Как в 1С сформировать отчет по менеджерам

Отчет по менеджерам — один из самых востребованных инструментов контроля отдела продаж в 1С. Он показывает, сколько каждый менеджер продал, какую прибыль принес, сколько счетов выставил и как отработал долги клиентов. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) такой отчет формируется штатными средствами, без доработок и программирования.

Главное условие корректного отчета — в документах продажи (заказы клиентов, реализации товаров и услуг) должно быть заполнено поле «Менеджер». Если документы вводятся без указания ответственного, данные попадут в строку «<пусто>» и аналитика станет бесполезной. Поэтому перед первым формированием отчета стоит проверить заполненность этого реквизита.

Ниже разобраны конкретные шаги для типовых конфигураций: где искать нужный отчет, как настроить отбор и группировку, какие показатели вывести, как сохранить вариант и настроить автоматическую рассылку руководителю.

Где находятся отчеты по менеджерам в типовых конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP основная аналитика по продажам собрана в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Там расположены отчеты «Анализ продаж», «Валовая прибыль предприятия», «Динамика продаж», «Сравнительный анализ продаж» и другие. Все они строятся на системе компоновки данных (СКД) и позволяют группировать данные по менеджерам.

Дополнительно полезные отчеты есть в разделе «CRM и маркетинг» — например, «Эффективность менеджеров» или отчеты по воронке продаж, если ведется работа со сделками. В разделе «Финансовый результат и контроллинг» → «Отчеты» находится «Валовая прибыль» с детализацией по менеджерам и подразделениям.

В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного отчета по менеджерам нет, но если в документах реализации используется субконто или аналитика по менеджерам (что требует настройки), данные можно вывести через универсальный отчет. Чаще в бухгалтерии анализ по менеджерам делают через оборотно-сальдовую ведомость по счету 90 с субконто, если такая аналитика заведена.

Формирование отчета «Валовая прибыль» по менеджерам

Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия». Укажите период — например, текущий месяц или квартал. По умолчанию отчет группируется по номенклатуре или организациям, поэтому структуру нужно изменить.

Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»). На вкладке «Структура» или «Группировка» добавьте группировку по полю «Менеджер» и удалите лишние группировки. На вкладке «Отбор» при необходимости задайте условия: конкретная организация, подразделение, склад или группа менеджеров. Нажмите «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль предприятия»
2. 2
   Установите период отчета
3. 3
   Откройте настройки и добавьте группировку по полю «Менеджер»
4. 4
   На вкладке «Отбор» задайте организацию или подразделение при необходимости
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что нет строки с пустым менеджером
6. 6
   Сохраните вариант отчета под понятным именем

В результате вы получите таблицу, где по каждому менеджеру видны выручка, себестоимость, валовая прибыль и рентабельность. Данные можно расшифровать двойным щелчком — программа покажет документы, сформировавшие сумму.

Какие показатели вывести для оценки менеджеров

Состав показателей зависит от цели отчета. Для контроля продаж достаточно выручки и количества документов. Для оценки качества работы добавляют прибыль, рентабельность и дебиторскую задолженность. Для мотивации — процент выполнения плана, если планы продаж ведутся в программе.

На вкладке «Показатели» (или «Поля») в настройках отчета можно включить дополнительные ресурсы: количество заказов, средний чек, количество новых клиентов. Не все показатели доступны в каждом отчете — набор ресурсов определяется схемой компоновки конкретного отчета. Если нужного показателя нет, попробуйте другой типовой отчет или универсальный.

Какой отчет выбрать

Валовая прибыль предприятия

Подходит для оценки выручки, прибыли и рентабельности по менеджерам. Ограничение: себестоимость рассчитывается корректно только после закрытия месяца в ERP и КА.

Анализ продаж

Гибкая группировка по менеджерам, клиентам, номенклатуре; удобен для детализации. Не показывает прибыль в полном объеме.

Универсальный отчет

Позволяет построить выборку по любым документам и регистрам. Требует понимания структуры данных и навыков настройки СКД.

Отчет по дебиторской задолженности в разрезе менеджеров

Продажи без контроля оплат дают искаженную картину: менеджер может показывать высокую выручку, но накапливать просроченные долги клиентов. Для контроля используйте отчет «Задолженность клиентов» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Казначейство» → «Отчеты»).

В настройках отчета добавьте группировку по менеджеру — поле обычно доступно через «Менеджер» документа расчетов или через «Соглашение с клиентом», если ответственный указан там. Включите детализацию по срокам долга: текущая задолженность, просроченная до 7 дней, свыше 30 дней и так далее. Интервалы настраиваются в параметрах отчета.

Если задолженность не группируется по менеджерам, проверьте, заполнен ли реквизит «Менеджер» в соглашениях с клиентами и в заказах. В некоторых конфигурациях ответственный подтягивается из карточки партнера или договора.

Сохранение варианта и автоматическая рассылка

Настроенный отчет не нужно перенастраивать каждый раз. После настройки нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя, например «Продажи по менеджерам — месяц». Вариант появится в списке отчетов и будет доступен в один клик.

Для регулярной рассылки руководству используется механизм «Рассылка отчетов» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или «Настройка рассылки отчетов»). Создайте рассылку, добавьте сохраненный вариант отчета, укажите расписание (например, каждый понедельник в 9:00) и получателей. Отчет будет формироваться и отправляться по электронной почте автоматически.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — строка с пустым менеджером в отчете. Это означает, что часть документов введена без указания ответственного. Решение: включить обязательность заполнения поля «Менеджер» в настройках или доработать проверку при проведении, а исторические документы исправить групповой обработкой изменения реквизитов.

Вторая ошибка — сравнение менеджеров без учета специфики: один работает с оптом, другой с розницей, и прямое сравнение выручки некорректно. Используйте отбор по подразделению или сегменту клиентов, чтобы сравнивать сопоставимые группы.

Третья ошибка — анализ прибыли до закрытия месяца. В ERP и КА себестоимость рассчитывается регламентным заданием при закрытии периода, поэтому в середине месяца показатель прибыли может быть искажен или отсутствовать. Для оперативного контроля используйте выручку, а прибыль анализируйте после расчета себестоимости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка с пустым менеджером

Норма

В отчете нет строки «<пусто>» или её сумма равна нулю

Тревожный признак

Значительная часть выручки висит на пустом менеджере — нужно исправлять документы

Сходимость с оборотами

Норма

Итог выручки по отчету совпадает с оборотом по счету 90.01 за тот же период (с учетом НДС)

Тревожный признак

Суммы расходятся — проверьте отборы, период и непроведенные документы

Прибыль

Норма

Колонки себестоимости и прибыли заполнены после закрытия месяца

Тревожный признак

Прибыль нулевая или отрицательная у всех — вероятно, не выполнен расчет себестоимости

Ограничения и когда нужна доработка

Типовые отчеты покрывают большинство задач, но у них есть границы. Нельзя без доработки вывести произвольные KPI (например, конверсию звонков в заказы, если звонки не фиксируются в 1С), нельзя скрестить данные из разных информационных баз, а состав ресурсов ограничен схемой конкретного отчета.

Если типовых возможностей не хватает, есть три пути: настроить универсальный отчет по нужным регистрам, заказать внешний отчет на СКД у разработчика или использовать инструменты бизнес-аналитики (1С:Аналитика, Power BI) с выгрузкой данных из 1С. Внешний отчет на СКД — обычно самый быстрый и недорогой вариант, он подключается без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.

Частые вопросы

Можно ли сформировать отчет по менеджерам в 1С:Бухгалтерии?

Штатного отчета по менеджерам в 1С:Бухгалтерии нет. Если в документах реализации заполняется поле «Подразделение» или добавлена аналитика по ответственным, данные можно вывести через универсальный отчет или оборотно-сальдовую ведомость по счету 90 с субконто. Для полноценной аналитики продаж лучше подходят УТ, ERP или КА.

Почему в отчете появилась строка с пустым менеджером?

Это документы, в которых реквизит «Менеджер» не заполнен. Найдите их расшифровкой отчета (двойной щелчок по сумме), заполните реквизит вручную или групповой обработкой изменения реквизитов, затем перепроведите документы при необходимости.

Как вывести отчет по менеджерам за произвольный период?

В поле периода отчета выберите «Произвольный период» и укажите даты начала и окончания. В настройках можно также добавить группировку по периодам (месяц, неделя), чтобы видеть динамику каждого менеджера внутри выбранного интервала.

Можно ли сравнить показатели менеджеров с планом продаж?

Да, если в программе ведутся планы продаж (раздел «Бюджетирование и планирование»). Используйте отчет «Исполнение плана продаж» или «Сравнительный анализ продаж» с группировкой по менеджерам — он покажет план, факт и процент выполнения.

Как отправить отчет руководителю автоматически каждую неделю?

Сохраните настроенный вариант отчета, затем создайте рассылку в разделе «Администрирование» → «Рассылка отчетов»: добавьте вариант отчета, задайте расписание и список получателей. Убедитесь, что настроена системная учетная запись почты и работают регламентные задания.

Что делать, если нужного показателя нет в типовом отчете?

Попробуйте другие типовые отчеты раздела — набор ресурсов у них различается. Если показатель нигде не доступен, используйте универсальный отчет по нужному регистру или закажите внешний отчет на СКД — он подключается без изменения конфигурации.