Как в 1С сформировать отчет по номенклатуре и поставщику

Задача получить в 1С список товаров в разрезе поставщиков возникает у закупщиков, товароведов и бухгалтеров регулярно: нужно проверить, у кого закупался товар, сравнить цены, проанализировать остатки или подготовить данные для переговоров с контрагентами. В типовых конфигурациях (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия) эта задача решается без программирования — штатными отчетами и настройками отборов.

Ключевой момент — понять, какие именно данные нужны: поступления товаров за период, текущие остатки с привязкой к основному поставщику, цены закупки или задолженность перед поставщиками по конкретной номенклатуре. От этого зависит выбор отчета и регистров, из которых система будет брать данные. Ниже разобраны основные способы — от готовых отчетов до универсального, который вытащит связку «номенклатура + поставщик» практически из любого документа.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах (интерфейс «Такси»). В старых версиях на обычных формах логика та же, отличается только расположение кнопок. Если конфигурация сильно доработана, названия отчетов могут отличаться — ищите их по разделам «Закупки» и «Склад».

Определите, какие данные нужны: поступления, остатки или цены

Прежде чем открывать отчеты, сформулируйте задачу точнее. «Отчет по номенклатуре и поставщику» может означать три разные вещи, и для каждой есть свой инструмент. Первая — история закупок: какие товары, у каких поставщиков, в каком количестве и по каким ценам поступали за период. Вторая — текущие остатки на складах с привязкой к поставщику (здесь есть важное ограничение, о нем ниже). Третья — цены поставщиков по номенклатуре для сравнения условий закупки.

Важное ограничение: складские остатки в 1С по умолчанию не хранят поставщика. Товар на складе учитывается без привязки к тому, у кого он куплен, если не ведется партионный учет или не используются серии/характеристики с указанием поставщика. Поэтому отчет «остатки по поставщикам» корректно работает только при включенном учете по партиям (документам поступления) — тогда поставщика можно вытащить из партии. Если партионный учет не ведется, реальный вариант — отчет по поступлениям за период, а не по остаткам.

Для анализа закупок подходят регистры, в которых фиксируются документы поступления: там одновременно есть и номенклатура, и контрагент. Для цен — регистр сведений «Цены номенклатуры поставщиков» (в УТ и ERP) или данные документов «Установка цен номенклатуры» и «Регистрация цен поставщика».

Маршрут решения

Как выбрать отчет под задачу

Нужно, что и у кого закупали за периодОтчет «Анализ закупок» или «Ведомость по товарам» с группировкой по поставщику

Нужны остатки с привязкой к поставщикуОтчет по остаткам с группировкой по партии — только при включенном партионном учете

Нужны цены поставщиков по товарамОтчет по регистру «Цены номенклатуры поставщиков» или прайс-лист поставщика

Нужен произвольный состав колонокУниверсальный отчет по регистру накопления закупок или поступлений

Способ 1: отчет «Анализ закупок» или «Поступления товаров»

В конфигурациях Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация и ERP откройте раздел «Закупки» и найдите отчеты группы «Отчеты по закупкам». Подходящие варианты: «Анализ закупок», «Ведомость по закупкам», «Поступления товаров и услуг» (названия зависят от версии). В Бухгалтерии предприятия аналог — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 41 с субконто «Номенклатура» плюс анализ документов поступления, либо отчет «Анализ счета» 60 в разрезе контрагентов, но для связки «товар + поставщик» бухгалтерские отчеты менее удобны.

Порядок действий в отчете по закупкам: установите период, нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»), на закладке «Структура» или «Группировка» добавьте поля «Поставщик» (Контрагент) и «Номенклатура». Порядок группировок определяет вид отчета: сначала поставщик, внутри — товары, или наоборот. На закладке «Отбор» можно ограничить выборку конкретным поставщиком, группой товаров или складом.

После нажатия «Сформировать» проверьте результат: в отчете должны быть строки с наименованием поставщика, под ними — номенклатура с количеством и суммой поступлений. Если колонки «Количество» или «Сумма» пустые — в настройках отчета не выбраны ресурсы; добавьте их на закладке «Показатели» или «Поля».

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» → отчеты, выберите отчет по закупкам или поступлениям
2. 2
   Установите период анализа
3. 3
   В настройках добавьте группировки «Поставщик» и «Номенклатура»
4. 4
   При необходимости задайте отбор по контрагенту, складу или группе товаров
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте наличие колонок количества и суммы
6. 6
   Сохраните настройку как вариант отчета для повторного использования

Способ 2: отчет по остаткам с группировкой по партиям

Если нужны остатки с привязкой к поставщику, откройте отчет «Ведомость по товарам на складах» (УТ, КА, ERP) или «Остатки товаров на складах». В настройках структуры добавьте группировку «Партия» (документ поступления) между складом и номенклатурой. Партия в типовых отчетах обычно выводится как документ поступления, а из него виден поставщик. В некоторых версиях доступно поле «Партия.Поставщик» или «Документ поступления.Контрагент» — добавьте его в структуру или в выбранные поля.

Этот способ работает только если в учетной системе включен партионный учет и остатки хранятся в разрезе документов поступления. Проверить это можно в настройках: в УТ 11 — раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка», параметры партионного учета; в Бухгалтерии — настройки плана счетов, субконто «Партии» на счете 41. Если списание настроено по средней без партий, отчет покажет только склады и товары без поставщиков.

Учтите методологический нюанс: при списании по FIFO партия в остатках — это реальный документ поступления, и поставщик определяется корректно. При пересортице, перемещениях и корректировках связь с исходным поставщиком может искажаться. Для управленческих целей точности обычно достаточно, но для претензионной работы сверяйте данные с первичными документами.

Способ 3: универсальный отчет по регистрам

Универсальный отчет — штатный инструмент, который строит выборку почти из любого регистра, справочника или документа без программирования. В УТ 11 и ERP он находится в разделе «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет». В Бухгалтерии 3.0: «Отчеты» → «Универсальный отчет».

Для связки «номенклатура + поставщик» выберите источник данных: тип «Регистр накопления», объект — например, «Закупки» (в УТ/ERP), «Партии товаров» или «Товары поступление» в зависимости от конфигурации. В Бухгалтерии подойдет регистр накопления по документам поступления либо построение по документу «Поступление (акты, накладные)» с табличной частью «Товары». Затем в настройках добавьте группировки «Поставщик» (или «Аналитика партнеров» → «Партнер») и «Номенклатура», установите период и сформируйте.

Преимущество универсального отчета — гибкость: можно вывести любые реквизиты, добавить отборы по свойствам товара, отфильтровать по организации. Недостаток — требуется понимание структуры регистров конкретной конфигурации. Если не знаете, в каком регистре лежат нужные данные, откройте любой документ поступления, нажмите «Ещё» → «Движения документа» (или Ctrl+Shift+не соответствующая комбинация — кнопка «Движения») и посмотрите, по каким регистрам документ делает записи.

Способ 4: отчет по ценам поставщиков

Когда цель — сравнить закупочные цены по поставщикам, в УТ 11 и ERP используйте данные регистра «Цены номенклатуры поставщиков». Откройте раздел «Закупки» → «Цены поставщиков» или CRM и маркетинг → «Цены (прайс-листы)» в зависимости от версии. Отчет покажет, по каким ценам каждый поставщик предлагал или отгружал товар, если цены регистрировались документами «Регистрация цен поставщика» (часто создаются автоматически из поступлений — проверьте настройку «Регистрировать цены поставщика автоматически»).

Если цены поставщиков не регистрировались, отчет будет пустым — это не ошибка, а признак того, что данные не вводились. В этом случае фактические цены закупки берите из отчета по поступлениям: сумма делится на количество, и вы получаете среднюю цену закупки по каждой паре «поставщик — товар» за период.

Для Бухгалтерии предприятия отдельного регистра цен поставщиков нет — используйте отчет по документам поступления с группировкой по контрагенту и номенклатуре либо универсальный отчет по табличной части документа «Поступление товаров».

Настройка отборов, группировок и сохранение варианта

Типовые ошибки при настройке — перепутанный порядок группировок и лишние отборы. Порядок группировок задает иерархию: если сначала стоит «Номенклатура», а внутри нее «Поставщик», вы увидите по каждому товару список поставщиков; если наоборот — по каждому поставщику список товаров. Оба варианта корректны, выбирайте тот, что удобнее для анализа. Для плоской таблицы (удобно для выгрузки в Excel) используйте настройку «Вид отчета — Таблица» и разместите оба поля в строках.

По отборам: условие «Поставщик В списке» позволяет выбрать сразу несколько контрагентов; «Номенклатура В группе» — целую товарную категорию с учетом иерархии. Проверяйте вид сравнения: случайно выбранное «Не равно» вместо «Равно» даст противоположный результат, а отчет при этом сформируется без предупреждений.

Готовую настройку сохраните через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета» (или кнопку сохранения варианта в панели настроек), чтобы не настраивать заново. Вариант можно сделать доступным другим пользователям и добавить в подменю раздела. Для регулярной рассылки в УТ/ERP вариант отчета можно поставить на расписание через «Рассылка отчетов».

Проверка результата и выгрузка

Достоверность отчета проверяйте контрольными сверками. Итог по сумме поступлений в отчете по закупкам должен сходиться с оборотами по счету 60 или с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 41 (с поправкой на НДС и услуги). Для точечной проверки выберите одну строку «поставщик — товар», сформируйте по ней карточку счета или расшифруйте ячейку двойным щелчком — откроется список документов, из которых сложилась цифра.

Расхождения чаще всего объясняются: непроведенными документами (отчеты видят только проведенные), документами вне периода, разной валютой управленческого и регламентированного учета, возвратами поставщику, которые уменьшают закупки. Если отчет показывает меньше ожидаемого — первым делом проверьте, все ли поступления проведены.

Для передачи данных дальше используйте «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel (MXL и XLSX поддерживаются типовыми средствами). Плоская таблица без иерархии выгружается в Excel удобнее для сводных таблиц: перед выгрузкой переключите вид отчета на «Таблица» и уберите лишние группировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма поступлений

Норма

Сходится с оборотами по счету 60/41 с учетом НДС

Тревожный признак

Разница без объяснения — ищите непроведенные документы или неверный период

Детализация строки

Норма

Двойной щелчок открывает список документов поступления

Тревожный признак

Расшифровка пустая или показывает чужие документы — ошибка в отборах

Наличие поставщика в строках

Норма

Каждая строка номенклатуры привязана к контрагенту

Тревожный признак

Пустые поставщики — данные берутся не из того регистра или партии не ведутся

Частые вопросы

Можно ли сформировать такой отчет в 1С:Бухгалтерии, если нет Управления торговлей?

Да. Используйте «Универсальный отчет» (раздел «Отчеты») по документу «Поступление (акты, накладные)» с табличной частью «Товары» и группировками «Контрагент» и «Номенклатура». Альтернатива — ОСВ по счету 41 с субконто «Номенклатура» для количества и анализ счета 60.1 по контрагентам для сумм, хотя связать их в одном отчете без универсального сложнее.

Почему в отчете по остаткам не отображается поставщик?

Складской учет в 1С не хранит поставщика в остатках — товар учитывается на складе без привязки к контрагенту. Поставщика можно получить только через партию (документ поступления), и только если партионный учет включен. Иначе используйте отчет по поступлениям за период.

Как вывести отчет в виде плоской таблицы для Excel?

В настройках отчета переключите вид с «Дерево» на «Таблица» (в универсальном отчете — тип «Таблица»), поместите поля «Поставщик» и «Номенклатура» в строки, а показатели — в колонки. После формирования сохраните через «Файл» → «Сохранить как» в формат XLSX.

Отчет пустой, хотя поступления точно были. Что проверить?

Проверьте: период отчета и даты документов; проведены ли поступления (непроведенные в отчет не попадают); отборы — нет ли лишнего условия по организации, складу или контрагенту; права пользователя на чтение данных (RLS может скрывать часть документов без сообщений).

Как сравнить цены разных поставщиков по одному товару?

Сформируйте отчет по закупкам с группировкой «Номенклатура», внутри — «Поставщик», и добавьте вычисляемый показатель «Цена» (сумма / количество), если он есть в отчете. В УТ/ERP также доступен отчет по регистру «Цены номенклатуры поставщиков», если цены регистрировались документами.

Можно ли настроить автоматическую отправку такого отчета?

В УТ 11, КА и ERP есть механизм «Рассылка отчетов»: сохраните настроенный вариант отчета, создайте рассылку с расписанием и списком получателей. В Бухгалтерии штатной рассылки нет — потребуется внешняя обработка или доработка.