Как в 1С сформировать отчет по продажам по менеджеру

Отчет по продажам по менеджерам — один из самых востребованных инструментов контроля работы отдела продаж в 1С. Он показывает, сколько каждый менеджер продал в деньгах, количестве и марже, и позволяет сравнить эффективность сотрудников между собой. В типовых конфигурациях — «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Бухгалтерия» — такой отчет доступен без доработок, нужно только правильно его найти и настроить.

Главная сложность обычно не в самом отчете, а в корректности данных: если в документах продажи не заполнен реквизит «Менеджер», отчет покажет пустые строки или свалит все продажи в одну группу. Поэтому перед формированием отчета стоит убедиться, что в учете ведется аналитика по менеджерам, а после формирования — сверить итоги с оборотами по продажам.

Ниже разобран порядок формирования отчета в «1С:Управление торговлей 11» (в ERP и КА логика идентична), отдельно описан вариант для «1С:Бухгалтерии 3.0», настройка отборов и группировок, проверка результата и типичные ошибки.

Где находится отчет по продажам по менеджерам

В «1С:Управление торговлей 11» отчеты по продажам сгруппированы в разделе Продажи. Откройте подменю Отчеты по продажам — там находятся типовые варианты: «Валовая прибыль предприятия», «Продажи по менеджерам», «Валовая прибыль по менеджерам», «Динамика продаж». Точный состав списка зависит от версии конфигурации и включенных функциональных опций.

Если нужного отчета нет в списке, проверьте настройки: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. Опция ведения аналитики по менеджерам должна быть включена. Также часть отчетов доступна через универсальный «Отчет по продажам», где менеджера можно вывести группировкой.

В «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации» путь аналогичный: раздел Продажи или CRM и маркетинг → Отчеты. В «1С:Бухгалтерии 3.0» типового отчета «по менеджерам» нет — там используют оборотно-сальдовую ведомость по счету 90 или отчет «Анализ продаж» с группировкой по субконто, если аналитика по менеджерам ведется через договоры или подразделения.

Формирование отчета: пошаговый порядок

Базовый сценарий занимает меньше минуты, если данные в учете заполнены корректно. Рассмотрим его на примере отчета «Валовая прибыль по менеджерам» в УТ 11.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам».
2. 2
   Выберите отчет «Валовая прибыль по менеджерам» или «Продажи по менеджерам».
3. 3
   Установите период отчета — дату начала и окончания.
4. 4
   При необходимости добавьте отбор: конкретный менеджер, организация, склад, клиент или группа номенклатуры.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения табличного документа.
6. 6
   Проверьте итоги: сумма выручки по всем менеджерам должна совпадать с оборотом продаж за период.

После формирования отчет выводится в виде табличного документа, который можно сохранить в Excel, отправить по почте прямо из 1С или вывести на печать. Для регулярного использования настройки удобно сохранить как отдельный вариант отчета — об этом ниже.

Если отчет формируется долго (при больших объемах данных), установите более узкий период или добавьте отборы — это сократит выборку. В файловых базах на слабом оборудовании формирование за год по крупной базе может занимать заметное время.

Настройка группировок и отборов

Стандартная структура отчета — группировка «Менеджер», внутри которой выводятся показатели: сумма выручки, себестоимость, валовая прибыль, рентабельность. Через кнопку «Настройки» (или «Изменить вариант отчета») структуру можно изменить под свою задачу.

Типовые доработки структуры, которые чаще всего требуются на практике:

• добавить вложенную группировку «Номенклатура» или «Категория номенклатуры» — чтобы видеть, что именно продает каждый менеджер;
• добавить группировку «Клиент (Партнер)» — для анализа клиентской базы менеджера;
• добавить группировку по периоду (месяц, неделя) — для оценки динамики;
• включить отбор «Менеджер ≠ пусто», чтобы убрать продажи без указания ответственного.

Отборы настраиваются на закладке «Отбор» в настройках варианта. Доступны поля: организация, склад, подразделение, соглашение, вид цен, хозяйственная операция. Например, отбор по типу операции позволяет исключить возвраты, если нужно видеть только «чистые» продажи.

Для сравнения менеджеров между собой удобнее всего вариант с группировкой «Менеджер» на верхнем уровне и отбором по одному периоду. Для анализа работы одного менеджера — наоборот: отбор по конкретному сотруднику и детализация по клиентам и номенклатуре.

Сохранение варианта отчета и рассылка

После настройки структуры и отборов сохраните результат как свой вариант: Ещё → Сохранить вариант отчета (или кнопка «Сохранить вариант» в панели настроек). Задайте понятное имя, например «Продажи менеджеров по месяцам». Вариант появится в списке отчетов и будет доступен в один клик.

В УТ 11 и ERP сохраненный вариант можно поставить на автоматическую рассылку: Ещё → Настроить рассылку отчетов. Система будет формировать отчет по расписанию и отправлять его руководителю отдела продаж на почту. Для этого в базе должны быть настроены учетные записи электронной почты и права на рассылку.

Вариант можно сделать общим (доступным всем пользователям) или личным. Общие варианты создает пользователь с правами администратора или настройки отчетов — это удобно, чтобы у всех руководителей был одинаковый, согласованный формат.

Проверка корректности данных в отчете

Самая частая причина «неправильного» отчета — незаполненный реквизит «Менеджер» в документах «Реализация товаров и услуг» и «Акт выполненных работ». Такие документы попадают в отчет с пустым менеджером или не попадают вовсе, если стоит отбор.

Вторая причина расхождений — возвраты товаров. В отчете по валовой прибыли возвраты уменьшают выручку и прибыль менеджера. Если руководство считает эффективность только по «грязным» продажам, нужен отдельный вариант с отбором по виду операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка по отчету

Норма

Совпадает с оборотом по продажам за период (отчет «Валовая прибыль предприятия» или ОСВ по выручке)

Тревожный признак

Сумма меньше — есть документы без менеджера или с отбором

Строка с пустым менеджером

Норма

Отсутствует или содержит осознанно оставленные документы

Тревожный признак

В ней значительная доля продаж — реквизит не заполняется

Влияние возвратов

Норма

Возвраты корректно уменьшают показатели менеджера

Тревожный признак

Возвраты завышают или занижают результат из-за неверного отбора

Для поиска документов без менеджера сформируйте отчет с группировкой «Менеджер» и разверните строку с пустым значением — внутри будут документы-регистраторы. Их можно открыть и заполнить реквизит вручную, либо настроить заполнение менеджера по умолчанию из карточки пользователя или соглашения с клиентом.

Отчет по менеджерам в 1С:Бухгалтерии 3.0

В бухгалтерской конфигурации отдельного отчета по менеджерам нет, так как учет ведется в разрезе контрагентов и договоров, а не менеджеров. Обходные варианты зависят от того, как в базе организована аналитика.

Сравнение вариантов

Группировка по договорам или контрагентам

Подходит, если за каждым менеджером закреплен свой круг клиентов. Ограничение: не работает при общих клиентах у нескольких менеджеров.

Анализ субконто по подразделениям

Подходит, если менеджеры привязаны к подразделениям и в документах заполнено подразделение. Ограничение: один менеджер — одно подразделение.

Универсальный отчет по документам

Через «Универсальный отчет» можно вывести реализации с группировкой по реквизиту «Ответственный». Ограничение: ответственный — это пользователь, а не менеджер из соглашения.

Переход на УТ 11 или ERP

Подходит, когда аналитика по менеджерам нужна постоянно и в разрезе прибыли. Ограничение: требует внедрения отдельной конфигурации.

Если аналитика по менеджерам критична для бизнеса, а учет ведется только в Бухгалтерии, практичный путь — добавить в документы дополнительный реквизит «Менеджер» средствами механизма дополнительных реквизитов и строить отчет через «Универсальный отчет» или консоль СКД. Это уже задача для специалиста по 1С, но она решается без изменения типовой конфигурации.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельно стоит сказать о себестоимости. Показатель «валовая прибыль» в УТ 11 корректен только после выполнения регламентных операций расчета себестоимости (закрытие месяца). Если сформировать отчет в середине месяца, себестоимость может быть рассчитана по предварительным данным, и прибыль по менеджерам окажется приблизительной.

FAQ

Почему в отчете по менеджерам есть строка с пустым менеджером?

Это документы, в которых не заполнен реквизит «Менеджер». Разверните строку до документов, откройте их и укажите ответственного. Чтобы проблема не повторялась, настройте подстановку менеджера по умолчанию из карточки пользователя или соглашения с клиентом.

Как вывести отчет по одному конкретному менеджеру?

Откройте настройки отчета, на закладке «Отбор» добавьте условие «Менеджер равно» и выберите сотрудника. Сохраните это как отдельный вариант, если отчет нужен регулярно.

Почему колонка «Валовая прибыль» пустая или с нулями?

Скорее всего, не рассчитана себестоимость: не выполнено закрытие месяца или не проведены документы поступления. Выполните регламентные операции расчета себестоимости и сформируйте отчет заново.

Учитываются ли в отчете возвраты от клиентов?

Да, в типовых отчетах по продажам и валовой прибыли возвраты уменьшают выручку и прибыль менеджера. Если нужен отчет только по отгрузкам без возвратов, добавьте отбор по хозяйственной операции или виду документа.

Можно ли отправлять отчет руководителю автоматически?

Да, в УТ 11 и ERP есть механизм рассылки отчетов: сохраните нужный вариант и настройте расписание отправки на почту. Потребуется настроенная учетная запись электронной почты в базе.

Что делать, если в списке нет отчета по менеджерам?

Проверьте, включена ли аналитика по менеджерам в настройках раздела «Продажи», и есть ли у пользователя права на отчеты. Если отчета нет в конфигурации (например, в Бухгалтерии), используйте универсальный отчет с группировкой по нужному реквизиту.