Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сформировать оборотку по материально ответственному лицу
Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость по материально ответственному лицу в 1С: настройка субконто, отборы по сотруднику и складу, проверка остатков и типичные ошибки.
Оборотно-сальдовая ведомость по МОЛ (материально ответственному лицу) — стандартный способ в 1С увидеть, какие ценности числятся за конкретным сотрудником, что поступило и что выбыло за период. Отчёт строится по счетам учёта (10, 41, 01, 002 и другим), где ведётся аналитика по сотрудникам или складам, за которыми закреплены ответственные лица.
Главное условие корректной оборотки по МОЛ — в плане счетов у нужного счёта должна быть включена аналитика по субконто «Сотрудники» (или «Материально ответственные лица», в зависимости от конфигурации). Если аналитики нет, оборотку по сотруднику получить невозможно — только по счёту в целом или по складу.
Ниже разобран порядок формирования отчёта в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8, варианты аналитики, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых оборотка «не сходится» с инвентаризацией.
Что такое оборотка по МОЛ и когда она нужна
Оборотно-сальдовая ведомость по материально ответственному лицу показывает сальдо на начало периода, обороты по дебету (поступление) и кредиту (выбытие) и сальдо на конец периода в разрезе конкретного сотрудника. По сути, это ответ на вопрос: «Что числится за Ивановым и как это менялось за месяц?».
Отчёт востребован в нескольких ситуациях: перед инвентаризацией — чтобы сверить книжные остатки с фактическими; при увольнении или смене МОЛ — для передачи ценностей; при разборе расхождений по складу; при подготовке данных для руководства по движению ТМЦ.
Важно понимать, что «оборотка по МОЛ» — это не отдельный отчёт в 1С, а настройка стандартного отчёта «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой или отбором по субконто «Сотрудники». Поэтому всё начинается с проверки аналитики счёта.
Проверка аналитики счёта: есть ли субконто по сотрудникам
Прежде чем формировать отчёт, откройте план счетов: раздел «Главное → План счетов» (в некоторых конфигурациях — «Операции → План счетов»). Найдите нужный счёт, например 10.01 «Сырье и материалы», и откройте его настройку двойным щелчком.
В списке субконто посмотрите, присутствует ли вид «Сотрудники» или «Материально ответственные лица». В типовой 1С:Бухгалтерии аналитика по сотрудникам на счетах 10 и 41 обычно не включена по умолчанию — там стандартно ведётся учёт по номенклатуре, складам и партиям. Учёт по МОЛ чаще организован на счёте 01 (по инвентарным объектам), на забалансовых счетах (например, МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации») или через склады.
Если субконто «Сотрудники» у счёта есть — оборотка по МОЛ строится напрямую. Если нет, у вас два пути: строить отчёт по складу, за которым закреплено МОЛ, либо добавить субконто в план счетов. Второй вариант требует осторожности: добавление субконто к счёту, по которому уже есть проведённые документы, меняет структуру учёта и требует заполнения аналитики в существующих данных.
Формирование оборотки по МОЛ по счёту с аналитикой по сотрудникам
Если аналитика по сотрудникам на счёте есть, порядок действий стандартный. Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В поле «Счёт» укажите нужный счёт, например МЦ.04 или счёт учёта спецодежды. Установите период отчёта — обычно месяц или квартал.
Нажмите «Показать настройки» и перейдите на вкладку «Группировка». Добавьте строку группировки по субконто «Сотрудники» — тогда отчёт развернётся по каждому МОЛ. Если нужно видеть ещё и номенклатуру внутри каждого сотрудника, добавьте вторую строку группировки «Номенклатура».
Если нужна оборотка только по одному МОЛ, перейдите на вкладку «Отбор», добавьте условие «Сотрудники Равно» и выберите конкретное лицо из справочника. Нажмите «Сформировать». В результате вы получите ведомость: сальдо на начало, приход, расход и сальдо на конец по выбранному сотруднику.
- 1Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 2Укажите счёт с аналитикой по сотрудникам и задайте период
- 3В настройках на вкладке «Группировка» добавьте субконто «Сотрудники»
- 4На вкладке «Отбор» при необходимости ограничьте отчёт одним МОЛ
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое сальдо
- 6Сохраните настройку через «Ещё → Сохранить настройки», чтобы не настраивать заново
Оборотка по МОЛ через склад, если субконто по сотрудникам нет
Во многих базах учёт по ответственным лицам организован не субконто, а складами: каждому складу в справочнике «Склады» назначено материально ответственное лицо. В этом случае оборотка по складу фактически равна оборотке по МОЛ.
Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» по счёту 10 или 41, в группировке укажите «Склады», а в отборе — конкретный склад нужного ответственного лица. Дополнительно можно добавить группировку по номенклатуре, чтобы получить развёрнутую ведомость по позициям.
Проверить, какое МОЛ закреплено за складом, можно в карточке склада: справочник «Склады», поле «Материально ответственное лицо» или «Ответственный». Если поле не заполнено, сначала заполните его — это пригодится и при инвентаризации, и при печати документов.
Сравнение вариантов
Точный учёт по каждому МОЛ независимо от склада. Подходит, когда ценности передаются между сотрудниками напрямую. Требует заполнения аналитики во всех документах.
Проще в ведении, не требует доработки плана счетов. Ограничение: один склад — одно МОЛ, передача между лицами оформляется перемещением между складами.
Удобны для инвентаря, спецодежды и малоценных ценностей, списанных в эксплуатацию. Аналитика по сотрудникам там обычно предусмотрена изначально.
Дополнительные настройки: показатели, развёрнутое сальдо, валюта
На вкладке «Показатели» отметьте, какие данные выводить: бухгалтерский учёт (суммы), количество, налоговый учёт. Для сверки с инвентаризацией обычно нужны и сумма, и количество — включите оба флага.
Если по счёту возможны и дебетовые, и кредитовые остатки по разным МОЛ, включите на вкладке «Дополнительные поля» или в параметрах отчёта «Развёрнутое сальдо» — тогда отрицательные остатки по отдельным сотрудникам не «схлопнутся» в общий итог, и вы увидите пересортицу.
Полезная опция — вывод забалансовых счетов. Если инвентарь учитывается на МЦ.04, убедитесь, что в настройках отчёта не отключён показ забалансовых счетов, иначе ведомость будет пустой.
Проверка результата и сверка с инвентаризацией
Сформированную оборотку сверяют с фактическими остатками у МОЛ. Конечное сальдо по отчёту должно совпасть с данными инвентаризационной описи. Расхождения обычно означают: непроведённые документы, документы, оформленные на другой склад или другое субконто, либо реальную недостачу/излишек.
Для детализации двойным щелчком по строке отчёта откройте расшифровку — «Карточку счёта» или «Обороты счёта». Так вы увидите конкретные документы, сформировавшие обороты, и найдёте ошибочную запись.
Для официальной инвентаризации в 1С есть отдельные документы: «Инвентаризация товаров на складе» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Склад» или «Производство»). Они автоматически заполняются учётными остатками по складу и МОЛ и позволяют ввести фактические количества, а затем оформить списание недостач или оприходование излишков.
Как проверить результат
Совпадает с фактическими остатками по описи
Расхождение — ищите непроведённые документы или ошибки в аналитике
Отсутствуют
Минус по позиции — списание оформлено раньше поступления или не на то субконто
В расшифровке только документы нужного периода и склада
Лишние документы — проверьте отбор и даты проведения
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустая оборотка при наличии данных. Причины: выбран не тот счёт, отключён показ забалансовых счетов, в отборе указано субконто, которого нет в проводках, или период отчёта не совпадает с периодом документов.
Вторая типичная ситуация — оборотка «не сходится» с карточкой складского учёта. Обычно это происходит, когда часть документов проведена по складу, а часть — с указанием сотрудника в другом субконто, и отчёты смотрят разные срезы одних и тех же данных.
Ограничение метода: оборотка по МОЛ не заменяет первичные документы передачи (требование-накладная, перемещение, М-11). Отчёт лишь отражает результат проведения этих документов. Если передача ценностей между сотрудниками не оформлена документально, в учёте она не отразится, и ответственность формально останется за прежним МОЛ.
Сохранение настройки и вывод на печать
Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, сохраните настройку: кнопка «Ещё → Сохранить настройки» (или «Сохранить вариант» в управляемых формах). Задайте понятное имя, например «Оборотка по МОЛ — склад №1». В дальнейшем достаточно выбрать сохранённый вариант и поменять только период.
Для печати используйте стандартную кнопку «Печать» или сохранение в Excel/PDF через «Файл → Сохранить копию». Если оборотку нужно регулярно отправлять руководству, настройте рассылку отчётов (в конфигурациях с подсистемой рассылок) — отчёт будет формироваться и отправляться по расписанию автоматически.
Что важно запомнить
Оборотка по МОЛ в 1С — это «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой или отбором по субконто «Сотрудники» либо по складу ответственного лица. Сначала проверьте аналитику счёта, затем настройте группировку и отбор, а результат сверяйте с инвентаризацией и расшифровкой по документам. Сохранённая настройка избавит от повторной настройки.
Частые вопросы
Почему в оборотке по счёту 10 нет разбивки по сотрудникам?
В типовой 1С:Бухгалтерии на счёте 10 аналитика ведётся по номенклатуре, складам и партиям, а субконто «Сотрудники» отсутствует. Формируйте отчёт по складу, закреплённому за МОЛ, либо используйте забалансовые счета с аналитикой по сотрудникам для ценностей, переданных в эксплуатацию.
Как сформировать оборотку сразу по всем МОЛ одним отчётом?
Уберите отбор по конкретному сотруднику и оставьте только группировку по субконто «Сотрудники» (или по складам). Отчёт покажет итоги по каждому ответственному лицу отдельными блоками с общим итогом по счёту.
Можно ли получить оборотку по МОЛ в разрезе номенклатуры?
Да. В настройках группировки добавьте две строки: сначала «Сотрудники» (или «Склады»), затем «Номенклатура». Отчёт покажет по каждому МОЛ список позиций с количеством и суммами. Убедитесь, что на вкладке «Показатели» включён флаг «Количество».
Что делать, если сальдо по МОЛ уходит в минус?
Отрицательный остаток означает, что списание проведено раньше поступления или с неверной аналитикой. Откройте расшифровку (карточку счёта) по проблемной строке, найдите документы с отрицательными остатками и проверьте даты, склады и субконто в проводках. После исправления перепроведите документы за период.
Как оформить передачу ценностей от одного МОЛ другому?
Если учёт по складам — документом «Перемещение товаров» между складами ответственных лиц. Если учёт по субконто «Сотрудники» — документом, который формирует проводки со сменой сотрудника (например, «Передача материалов в эксплуатацию» или перемещение с указанием нового МОЛ). Без документа ответственность в учёте не перейдёт.
Подходит ли оборотка по МОЛ для официальной инвентаризации?
Оборотка — вспомогательный аналитический отчёт для сверки. Для документального оформления инвентаризации используйте документ «Инвентаризация товаров на складе» и печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19, которые заполняются учётными остатками автоматически.