Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сформировать отчет по продажам по месяцам
Пошаговая инструкция: как в 1С сформировать отчет по продажам по месяцам. Настройка периода, группировки, валовой прибыли, проверка данных и типичные ошибки.
Отчет по продажам с разбивкой по месяцам — один из самых востребованных инструментов анализа в 1С. Он показывает динамику выручки, позволяет сравнить периоды между собой, выявить сезонность и оценить эффективность менеджеров или номенклатурных групп. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) такой отчет строится штатными средствами без доработок.
Базовый инструмент — отчет «Продажи» (в УТ 11 — «Выручка и себестоимость продаж» и «Анализ продаж»), в котором достаточно задать период и добавить группировку по месяцам. В более старых конфигурациях, например «Управление торговлей 10.3» или «Бухгалтерия предприятия», используются отчеты «Продажи» и «Анализ продаж» либо оборотно-сальдовая ведомость по счету 90 с субконто.
Ниже разобран порядок формирования отчета на примере 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Бухгалтерия 8.3, настройка группировки по месяцам, варианты анализа прибыли, а также способы проверить корректность цифр перед тем, как передавать отчет руководству.
Где находятся отчеты по продажам в разных конфигурациях
Расположение отчетов зависит от конфигурации. В «Управлении торговлей 11» основные отчеты собраны в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Здесь доступны «Выручка и себестоимость продаж», «Анализ продаж по контрагентам», «Продажи по категориям» и другие варианты. Для помесячного анализа чаще всего используют именно «Выручку и себестоимость», так как она показывает и суммы, и прибыль.
В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Продажи» → «Анализ продаж» (или «Отчеты» → «Анализ продаж» в зависимости от релиза). Дополнительно доступны «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 90.01 с группировкой по периодам и универсальный отчет, где можно построить произвольную выборку по регистрам.
В «Комплексной автоматизации» и «ERP» отчеты продаж находятся в разделе «CRM и маркетинг» или «Продажи», логика настройки аналогична УТ 11, поскольку механизм отчетов общий — на базе системы компоновки данных.
Формирование базового отчета по продажам
Откройте отчет «Выручка и себестоимость продаж» (в УТ 11) или «Анализ продаж» (в Бухгалтерии). В шапке отчета задайте период — например, с 1 января по 31 декабря. Удобно пользоваться кнопкой выбора стандартного периода: «Год», «Квартал», «Произвольный период». Нажмите «Сформировать» — программа построит отчет по умолчанию, обычно с группировкой по организациям или номенклатуре.
Если в базе несколько организаций, проверьте отбор: в шапке или в настройках может стоять конкретная организация, и тогда отчет покажет продажи только по ней. Для консолидированной картины уберите отбор или добавьте группировку «Организация» выше группировки по месяцам.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Выручка и себестоимость продаж»
- 2Укажите период отчета (например, год)
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что данные появились
- 4Откройте «Настройки» и добавьте группировку «Период, месяц»
- 5Сформируйте отчет повторно и проверьте итоги
Настройка группировки по месяцам
Ключевой шаг — добавить в структуру отчета группировку по периоду. Нажмите кнопку «Настройки» (в УТ 11 — «Показать настройки» или ссылка «Настройки» в шапке). В окне настроек перейдите на вкладку «Структура» или «Группировка». Выделите корневой элемент «Отчет» и нажмите «Добавить» → «Новая группировка». В поле группировки выберите «Период, месяц» (в некоторых отчетах — «Период регистрации» или «Месяц»).
Порядок группировок определяет вид отчета. Если «Период, месяц» стоит первым, а ниже — «Номенклатура», вы увидите каждый месяц с раскрытием продаж по товарам. Если наоборот — каждый товар с помесячной динамикой. Для сводной таблицы «менеджеры × месяцы» удобнее первая схема: месяц наверху, внутри него менеджеры.
В расширенных настройках (кнопка «Расширенная настройка» или переключатель вида настроек) можно включить итоги по группировкам, выбрать выводимые ресурсы (сумма выручки, себестоимость, валовая прибыль, количество) и задать оформление. После изменений нажмите «Закрыть и сформировать».
Если поля «Период, месяц» нет в списке
В некоторых отчетах поле периода называется иначе: «Период», «Дата», «Период регистрации». В настройках компоновки у таких полей есть вложенные варианты — «Месяц», «Квартал», «Неделя». Раскройте поле «Период» плюсиком и выберите именно «Месяц». Если поля нет совсем, отчет построен без измерения периода — тогда используйте другой отчет или универсальный.
Анализ валовой прибыли по месяцам
Если нужна не только выручка, но и прибыль, в отчете «Выручка и себестоимость продаж» откройте настройки и на вкладке «Показатели» (или «Поля») отметьте ресурсы: «Сумма выручки», «Себестоимость», «Валовая прибыль», «Рентабельность». После формирования каждый месяц покажет строку с выручкой и прибылью, а внизу отчета будут итоги за весь период.
Учтите: себестоимость в управленческих отчетах рассчитывается по данным партионного учета. Если в базе не проведен документ «Расчет себестоимости товаров» за нужные месяцы (в УТ 11 при использовании регламентных операций закрытия месяца), колонки прибыли могут быть пустыми или содержать предварительные оценочные значения. Перед анализом прибыли убедитесь, что закрытие месяца выполнено за весь анализируемый период.
Помесячный анализ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте «Продажи» → «Анализ продаж». Задайте период, в настройках добавьте группировку «Период, месяц». Отчет покажет выручку, себестоимость и прибыль по данным бухгалтерских проводок — по счетам 90.01, 90.02, 90.09.
Альтернатива — оборотно-сальдовая ведомость по счету 90.01 «Выручка»: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», в настройках включите «По субконто» (номенклатурные группы) и периодичность «По месяцам». Такой вариант удобен, когда нужно сверить управленческие цифры с бухгалтерскими.
Сравнение вариантов
Управленческие данные, гибкие группировки, прибыль. Требует выполненного закрытия месяца для корректной себестоимости.
Данные по проводкам, совпадает с регламентированным учетом. Ограниченная детализация по сравнению с УТ.
Быстрая сверка оборотов по месяцам. Нет показателей прибыли в удобном виде и детализации по менеджерам.
Произвольная выборка по регистрам, когда типовые отчеты не подходят. Требует понимания структуры регистров.
Сохранение варианта отчета и выгрузка
Чтобы не настраивать группировку каждый раз, сохраните вариант отчета: в окне настроек нажмите «Сохранить вариант» (или в шапке отчета — «Варианты отчета» → «Сохранить»), задайте понятное имя, например «Продажи по месяцам и менеджерам». В следующий раз отчет откроется сразу в нужном виде, а вариант появится в списке отчетов раздела.
Для передачи руководству сформированный отчет выгружается через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel (MXL, XLSX) или PDF. Табличный документ можно также отправить по электронной почте прямо из формы, если в программе настроена учетная запись почты.
Сохраняйте два варианта отчета: сводный «только месяцы» для быстрой оценки динамики и детальный «месяц + номенклатура» для поиска причин отклонений. Переключение между вариантами занимает секунды и избавляет от повторной настройки.
Проверка корректности данных
Перед использованием цифр сверьте итог отчета с контрольными источниками. В УТ 11 итог по выручке за месяц должен совпадать с суммой проведенных документов «Реализация товаров и услуг» за этот месяц (отчет «Журнал документов продажи» с итогом по колонке суммы). В Бухгалтерии — с кредитовым оборотом счета 90.01.
Обратите внимание на документы, введенные задним числом: если отчет формировался раньше, а потом кто-то провел реализацию прошлым месяцем, цифры изменятся. Для ответственных отчетов имеет смысл установить дату запрета изменения данных после закрытия периода.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом счета 90.01 или суммой реализаций за месяц
Расхождение — есть непроведенные документы, отборы или разные методики учета
Заполнена, значения правдоподобны
Пусто или аномально — не выполнен расчет себестоимости
Все месяцы периода присутствуют, включая нулевые при нужной настройке
Месяцы пропущены — проверьте период и отборы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — «пустой» отчет. Причины: неверно задан период, стоит лишний отбор (по организации, складу, подразделению), документы не проведены или у пользователя нет прав на часть данных. Проверяйте настройки отбора в первую очередь.
Вторая ошибка — сравнение управленческого отчета с бухгалтерским без учета методических различий: в УТ 11 выручка может считаться по отгрузке, а в бухучете — по другим правилам, плюс различия в НДС (управленческие отчеты часто показывают суммы с НДС или без, в зависимости от настройки варианта). Всегда уточняйте, в каких суммах построен отчет.
Ограничение типовых отчетов — фиксированный набор полей. Если нужна нестандартная аналитика (например, продажи по месяцам в разрезе произвольного дополнительного реквизита номенклатуры), используйте «Универсальный отчет» или закажите доработку внешнего отчета у специалиста по 1С.
Что важно запомнить
Помесячный отчет строится добавлением группировки «Период, месяц» в настройках типового отчета по продажам. Сохраните вариант, проверьте отборы и закрытие месяца, сверьте итоги с оборотами — и отчет будет достоверным.
Частые вопросы
Как вывести месяцы в колонках, а не в строках?
В настройках отчета на вкладке структуры добавьте группировку «Период, месяц» не в строки, а в колонки таблицы: выберите «Новая таблица», в строках укажите, например, «Номенклатура», в колонках — «Период, месяц». Получится сводная матрица, удобная для сравнения периодов.
Почему в отчете нет данных за отдельный месяц?
Чаще всего за этот месяц нет проведенных документов реализации, либо действует отбор, исключающий документы месяца. Также проверьте, что период отчета захватывает нужный месяц целиком и что документы проведены, а не сохранены как черновики.
Как показать продажи по месяцам с нарастающим итогом?
В типовых отчетах на СКД нарастающий итог обычно не выводится напрямую. Обходной путь — выгрузить отчет в Excel и добавить формулу накопительной суммы, либо сформировать отчет несколько раз с периодами «с начала года по месяц N». Для постоянной потребности заказывают доработку отчета.
Можно ли сравнить продажи по месяцам двух разных лет в одном отчете?
Штатно в одном варианте — задайте период, охватывающий оба года, и добавьте группировки «Год» и «Месяц». Для наглядного сравнения год к году удобнее выгрузить данные в Excel и построить сводную таблицу или диаграмму.
Отчет формируется очень долго. Что делать?
Сократите период, уберите лишнюю детализацию (до документов), проверьте, не стоят ли отборы по несвязанным полям. В клиент-серверном режиме длительное формирование может указывать на необходимость обновления статистики и обслуживания СУБД — это задача администратора.
Как учесть возвраты в отчете по продажам?
В отчете «Выручка и себестоимость продаж» возвраты обычно уменьшают выручку автоматически, итоги показываются нетто. Если нужно видеть продажи и возвраты отдельно, добавьте группировку по типу документа или используйте отчет «Анализ причин возвратов» и сопоставьте с основным.