Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С сформировать отчет по поступлениям товаров
Как сформировать отчет по поступлениям товаров в 1С: типовые отчеты в УТ, ERP и Бухгалтерии, настройка периода, отборов, проверка данных и исправление ошибок.
Отчет по поступлениям товаров нужен для контроля закупок, сверки с поставщиками и анализа оборачиваемости. В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Бухгалтерия предприятия» — такие отчеты уже встроены, и их можно получить без программирования. Достаточно знать, где находится нужный отчет и какие настройки влияют на результат.
Ключевая сложность в том, что данные о поступлениях хранятся в документах «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ 11 и ERP), а отчеты строятся по разным регистрам: по документам, по складским остаткам, по расчетам с поставщиками. От выбора регистра зависит, что именно вы увидите — количество и суммы по накладным, движение товара на складе или задолженность перед поставщиком.
Ниже разобраны основные способы получить отчет о поступлениях, настройки периода и отборов, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых цифры в отчете расходятся с реальными накладными.
Где находятся отчеты о поступлениях в разных конфигурациях
Расположение отчетов зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» основные отчеты по закупкам собраны в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам». Здесь доступны «Поступления товаров и услуг», «Анализ закупок», «Состояние выполнения заказов поставщикам» и другие формы.
В «1С:Бухгалтерия 8» отчеты по поступлениям находятся в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» — это журнал документов, а аналитические данные получают через «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (счета 41, 60) или через универсальный отчет. Для управленческого анализа в бухгалтерии чаще используют стандартные отчеты по счетам с группировкой по контрагентам и номенклатуре.
Если нужного отчета нет в меню, откройте его через «Ещё» → «Отчеты» в соответствующем разделе или воспользуйтесь поиском по команде «Найти» в главном меню — введите слово «поступления», и система покажет доступные отчеты и документы.
Как сформировать отчет «Поступления товаров и услуг» в УТ 11 и ERP
Откройте раздел «Закупки», затем «Отчеты по закупкам» и выберите «Поступления товаров и услуг». Укажите период анализа — дату начала и окончания. Нажмите «Сформировать»: отчет покажет номенклатуру, количество, суммы поступлений в разрезе поставщиков и документов.
Для детализации нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»). Здесь можно изменить группировки строк — например, вывести сначала поставщика, затем номенклатуру, — добавить дополнительные поля (номер и дату документа, договор, склад) и задать отборы. Отбор по конкретному поставщику добавляется через «Добавить отбор» → поле «Партнер» или «Поставщик» → вид сравнения «Равно».
Если нужен отчет по конкретному товару, добавьте отбор по полю «Номенклатура». Для анализа по группе товаров используйте вид сравнения «В группе» и укажите папку справочника. Готовую настройку можно сохранить кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не настраивать отчет заново каждый раз.
- 1Откройте раздел «Закупки» → «Отчеты по закупкам» → «Поступления товаров и услуг»
- 2Задайте период отчета в полях даты начала и окончания
- 3При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы по поставщику, складу, номенклатуре
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговые суммы
- 5Сохраните вариант настроек или выведите отчет на печать / в Excel
Как получить отчет по поступлениям в 1С:Бухгалтерия
В бухгалтерской конфигурации нет отдельного отчета «Поступления товаров» в управленческом виде, но данные легко получить двумя способами. Первый — журнал документов «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» с отбором по периоду и контрагенту: это список накладных с суммами, который можно вывести на печать.
Второй способ — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 «Товары» или 60 «Расчеты с поставщиками». Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выберите счет и период, в настройках включите субконто «Номенклатура» (для счета 41) или «Контрагенты» (для счета 60). Обороты по дебету счета 41 покажут поступления товаров за период.
Для более гибкого анализа используйте «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты» → «Универсальный отчет»): выберите вид объекта «Документы», тип «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нужные реквизиты. Это позволяет выгрузить перечень накладных с произвольным набором полей.
Сравнение способов получения данных
Подходит для управленческого анализа закупок: количество, суммы, поставщики. Не отражает бухгалтерские проводки.
Показывает поступления в бухгалтерском и налоговом учете. Неудобна для анализа по складам и менеджерам.
Гибкий выбор полей и отборов, но требует понимания структуры документов и регистров.
Быстрый способ сверить список накладных с бумажными документами. Нет аналитики и группировок.
Настройка периода, отборов и группировок
Период — главный параметр отчета. Учтите, что отчет берет документы по дате проведения, а не по дате накладной поставщика. Если поставщик отгрузил товар 28-го числа, а вы оприходовали его 2-го числа следующего месяца, поступление попадет в отчет следующего периода. Для сверки с первичкой ориентируйтесь на дату входящего документа — её можно вывести дополнительным полем.
Отборы позволяют сузить выборку. Типовые отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по складу, по поставщику, по договору, по номенклатурной группе. Вид сравнения «В списке» удобен, когда нужно выбрать несколько конкретных поставщиков; «Не равно» — чтобы исключить внутренние перемещения.
Группировки определяют структуру отчета. Для анализа закупок по поставщикам поставьте группировку «Партнер» первой строкой; для анализа по товарам — «Номенклатура». В настройках на закладке «Дополнительные поля» добавьте колонки «Номер документа», «Дата», «Склад», чтобы отчет можно было использовать как сверочную ведомость.
Как проверить корректность данных в отчете
Первый контроль — сопоставление итоговой суммы отчета с журналом документов поступления за тот же период. Если суммы отличаются, чаще всего причина в непроведенных документах: отчеты строятся только по проведенным. Откройте журнал поступлений и проверьте, нет ли документов без зеленой отметки проведения.
Второй контроль — сверка с бухгалтерскими регистрами. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 41.08 (или 41.01) за тот же период и сравните оборот по дебету с суммой отчета по поступлениям без НДС. Расхождения возможны из-за ручных операций, корректировок поступления и документов «Оприходование товаров», которые не являются закупками.
Третий контроль — проверка дат. Отсортируйте отчет по дате документа и убедитесь, что нет поступлений, проведенных «задним числом» после закрытия периода. Такие документы меняют прошлые отчеты и могут стать причиной расхождений при повторной сверке.
Как проверить результат
Суммы совпадают с учетом непроведенных документов
Расхождение — есть непроведенные или удаленные документы
Разница объясняется оприходованиями и корректировками
Необъяснимое расхождение — проверяйте ручные операции
Все документы внутри выбранного периода
Есть документы с датами вне периода или проведенные задним числом
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая ошибка — пустой отчет при наличии поступлений. Причины: неправильный период, установленный ранее отбор по поставщику или складу, отсутствие прав на просмотр документов. Сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки» и сформируйте отчет заново.
Вторая ошибка — двойной учет одного поступления. Это происходит, когда на одну накладную введены два документа: например, «Поступление товаров» и отдельно «Оприходование». Найдите дубли поиском по номеру входящего документа в журнале поступлений и пометьте лишний на удаление после проверки связанных документов.
Третья ошибка — расхождение сумм из-за возвратов поставщику. Документ «Возврат товаров поставщику» уменьшает поступления, но не все отчеты учитывают его автоматически. Уточните в настройках отчета, включаются ли корректировки и возвраты со знаком минус, или формируйте отдельный отчет по возвратам для сверки.
Выгрузка, печать и сохранение настроек
Сформированный отчет выводится в табличный документ, который можно распечатать через «Файл» → «Печать» или сохранить в Excel, PDF или MXL через «Файл» → «Сохранить копию». Для передачи поставщику или руководителю удобнее PDF; для дальнейшей обработки — Excel.
Если отчет формируется регулярно, сохраните настройки как вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в старых версиях). Вариант будет доступен в списке отчетов раздела, и коллеги с теми же правами смогут им пользоваться.
В некоторых конфигурациях доступна рассылка отчетов по расписанию (раздел «Администрирование» → «Рассылка отчетов»): настройте периодичность, получателей и формат файла — отчет по поступлениям будет приходить автоматически, например каждый понедельник утром.
Если отчет по поступлениям нужен ежедневно для сверки с поставщиками, сохраните два варианта: детальный (с документами и номенклатурой) для сверки и сводный (только поставщики и суммы) для руководства. Переключение между вариантами занимает секунды и избавляет от повторной настройки.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Типовые отчеты покрывают большинство задач, но у них есть границы. Если нужен отчет по поступлениям с расчетом наценки, маржинальности или сопоставлением с продажами по каждой накладной — потребуется либо комбинация типовых отчетов, либо доработка через консоль отчетов СКД. Такие задачи безопаснее поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить конфигурацию.
Не изменяйте типовые отчеты через конфигуратор самостоятельно: при обновлении конфигурации доработки могут конфликтовать с новыми версиями, а ошибки в запросах — искажать данные. Для разовых нестандартных выборок используйте консоль отчетов или универсальный отчет — это не затрагивает структуру базы.
Что важно запомнить
Отчет по поступлениям формируется из раздела «Закупки» (УТ, ERP) или через ОСВ и универсальный отчет (Бухгалтерия). Задайте период, добавьте отборы по организации, поставщику и складу, проверьте проведенность документов и сверьте итоги с журналом поступлений и оборотами по счету 41. Сохраните настройки как вариант для регулярного использования.
Частые вопросы
Почему отчет по поступлениям пустой, хотя накладные введены?
Чаще всего документы не проведены — отчеты строятся только по проведенным. Также проверьте период отчета и сбросьте старые отборы через «Установить стандартные настройки». Реже причина в недостатке прав: попросите администратора проверить доступ к документам поступления.
Как вывести в отчет номер и дату накладной поставщика?
В настройках отчета откройте закладку «Дополнительные поля» и добавьте реквизиты входящего документа — в УТ 11 это «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» документа «Приобретение товаров и услуг». Если таких полей нет, добавьте группировку по документу — реквизиты будут видны при расшифровке двойным щелчком.
Почему суммы в отчете по закупкам не совпадают с оборотами по счету 41?
Отчет по закупкам учитывает только документы поступления от поставщиков, а счет 41 — еще и оприходования, перемещения, корректировки и ручные операции. Сформируйте анализ счета 41 и посмотрите обороты по корреспондирующим счетам: поступления от поставщиков идут с корсчетом 60.
Можно ли сформировать отчет по поступлениям за прошлый закрытый период?
Да, отчеты строятся за любой период, за который есть проведенные документы, — закрытие периода не блокирует формирование отчетов. Но учтите: если после закрытия кто-то провел документы задним числом, цифры могут отличаться от тех, что были на момент закрытия.
Как исключить из отчета внутренние перемещения между складами?
Отчет «Поступления товаров и услуг» по умолчанию берет только документы закупки, перемещения туда не попадают. Если вы используете отчет по движению товаров (например, «Ведомость по товарам на складах»), добавьте отбор по типу документа или хозяйственной операции «Закупка у поставщика».
Что делать, если нужного отчета нет в меню раздела?
Состав отчетов зависит от конфигурации и прав пользователя. Воспользуйтесь поиском в главном меню по слову «поступления», проверьте команду «Ещё» → «Отчеты» в разделе закупок или используйте универсальный отчет. Если отчет скрыт настройками интерфейса, попросите администратора включить его в панели отчетов.