Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С сформировать отчет по контрагенту и материалам
Пошаговая инструкция: как в 1С сформировать отчет по контрагенту и материалам. Настройка отборов, группировок, проверка данных и типичные ошибки.
Задача «посмотреть, какие материалы отпускались конкретному контрагенту» или «сколько материалов поступило от поставщика» возникает у бухгалтеров, складских работников и руководителей почти ежедневно. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) такой отчет собирается штатными средствами без доработок — главное правильно выбрать базовый отчет и настроить отборы и группировки.
Подход зависит от того, что именно требуется: движение материалов по складскому учету, взаиморасчеты с контрагентом или обороты по счетам бухгалтерского учета с аналитикой по номенклатуре. Ниже разобраны основные сценарии для 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей, а также способы проверить корректность результата и сохранить настройку для повторного использования.
Определите, какой именно отчет вам нужен
Прежде чем открывать 1С, сформулируйте вопрос, на который должен ответить отчет. От этого зависит выбор инструмента. Если нужно узнать, сколько и каких материалов поступило от поставщика или было отгружено покупателю за период — это анализ по субконто «Контрагенты» и «Номенклатура». Если важны суммы задолженности и оплат — нужны взаиморасчеты. Если требуется складская картина с остатками — ведомость по товарам.
Частая ситуация: пользователь открывает «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10» и не находит там контрагентов. Это нормально: на счетах учета материалов в типовой бухгалтерской конфигурации субконто «Контрагенты» обычно не ведется, связь материалов с контрагентом видна только через документы поступления и отгрузки. Поэтому для связки «контрагент + материал» используются специальные отчеты или анализ счетов 60/62 с детализацией по документам.
Как выбрать отчет
Отчет через «Обороты между субконто» в 1С:Бухгалтерии
Это самый прямой способ увидеть связку «контрагент — материал» в бухгалтерском учете. Откройте раздел «Отчеты» → «Обороты между субконто». В поле «Субконто 1» выберите вид субконто «Контрагенты», в поле «Субконто 2» — «Номенклатура». Укажите период и нажмите «Сформировать».
Отчет покажет обороты по счетам, где одновременно встречаются оба субконто. Обратите внимание: типовая аналитика счетов 60 и 62 включает «Контрагенты» и «Договоры», но не «Номенклатуру». Поэтому результат появится только если в вашей конфигурации или настройках плана счетов такая аналитика ведется — например, на счетах учета расчетов с добавленным субконто номенклатуры либо в конфигурациях с развернутым учетом (ERP, Комплексная автоматизация).
Если отчет пустой, это не ошибка формирования, а признак того, что проводки не содержат одновременно обеих аналитик. В этом случае переходите к альтернативным вариантам: анализу счета 60.01 с детализацией до документов расчетов или к регистровым отчетам.
Анализ счета 60 или 62 с детализацией по документам
Практичный обходной путь в 1С:Бухгалтерии — отчет «Анализ счета» по счету 60.01 (расчеты с поставщиками) или 62.01 (расчеты с покупателями). Откройте «Отчеты» → «Анализ счета», укажите счет, период, установите отбор по конкретному контрагенту через кнопку «Показать настройки» → вкладка «Отбор».
В настройках добавьте группировку по субконто «Документы расчетов с контрагентом» — тогда в отчете будут видны конкретные поступления и реализации. По двойному щелчку на документе откроется сам документ, где виден табличный состав материалов. Это не дает сводной таблицы «материал — количество», но позволяет быстро пройти по всем операциям с контрагентом.
Для сводной картины по номенклатуре удобнее выгрузить список документов в табличный документ или воспользоваться универсальным отчетом по регистрам, о котором ниже.
Складские отчеты в Управлении торговлей и ERP
В 1С:Управление торговлей и ERP связка «партнер — номенклатура» доступна напрямую через регистры товаров. Откройте раздел «Склад и доставка» (или «Закупки»/«Продажи») → отчет «Ведомость по товарам на складах» либо «Анализ доступности и движения товаров». В настройках отчета добавьте отбор: «Номенклатура» в нужной группе материалов и, если отчет поддерживает, отбор по партнеру либо группировку «Партнер».
Если стандартная ведомость не содержит измерения партнера, используйте отчеты по закупкам: «Закупки» → «Отчеты по закупкам» → «Ведомость по закупкам у поставщиков» или аналогичный. Там группировка «Партнер → Номенклатура» доступна по умолчанию, и вы получите таблицу вида: поставщик — материал — количество — сумма за период.
- 1Откройте отчет «Ведомость по закупкам у поставщиков» или аналогичный по продажам
- 2Установите период формирования
- 3В настройках добавьте отбор по конкретному партнеру (контрагенту)
- 4Проверьте группировки: Партнер → Номенклатура
- 5Сформируйте отчет и проверьте итоги по количеству и сумме
- 6Сохраните вариант отчета под понятным именем
Универсальный отчет и произвольные настройки СКД
Когда типовых отчетов не хватает, используйте «Универсальный отчет» (в Бухгалтерии: «Отчеты» → «Универсальный отчет»). Он строится по регистрам накопления и сведений. Выберите регистр — например, «Товары на складах» или «Закупки» — и настройте поля: контрагент/партнер, номенклатура, количество, сумма. Доступность регистров зависит от конфигурации и прав пользователя.
Все перечисленные отчеты построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому настройки везде однотипные: вкладки «Отбор», «Группировка», «Поля», «Сортировка». Освоив один отчет, вы сможете настраивать любой другой. Полезный прием — вынести отбор по контрагенту в «быстрые настройки», чтобы менять его без входа в полную настройку.
После настройки сохраните вариант: кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчета». Вариант можно сделать доступным другим пользователям (при наличии прав) и вывести в панель отчетов подсистемы.
Если отчетом пользуются несколько сотрудников, договоритесь о едином именовании вариантов: «Материалы по контрагенту — закупки», «Материалы по контрагенту — отгрузки». Это избавит от ситуации, когда у каждого свой вариант с разными отборами и итоги не сходятся между отделами.
Проверка корректности результата
Прежде чем передавать отчет руководству или контрагенту, сверьте итоги с независимым источником. Сумма закупок по отчету должна совпадать с оборотом по дебету счета 10 (или 41) в корреспонденции со счетом 60 за тот же период по этому контрагенту. Расхождение обычно означает разницу в периодах, отборы по организации или непроведенные документы.
Проверьте, что все документы за период проведены: непроведенные поступления и реализации в отчеты по регистрам не попадают. Также убедитесь, что в отборе не осталось «забытых» условий из предыдущей настройки — например, отбора по складу или организации, который сужает выборку.
Как проверить результат
Совпадает с оборотом Дт 10/41 — Кт 60 по контрагенту за период
Расхождение — проверьте период, организацию и проведенность документов
Все ожидаемые документы присутствуют, дублей нет
Пропущены документы или строки задвоены — проверьте отборы и группировки
Сходится со складской ведомостью за тот же период
Разница — возможны розничные/складские документы вне выборки
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ожидать от бухгалтерских отчетов детализации, которой нет в аналитике счетов. Если на счете 60 нет субконто «Номенклатура», никакая настройка отчета её не «достанет» — данные нужно брать из регистров или документов. Вторая типичная проблема — дубли контрагентов в справочнике: один и тот же поставщик заведен дважды, и отчет по одному элементу показывает только часть операций. Перед анализом проверьте дубли через поиск по ИНН.
Ограничение по правам: если пользователю недоступен раздел закупок или регистры товаров, часть отчетов будет пустой или недоступной. Это решается настройкой ролей администратором, а не настройкой самого отчета. Также помните, что изменение настроек типового отчета не меняет данные учета — экспериментировать с отборами безопасно.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выгрузить отчет по контрагенту и материалам в Excel?
Да. Любой сформированный отчет в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» в форматы MXL, XLSX, PDF и другие. Перед выгрузкой сверните группировки до нужного уровня, чтобы в Excel попала читаемая таблица без лишней детализации.
Почему отчет «Обороты между субконто» пустой, хотя документы по контрагенту есть?
Отчет показывает только проводки, где оба субконто присутствуют одновременно на одном счете. В типовой Бухгалтерии на счетах расчетов нет субконто «Номенклатура», поэтому связка не формируется. Используйте регистровые отчеты (закупки, ведомости по товарам) или универсальный отчет.
Как сделать отчет сразу по нескольким контрагентам?
В отборе по контрагенту выберите вид сравнения «В списке» и укажите нужные элементы. Альтернатива — отбор по группе справочника («В группе»), если контрагенты заранее объединены в папку.
Чем отличается отчет по закупкам от складской ведомости?
Отчеты по закупкам строятся по регистрам продаж/закупок и содержат партнера и суммы в валюте взаиморасчетов. Складские ведомости строятся по регистрам товаров и показывают движение по складам без привязки к контрагенту. Для связки «контрагент — материал» предпочтительнее отчеты по закупкам/продажам.
Можно ли настроить автоматическую рассылку такого отчета?
Да, если в конфигурации включен механизм рассылки отчетов (в Бухгалтерии: «Администрирование» → «Рассылка отчетов»). Сохраненный вариант отчета подключается к расписанию, и файл отправляется адресатам автоматически. Для работы механизма требуется настроенная системная учетная запись почты.
Опасно ли менять настройки отчетов — не испортятся ли данные?
Нет. Отчеты только читают данные учета, настройки отборов и группировок не изменяют документы и проводки. Единственное, что стоит делать аккуратно, — перезапись общих вариантов отчетов, которыми пользуются другие сотрудники: сохраняйте свои настройки под новым именем.
Что важно запомнить
Связка «контрагент — материал» формируется через регистровые отчеты (закупки, продажи, ведомости по товарам) или «Обороты между субконто» при наличии нужной аналитики. Настройте отбор по контрагенту, группировку по номенклатуре, сверьте итоги с оборотами по счетам и сохраните вариант отчета для повторного использования.