Как в 1С сформировать акт сверки по контрагенту по договорам

Акт сверки взаиморасчетов — стандартный отчет, который бухгалтер формирует перед закрытием периода, подписанием годовой отчетности или по запросу контрагента. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и позволяет детализировать данные по договорам, чтобы сверка шла не общей суммой, а в разрезе каждого договора.

Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, как заполнить шапку, включить разбивку по договорам, проверить расхождения и вывести печатную форму. Инструкция подходит для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8.3» (ред. 3.0) и частично для «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», где логика аналогична, а расположение команд отличается.

Где находится акт сверки и что нужно подготовить

Документ «Акт сверки расчетов с контрагентом» находится в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (для покупателей) или «Покупки» → «Акты сверки расчетов» (для поставщиков). Оба журнала работают с одним и тем же видом документа, поэтому создавать акт можно из любого из них.

Перед формированием убедитесь, что в базе проведены все первичные документы за сверяемый период: реализации, поступления, счета-фактуры, оплаты, взаимозачеты и корректировки долга. Акт сверки строится по проведенным документам расчетов — если часть документов лежит в черновиках или помечена на удаление, суммы в акте не сойдутся ни с обороткой, ни с данными контрагента.

Также проверьте корректность карточки контрагента: должны быть заполнены наименование, ИНН, КПП и адрес — эти данные попадут в шапку печатной формы. Если сверка идет по конкретному договору, договор должен существовать в справочнике «Договоры» с правильным видом (с покупателем, с поставщиком).

Создание документа и заполнение шапки

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. В шапке документа заполните обязательные поля: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки — даты «с» и «по». Период обычно совпадает с кварталом, полугодием или годом, но может быть любым — например, с даты начала работы по договору.

Поле «Договор» в шапке — ключевое для сверки по договорам. Если его заполнить, акт будет сформирован только по расчетам в рамках выбранного договора. Если оставить поле пустым, в акт попадут все расчеты с контрагентом по всем договорам. Именно этот переключатель определяет два основных сценария работы, которые разобраны ниже.

Дополнительно в шапке можно указать представителей организации и контрагента (для подписи), а на закладке «Дополнительно» — выбрать счета учета расчетов, по которым формируется сверка. По умолчанию используются счета 60, 62, 76; при необходимости список можно расширить, например добавить 66 и 67 для расчетов по займам.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При сверке по одному договору — выберите его в поле «Договор»
4. 4
   На закладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
5. 5
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, сверьте с ОСВ по счетам 60/62/76
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»

Сверка по одному договору

Самый простой и надежный способ получить акт по договору — создать отдельный документ на каждый договор. В поле «Договор» шапки выберите нужный договор из справочника, затем перейдите на закладку «По данным организации» и нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета».

Программа подберет все документы расчетов (реализации, поступления, оплаты, корректировки), в которых указан именно этот договор, и рассчитает входящее и исходящее сальдо. В печатной форме в заголовке будет указан договор, что для контрагента выглядит как отдельная сверка по конкретным обязательствам.

Такой подход удобен, когда с контрагентом заключено несколько самостоятельных договоров — например, поставка и оказание услуг — и задолженность по ним учитывается и погашается раздельно. Отдельные акты исключают споры о том, к какому договору относится конкретная оплата.

Сверка по всем договорам сразу

Если поле «Договор» оставить пустым, акт заполнится по всем расчетам с контрагентом. В типовой печатной форме строки идут единым списком в хронологическом порядке, без явной группировки по договорам — контрагент видит общее сальдо, но не разбивку.

Для разбивки есть два практических решения. Первое — в табличной части «По данным организации» вручную или через настройку отсортировать строки и, при наличии колонки «Договор», визуально сгруппировать документы перед печатью. Второе — сформировать несколько актов: один общий для контроля итогового сальдо и отдельные по каждому договору для подписания.

Если в вашей конфигурации доступна расширенная печатная форма «Акт сверки (с договорами)» или аналогичный внешний отчет, используйте её: такие формы группируют операции по договорам с промежуточными итогами. Перед использованием внешних форм проверьте их на копии базы — некорректная форма может исказить сальдо.

Сравнение вариантов

Отдельный акт на каждый договор

Подходит, когда договоры независимы и долг учитывается раздельно. Ограничение: контрагенту приходится подписывать несколько документов.

Один акт без указания договора

Подходит для контроля общего сальдо и когда договор один. Ограничение: в типовой форме нет разбивки по договорам.

Общий акт + расширенная печатная форма

Подходит при нескольких договорах, когда нужен один подписываемый документ с группировкой. Ограничение: требует настройки или внешней формы.

Заполнение табличной части и ввод данных контрагента

Закладка «По данным организации» заполняется автоматически кнопкой «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа выводит колонки «Дебет» и «Кредит»: для покупателя дебет — это отгрузки (его долг), кредит — оплаты. Сальдо на начало и конец периода рассчитывается автоматически и отображается внизу формы.

Закладка «По данным контрагента» предназначена для зеркального ввода данных второй стороны, когда контрагент присылает свой вариант акта. Заполните её вручную или кнопкой «Заполнить» с инверсией сумм, затем программа покажет расхождения по каждой строке. Если контрагент просто подписывает ваш акт, эту закладку можно не заполнять.

Документ можно провести — тогда он сохранится в журнале как оформленный, но проведение не формирует бухгалтерских проводок: акт сверки — печатный, а не учетный документ. Непроведенный акт тоже можно распечатать, но для порядка в журнале документы лучше проводить.

Проверка сальдо и поиск расхождений

Перед отправкой акта контрагенту сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счету (60 или 62) по этому контрагенту за тот же период. Суммы должны совпасть до копейки. Если акт формировался по договору, откройте ОСВ по счету с отбором по контрагенту и договору — там будет то же самое сальдо.

Типичные причины расхождений с данными контрагента: разница в датах (ваша отгрузка в одном квартале, его оприходование — в другом), неучтенные взаимозачеты, оплаты, зачтенные на другой договор, и копеечные разницы из-за округления валютных расчетов. Каждое расхождение ищите по конкретному документу, сравнивая номера и даты строк акта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счету 60/62 по контрагенту (и договору) за тот же период

Тревожный признак

Различается — ищите непроведенные документы или документы с другим договором

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Отличается — кто-то перепровел или изменил документы прошлого периода

Строки табличной части

Норма

Каждая строка соответствует реальному документу с верным номером и датой

Тревожный признак

Есть строки с неизвестными документами или дубли

Печать, подписание и хранение

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов». Форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо с расшифровкой («долг контрагента» или «наш долг») и места для подписей. Если сальдо нулевое, в форме выводится фраза об отсутствии задолженности.

Акт подписывается уполномоченными представителями обеих сторон; при необходимости ставятся печати. Если акт подписывает не директор, укажите в поле «Представитель контрагента» или «Представитель организации» данные по доверенности. Подписанный скан удобно прикрепить к документу в 1С через кнопку прикрепления файлов — так история сверок сохранится в базе.

Электронный документооборот (ЭДО) также поддерживает акты сверки: в настроенном обмене документ можно отправить контрагенту напрямую из 1С. Это ускоряет сверку, но требует, чтобы у обеих сторон был подключен оператор ЭДО и настроен формат документа.

Частые вопросы

Почему акт сверки заполнился пустым, хотя задолженность по контрагенту есть?

Чаще всего причина в отборе: в шапке указан договор, которого нет в первичных документах, или неверно задан период. Также проверьте закладку «Дополнительно» — если задолженность учитывается на счете, которого нет в списке счетов расчетов (например, 76 вместо 62), программа его не подберет. Снимите отбор по договору и заполните акт заново — если строки появились, проблема была именно в договоре.

Можно ли сформировать один акт с разбивкой по нескольким договорам?

В типовой печатной форме «1С:Бухгалтерии» строки акта идут единым списком без группировки по договорам. Практические варианты: сформировать отдельный акт на каждый договор, использовать расширенную печатную форму с группировкой (если она есть в вашей конфигурации) или подключить проверенную внешнюю печатную форму. Для контроля итогового сальдо общий акт все равно стоит сформировать.

Акт сверки создает проводки в учете?

Нет. «Акт сверки расчетов с контрагентом» — печатный документ, он не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет при проведении. Его назначение — зафиксировать состояние взаиморасчетов на дату для подтверждения обеими сторонами.

Что делать, если сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Сначала убедитесь, что ОСВ построена с теми же отборами: тот же период, организация, контрагент и, при необходимости, договор. Затем проверьте список счетов расчетов в акте — ОСВ по одному счету не покажет суммы с других счетов. Если отборы совпадают, а разница осталась, ищите документы, проведенные задним числом после формирования акта, и перезаполните табличную часть.

Как сверить расчеты в валюте по договору?

Акт сверки в типовой конфигурации формируется в валюте регламентированного учета (рублях). Если договор валютный, в документе можно включить отображение сумм в валюте взаиморасчетов — зависит от версии конфигурации. Учтите, что курсовые разницы создают рублевые отклонения, которые контрагент в своем учете может не видеть, поэтому по валютным договорам сверку лучше вести по обеим валютам одновременно.

Нужно ли хранить подписанные акты сверки и сколько?

Акт сверки относится к документам, подтверждающим состояние расчетов, и используется как доказательство в спорах, в том числе для прерывания срока исковой давности. Храните подписанные оригиналы вместе с договором и первичными документами в течение срока, установленного для бухгалтерских документов вашей учетной политикой. Сканы удобно прикреплять к документу в 1С, но они не заменяют оригинал при споре.