству.
Как сформировать отчет в 1С: Управление торговлей 11
Откройте раздел «Продажи» и перейдите по ссылке «Отчеты по продажам». В списке выберите нужный отчет, например «Валовая прибыль предприятия». На форме отчета укажите период: можно выбрать стандартный вариант (день, неделя, месяц, квартал, год) из выпадающего списка или задать произвольные даты начала и окончания.
Нажмите кнопку «Сформировать». Через несколько секунд (при больших объемах — дольше) отчет построится и выведется в табличный документ. По умолчанию данные группируются по номенклатуре с итогами по выручке, себестоимости и валовой прибыли. Если нужен другой разрез — например, по клиентам или менеджерам — откройте настройки через кнопку «Настройки» или «Еще» → «Изменить вариант отчета».
В настройках на закладке «Отбор» добавьте условие, например «Организация Равно» конкретной организации, если в базе ведется учет по нескольким юрлицам. На закладке «Группировка» измените структуру строк: добавьте «Контрагент» или «Менеджер». После изменений нажмите «Закрыть и сформировать».
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам»
- 2Выберите отчет, например «Валовая прибыль предприятия»
- 3Установите период: стандартный или произвольные даты
- 4При необходимости добавьте отборы по организации, складу, менеджеру
- 5Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчета
- 6Проверьте итоговые суммы и сохраните вариант настроек для повторного использования
Как сформировать отчет по продажам в 1С: Бухгалтерии
В «Бухгалтерии предприятия 3.0» перейдите в раздел «Отчеты» и откройте «Анализ продаж» (в некоторых релизах отчет называется «Продажи»). Укажите период и нажмите «Сформировать». Отчет покажет выручку в разрезе номенклатуры с возможностью группировки по контрагентам и документам.
Альтернативный способ — стандартный бухгалтерский отчет. Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 90.01 «Выручка» и период. В настройках (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите детализацию по субконто «Номенклатура» и «Контрагенты». Такой отчет удобен для сверки с декларацией по НДС и книгой продаж.
Учтите, что бухгалтерские отчеты опираются на проводки, а не на оперативные данные торговли. Если документы реализации проведены, но в учете есть ручные корректировки или операции, введенные вручную, цифры в бухгалтерском и управленческом отчетах могут различаться.
Настройка отборов, группировок и сохранение варианта
Отборы позволяют сузить данные: по складу, подразделению, менеджеру, группе товаров, конкретному клиенту. В типовых отчетах на СКД (системе компоновки данных) отборы добавляются через «Настройки» → закладка «Отбор» → «Добавить элемент отбора». Поле выбирается из списка доступных, вид сравнения — «Равно», «В списке», «В группе из списка» и другие.
Группировки определяют структуру строк отчета. Например, связка «Менеджер → Контрагент → Номенклатура» покажет продажи каждого менеджера с детализацией до товара. Чем глубже детализация, тем дольше формируется отчет и тем сложнее его читать — для руководящей сводки достаточно группировки по категориям или менеджерам.
Чтобы не настраивать отчет заново каждый раз, сохраните вариант: «Еще» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в простых отчетах). Вариант появится в списке при следующем открытии. Можно сделать вариант доступным другим пользователям, если у вас есть соответствующие права.
Отбор «В группе» удобен для иерархических справочников: например, отбор «Номенклатура В группе» по папке «Телевизоры» выберет все товары из этой папки и вложенных подпапок без перечисления каждой позиции.
Как проверить корректность данных отчета
Первый контрольный ориентир — итоговая выручка. Сверьте её с оборотом по кредиту счета 90.01 в оборотно-сальдовой ведомости за тот же период. Небольшие расхождения возможны из-за возвратов, корректировок и различий в учетной политике, но существенная разница — сигнал проверить документы.
Если в отчете по валовой прибыли себестоимость равна нулю или прибыль выглядит завышенной, вероятная причина — не рассчитана себестоимость. В «Управлении торговлей» себестоимость рассчитывается регламентным заданием или вручную при закрытии месяца. До расчета отчет по прибыли показывает неполные данные.
Также проверьте, нет ли в периоде непроведенных реализаций: откройте журнал документов «Реализация товаров и услуг» и отфильтруйте по признаку проведения. Непроведенный документ не попадает ни в один отчет, и это частая причина «пропавших» продаж.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом по счету 90.01 за тот же период или отличается на объяснимую величину (возвраты, корректировки)
Разница без видимой причины — проверяйте отбор по организации и непроведенные документы
Заполнена по всем строкам с продажами
Нулевая или частичная себестоимость — не выполнен расчет себестоимости за период
Все активные клиенты периода присутствуют
Часть клиентов отсутствует — проверьте отборы и даты документов
Выгрузка и печать отчета
Сформированный отчет можно сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию». Поддерживаются форматы табличного документа (MXL), Excel (XLSX), PDF, HTML и другие. Для передачи руководству обычно используют PDF или Excel — в Excel удобно продолжать анализ сводными таблицами.
При выгрузке в Excel учитывайте, что объединенные ячейки и многоуровневые заголовки группировок могут мешать дальнейшей обработке. В таком случае в настройках отчета отключите оформление и выведите данные плоской таблицей, либо используйте вариант отчета «в виде списка» без иерархии.
Для регулярной рассылки в некоторых конфигурациях доступна настройка рассылки отчетов по расписанию — отчет будет формироваться автоматически и отправляться на указанные адреса. Функция настраивается в разделе администрирования и требует прав на настройку рассылок.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — неверный период. Проверяйте не только месяц, но и год в датах отчета, особенно в начале января, когда легко сформировать отчет за прошлый год. Вторая типичная ситуация — забытый отбор от предыдущего сеанса: отчет «не видит» часть данных, потому что в настройках остался отбор по конкретному складу или менеджеру.
Если отчет формируется очень долго на большом периоде, сократите детализацию: уберите группировку до документов, ограничьте период кварталом вместо года. При работе в файловой базе большие отчеты могут заметно нагружать систему — формируйте их вне пиковой нагрузки.
Помните о правах доступа: если отчет открывается пустым, а данные в базе точно есть, возможно, у вашей учетной записи ограничен доступ к организациям или складам на уровне RLS (ограничение доступа на уровне записей). В этом случае обратитесь к администратору 1С для проверки профиля прав.
Что важно запомнить
Отчет по продажам формируется из раздела «Продажи» (в УТ) или «Отчеты» (в Бухгалтерии): задается период, при необходимости добавляются отборы и группировки. Перед использованием цифр сверьте выручку с оборотом по счету 90.01, убедитесь, что документы проведены и себестоимость рассчитана. Настройки сохраняйте как вариант отчета для повторного использования.
Частые вопросы
Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации вводились?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, либо в настройках отчета остался отбор, исключающий данные (по организации, складу, менеджеру). Также проверьте период отчета и права доступа: при ограничении RLS пользователь видит только разрешенные ему данные.
Как вывести отчет по продажам по конкретному менеджеру?
Откройте настройки отчета, на закладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер Равно» и выберите сотрудника. Альтернатива — оставить отчет общим, но добавить группировку «Менеджер», тогда данные будут показаны по всем менеджерам с итогами по каждому.
Чем отличается выручка в отчете по продажам от данных бухгалтерского учета?
Управленческие отчеты строятся по документам реализации, бухгалтерские — по проводкам. Расхождения возникают из-за возвратов, корректировок, ручных операций и различий в моменте признания выручки. Для сверки используйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 90.01.
Можно ли сформировать отчет по продажам в разрезе дней или недель?
Да. В настройках отчета добавьте группировку по полю «Период» с нужной детализацией — день, неделя, месяц. В отчете «Динамика продаж» такая группировка предусмотрена по умолчанию и позволяет сравнивать периоды между собой.
Почему в отчете по валовой прибыли себестоимость равна нулю?
Себестоимость не рассчитана за период. В «Управлении торговли» её расчет выполняется при закрытии месяца или регламентным заданием. Пока расчет не выполнен, отчет показывает только выручку, и анализировать прибыль по нему нельзя.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать его заново?
После настройки отборов и группировок нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное название. Вариант появится в списке при следующем открытии отчета. При наличии прав вариант можно сделать общим для других пользователей.