Отчеты и Аналитика · 12 мин
Как в 1С сформировать отчет по материалам
Как сформировать отчет по материалам в 1С: какие отчеты выбрать, как настроить отборы, период и группировки, проверить результат и исправить типичные ошибки.
Отчеты по материалам в 1С нужны, чтобы ответить на практические вопросы: сколько сырья осталось на складе, куда списаны материалы, какова стоимость запасов и не завышены ли остатки. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP — такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно выбрать отчет, задать период и настроить отборы, не прибегая к программированию.
Ключевая сложность — не сама кнопка «Сформировать», а понимание, какой именно отчет отвечает на ваш вопрос. Один отчет показывает остатки на дату, другой — движения за период, третий — себестоимость списанных материалов. Если выбрать не тот вариант, данные будут формально корректными, но не дадут ответа на задачу. Ниже разобраны основные отчеты, настройки и способы проверки результата.
Инструкции даны на примере типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3. Названия команд и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика работы одинакова: раздел учета → отчет → настройки → формирование → проверка.
Какой отчет выбрать под вашу задачу
Прежде чем искать отчет в меню, сформулируйте вопрос, на который нужен ответ. «Сколько материалов на складе» и «куда списаны материалы за месяц» — разные задачи, и для них предназначены разные отчеты. Ошибка на этом этапе — самая частая причина, по которой пользователь получает «не тот» отчет.
В бухгалтерском учете материалы обычно отражаются на счете 10 «Материалы» с аналитикой по номенклатуре и складам. В управленческом учете (1С:Управление торговлей, 1С:ERP) материалы — часть товарно-материальных ценностей, и отчеты строятся по регистрам склада, а не по бухгалтерским счетам.
Какой отчет под какую задачу
Показывает количество и сумму материалов на конкретную дату. Подходит для инвентаризации и контроля запасов. Не показывает, откуда пришли и куда ушли материалы.
Остатки и обороты по материалам за период в разрезе номенклатуры и складов. Универсальный отчет для бухгалтерии, но требует понимания счетов учета.
Детализация движений по материалам с проводками и документами. Подходит, когда нужно найти конкретное списание или поступление.
Приход, расход и остаток по каждой позиции за период в управленческих конфигурациях. Удобна для кладовщика и материально ответственного лица.
Печатные формы и своды по документам списания. Нужен, когда результат требуется в виде утвержденной формы, а не аналитической таблицы.
Если сомневаетесь, начните с оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 (в 1С:Бухгалтерии) или ведомости по товарам на складах (в торговых конфигурациях). Эти отчеты показывают и остатки, и движения, поэтому из них видно картину целиком, а детали всегда можно получить расшифровкой.
Отчет по остаткам материалов на складе
Остатки — самый востребованный срез данных. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Склад» → «Отчеты» → «Остатки товаров» (в ряде версий — «Остатки товаров на складах»). В 1С:Управление торговлей путь аналогичен: «Склад и доставка» → «Отчеты» → «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах».
Укажите дату, на которую нужны остатки, и при необходимости установите отбор по складу или организации. Если материалы учитываются вместе с товарами и готовой продукцией, добавьте отбор по типу номенклатуры или по счету учета, чтобы в отчет попали только материалы, а не весь складской запас.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Отчеты» и выберите «Остатки товаров» (или аналог в вашей конфигурации).
- 2Установите дату, на которую нужны остатки, и при необходимости отбор по складу или организации.
- 3Добавьте отбор по виду номенклатуры «Материалы» или по счету учета 10, чтобы исключить товары и продукцию.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество и сумму.
- 5При необходимости сохраните настройку отчета, чтобы не собирать отборы заново.
Обратите внимание на колонки отчета: количество показывается в базовых единицах измерения номенклатуры, сумма — по данным учета (по средней стоимости, FIFO или другому принятому способу оценки). Если количество есть, а сумма нулевая или отрицательная, это признак ошибки в учете, а не в отчете.
Отчет по движению материалов за период
Когда нужно понять, откуда материалы пришли и куда ушли, используйте оборотные отчеты. В 1С:Бухгалтерии это «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты» → «Стандартные отчеты») с указанием счета 10 и периода. В настройках включите группировку по субконто «Номенклатура» и «Склады», чтобы видеть движения в разрезе позиций.
В управленческих конфигурациях аналог — «Ведомость по товарам на складах»: она показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой позиции за выбранный период. Это наиболее наглядный формат для сверки с бумажными документами склада.
Для поиска конкретных операций используйте «Анализ счета» или «Карточку счета» по счету 10: там каждая строка — это проводка с документом-основанием. Двойной щелчок по документу открывает его, и можно увидеть, кто и когда оформил поступление или списание.
Настройка отборов, группировок и сохранение вариантов
Кнопка «Настройки» (или «Показать настройки») открывает типовой конструктор: отборы, группировки, сортировка, оформление. Для материалов полезные отборы — по складу, по номенклатурной группе, по статье затрат (если смотрите списания в производство) и по подразделению.
Группировки определяют структуру строк. Например, группировка «Склад → Номенклатура» покажет остатки каждого материала на каждом складе, а «Номенклатура → Склад» — распределение одного материала по складам. Порядок группировок меняет удобство чтения, но не итоги.
Если отчет нужен регулярно, сохраните настройку как вариант отчета: кнопка «Сохранить настройки» или «Сохранить вариант отчета» (в зависимости от конфигурации). В следующий раз отчет откроется с готовыми отборами, останется только сменить период.
Частая ситуация: пользователь настраивает сложный отбор, формирует отчет, а на следующий день не может повторить результат. Причина — несохраненный вариант. Заведите привычку сразу сохранять рабочую настройку под понятным именем, например «Материалы: остатки по основному складу».
Проверка корректности данных отчета
Отчет в 1С отражает учетные данные как есть: если в учете ошибка, отчет ее не исправит, а покажет. Поэтому после формирования полезно выполнить несколько контрольных проверок, особенно перед передачей данных руководству или в налоговую.
Сверьте итог отчета по остаткам с сальдо счета 10 в оборотно-сальдовой ведомости по всем счетам — суммы должны совпадать. Если отчет по складам расходится с бухгалтерским сальдо, ищите разницу в разрезе организаций, складов или непроведенных документов.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо счета 10 на ту же дату
Расхождение — есть непроведенные документы или ошибки в учете
Нет отрицательных остатков на конец периода
Минус по строкам — списание оформлено раньше поступления или по неверному складу
Позиции с нулевым количеством имеют нулевую сумму
«Висит» сумма при нулевом количестве — ошибка оценки, требуется анализ партий
Соответствуют запрошенным
Отчет сформирован за другой период или по другой организации
Отрицательные остатки — самый частый сигнал проблемы. Они возникают, когда списание проведено до поступления, по другому складу или с другой номенклатурой. Устранять их нужно исправлением документов, а не «корректировкой» отчета.
Выгрузка, печать и передача отчета
Сформированный отчет можно распечатать (Ctrl+P или кнопка печати) либо сохранить в файл: «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата — табличный документ (mxl), Excel, PDF. Для передачи коллегам удобнее Excel или PDF, для архива внутри 1С — mxl.
При выгрузке в Excel учитывайте, что группировки и итоги переносятся как статические значения: свернуть или развернуть группировку в Excel уже нельзя. Если получателю нужна интерактивность, дайте ему доступ к варианту отчета в самой 1С.
Для официальных целей (инвентаризация, отчет материально ответственного лица) используйте унифицированные или утвержденные в организации формы: ИНВ-3, ИНВ-19, материальный отчет. Они формируются из документов инвентаризации и разделов складского учета, а не из аналитических отчетов.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельное ограничение: стандартные отчеты показывают данные только по тем складам и организациям, к которым у пользователя есть права. Если вы видите не все склады, а коллега видит — дело в настройках прав доступа, а не в отчете. Обратитесь к администратору 1С для расширения полномочий.
Если типовых отчетов не хватает (нужна нестандартная группировка, дополнительные поля, специфический расчет), варианты такие: донастроить вариант через конструктор настроек, использовать универсальный отчет по регистрам или заказать доработку у программиста 1С. Первый способ решает большинство задач без программирования.
FAQ: частые вопросы об отчетах по материалам в 1С
Почему в отчете по остаткам материал есть, а сумма равна нулю?
Чаще всего поступление было оформлено без цены (нулевая стоимость) или партия списана по количеству, но стоимость «зависла» из-за ошибки оценки. Откройте карточку счета по этой номенклатуре и проверьте документы поступления: в них должна быть заполнена сумма. Если ошибка в прошлом периоде, исправление делается корректировочным документом текущей датой.
Как вывести отчет только по одному складу или материально ответственному лицу?
В настройках отчета добавьте отбор по полю «Склад» с нужным значением. Если МОЛ в вашей конфигурации не привязано к складу напрямую, используйте отбор по подразделению или формируйте отчет по складу, закрепленному за этим сотрудником. Сохраните настройку как отдельный вариант для каждого МОЛ.
Отчет по складам не сходится с оборотно-сальдовой ведомостью. Что делать?
Проверьте три вещи: совпадают ли период и организация в обоих отчетах; нет ли непроведенных или помеченных на удаление документов; не сравниваете ли вы управленческий регистр склада с бухгалтерским счетом — между ними допустимы регламентные разницы. Детальную разницу ищите через карточку счета 10 в сравнении с ведомостью по складам.
Можно ли сформировать отчет по материалам, списанным в производство?
Да. В 1С:Бухгалтерии используйте «Анализ счета» 20 (или 25, 26) в корреспонденции со счетом 10 — это покажет списания материалов на затраты. В производственных конфигурациях есть специализированные отчеты по использованию материалов в производстве. Отбор по статье затрат позволит сузить выборку до нужного направления.
Как настроить автоматическую отправку отчета по расписанию?
В конфигурациях на «Библиотеке стандартных подсистем» отчеты можно рассылать по расписанию: сохраните нужный вариант отчета, затем настройте рассылку в разделе администрирования (функция «Рассылка отчетов»). Потребуются настройки учетной записи почты и права на создание рассылок. Если такого раздела нет, механизм реализуется доработкой.
Чем отличается отчет «Остатки товаров» от «Ведомости по товарам на складах»?
«Остатки» показывают срез на одну дату — что есть на складе прямо сейчас. «Ведомость» показывает движение за период: начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой позиции. Для инвентаризации на дату берите «Остатки», для анализа работы склада за месяц — «Ведомость».
Что важно запомнить
Выбирайте отчет под задачу: остатки — «Остатки товаров», движения — оборотная ведомость или «Ведомость по товарам на складах», поиск операций — карточка счета 10. Всегда проверяйте период, организацию и отборы, сверяйте итог с сальдо счета 10 и не передавайте отчет дальше, пока в нем есть отрицательные остатки или незакрытый период.