Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С сформировать остатки по МОЛ
Как в 1С сформировать остатки по МОЛ: нужные отчеты, настройка отборов по материально ответственному лицу, проверка расхождений и типичные ошибки.
Остатки по МОЛ (материально ответственному лицу) нужны для инвентаризаций, передачи товаров между сотрудниками и контроля сохранности ценностей. В типовых конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «ERP») такой отчет можно получить штатными средствами — но нужно понимать, как учет привязан к МОЛ в вашей конфигурации: через склады, через регистр партий или через дополнительные аналитики.
Главная сложность в том, что в бухгалтерском учете 1С остатки по умолчанию хранятся в разрезе счетов, номенклатуры и складов, а МОЛ как отдельная аналитика часто не заведена. Поэтому в зависимости от конфигурации и настроек применяют разные подходы: отчет по складу, закрепленному за МОЛ, оборотно-сальдовую ведомость с отбором, инвентаризационную опись или специализированный отчет.
Ниже разобраны рабочие способы для самых распространенных конфигураций, порядок проверки результата и типичные ошибки, из-за которых остатки по МОЛ «не сходятся» с фактом.
Как 1С хранит остатки и почему МОЛ «не видно» в стандартных отчетах
В 1С:Бухгалтерии 8.3 остатки товаров и материалов учитываются на счетах 10, 41, 43 в разрезе номенклатуры, складов и партий. Материально ответственное лицо в карточке склада — это справочный реквизит, который влияет на печатные формы, но не является аналитикой счета. Поэтому ОСВ по счету 41 «из коробки» не покажет разрез по сотрудникам.
В 1С:Управление торговлей и ERP ситуация похожая: учет ведется по складам и ордерам, а МОЛ фиксируется в документах передачи и инвентаризаций. Реальная привязка ценностей к сотруднику в большинстве внедрений реализована через правило «один склад — одно МОЛ» или через дополнительные сведения.
Поэтому первый шаг перед формированием отчета — выяснить, как в вашей базе закреплено МОЛ: откройте карточку склада (раздел «Склад и доставка» или «Нормативно-справочная информация») и проверьте поле «Материально ответственное лицо». Если поле заполнено, остатки по складу фактически и есть остатки по МОЛ.
Способ 1. Остатки по складу, закрепленному за МОЛ
Самый простой и надежный вариант, если за каждым сотрудником закреплен отдельный склад. В 1С:Бухгалтерии откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет (10, 41 или 43), период и в настройках отбора выберите нужный склад. Сформированная ведомость покажет остатки номенклатуры этого склада — то есть ценности, за которые отвечает закрепленное МОЛ.
Для детализации по номенклатуре удобнее отчет «Остатки товаров на складах» (в УТ и ERP — раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»). Установите отбор по складу, при необходимости — по виду номенклатуры или группе товаров, и сформируйте отчет на нужную дату.
Проверьте, что отчет формируется на конец дня нужной даты: в 1С остатки «на дату» включают движения указанного дня, и при неправильно установленном времени документов данные могут отличаться от ожидаемых на величину сегодняшних операций.
- 1Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету
- 2Укажите счет учета (10, 41 или 43) и период
- 3В настройках добавьте отбор: Склад = склад, закрепленный за МОЛ
- 4Сформируйте отчет и сверьте итог с данными по количеству и сумме
- 5Сохраните настройки как вариант отчета для повторного использования
Способ 2. Отбор по МОЛ в ОСВ и анализе счета
Если в вашей конфигурации аналитика по МОЛ заведена (например, через субконто «Сотрудники» на счете или через дополнительный разрез учета), отчет строится напрямую. Откройте «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», нажмите «Показать настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие по полю с сотрудником, а на закладке «Группировка» включите вывод по номенклатуре.
Отчет «Анализ счета» полезен, когда нужно увидеть не только остаток, но и движения за период: сколько поступило на МОЛ и сколько списано. Это удобно при разборе расхождений — видно, какие документы сформировали текущий остаток.
В конфигурациях с подсистемой учета ТМЦ в эксплуатации (счета МЦ, забалансовый учет спецодежды и инвентаря) остатки по сотрудникам формируются отчетами по этим счетам — например, в 1С:Бухгалтерии это отчеты по счету МЦ с группировкой по сотрудникам.
Способ 3. Инвентаризация и инвентаризационная опись
Когда остатки по МОЛ нужны для сверки с фактическим наличием, правильный инструмент — документ инвентаризации. В 1С:Бухгалтерии это «Склад» → «Инвентаризация товаров», в УТ и ERP — «Инвентаризация» в разделе склада. В документе указывается склад и ответственное лицо, а табличная часть заполняется автоматически по учетным остаткам на дату инвентаризации.
После заполнения документ позволяет внести фактические количества и автоматически покажет расхождения. На его основании печатаются унифицированные формы ИНВ-3 (инвентаризационная опись) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) — именно их подписывает МОЛ при передаче ценностей или проверке.
Важно: до проведения инвентаризации завершите ввод всех документов движения по складу — непроведенные поступления и списания исказят учетные остатки, и сличительная ведомость покажет ложные расхождения.
Отчеты по МОЛ в 1С:Управление торговлей и ERP
В УТ 11 и ERP основной инструмент — отчет «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты»). Он показывает остатки и движения в разрезе складов и номенклатуры; отбор по складу дает картину по закрепленному МОЛ. Для анализа в денежном выражении используется «Стоимостная оценка запасов».
Если ведется учет по нескольким организациям или подразделениям, добавьте соответствующие отборы — иначе в отчет попадут остатки всех складов компании, и цифры по конкретному МОЛ будут завышены.
Для передачи товаров между материально ответственными лицами в этих конфигурациях используется документ «Перемещение товаров» между складами. Если перемещения оформлялись корректно, остатки по складам всегда отражают ответственность каждого МОЛ; если товар передавался «на словах» без документов — отчеты покажут склад-источник, и сверку придется проводить вручную.
Как выбрать способ
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчета сверьте три вещи: дату остатков, полноту документов и соответствие склада МОЛ. Самая частая причина «неправильных» остатков — непроведенные документы или документы, проведенные более поздней датой, но относящиеся к отчетному периоду. Проверить это помогает журнал документов по складу с отбором за период.
Вторая причина — пересортица между складами: при оформлении перемещения выбрали не тот склад-получатель, и остаток «завис» на чужом МОЛ. Такие ситуации видны при сравнении остатков по двум складам за один период.
Третья группа ошибок — работа в разрезанном режиме, когда часть движений оформляется ордерными документами (приходный и расходный ордер), а часть — только финансовыми. В УТ и ERP при расхождении ордерного и финансового учета остатки в разных отчетах будут отличаться; контроль выполняется отчетом по расхождениям ордерного и финансового учета.
Как проверить результат
Отчет сформирован на конец нужного дня
Остатки не включают или лишний раз включают документы текущего дня
Все поступления и списания за период проведены
Есть документы в статусе «не проведен» по складу МОЛ
В карточке склада указано актуальное ответственное лицо
МОЛ в карточке устарело или склад общий для нескольких сотрудников
Учетные остатки совпадают с пересчетом по ИНВ-3
Расхождения без объяснимых причин (пересортица, непроведенные документы)
Частые вопросы
Можно ли в 1С:Бухгалтерии видеть остатки сразу по всем МОЛ одним списком?
Штатно — только если МОЛ совпадают со складами: тогда ОСВ по счету с группировкой по складам покажет остатки в разрезе складов, которые вы сопоставите с ответственными лицами. Отдельной группировки «по сотрудникам» для товарных счетов в типовой конфигурации нет.
Как оформить передачу остатков при смене МОЛ?
Проведите инвентаризацию по складу, зафиксируйте остатки в ИНВ-3, подпишите опись у передающего и принимающего лица, затем обновите поле «Материально ответственное лицо» в карточке склада. Если остатки переходят на другой склад — оформите перемещение товаров.
Почему отчет по остаткам и инвентаризация показывают разные суммы?
Чаще всего из-за непроведенных документов, разницы в дате/времени формирования или расхождения ордерного и финансового учета в УТ/ERP. Сначала проверьте журнал документов по складу, затем сформируйте оба отчета строго на один момент времени.
Как получить остатки по МОЛ для спецодежды и инструмента?
Такие ценности обычно учитываются на счете МЦ (или в специальных регистрах учета в эксплуатации). Формируйте ОСВ или анализ по счету МЦ с группировкой по сотрудникам — там остатки уже ведутся в разрезе конкретных работников.
Что делать, если на одном складе несколько МОЛ и штатный отчет не помогает?
Варианты: разделить склад на несколько логических складов в программе, вести дополнительный регистр учета по сотрудникам (доработка) или оформлять внутренние передачи документами. Выбор зависит от объема операций и требований учетной политики.
Что важно запомнить
Остатки по МОЛ в 1С получают через отчет по закрепленному складу, отбор в ОСВ или документ инвентаризации с печатью ИНВ-3. Перед сверкой проверьте дату формирования, полноту проведения документов и актуальность МОЛ в карточке склада — большинство расхождений объясняется именно этим.