Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать отчет по закупкам
Как сформировать отчет по закупкам в 1С: стандартные отчеты в УТ, ERP и Бухгалтерии, настройка отборов, анализ поставщиков, типичные ошибки и проверка данных.
Отчет по закупкам в 1С позволяет увидеть, сколько товаров и на какую сумму поступило от поставщиков за период, сравнить цены, оценить долю каждого контрагента и найти отклонения. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Бухгалтерия предприятия» — для этого есть готовые отчеты, которые не требуют программирования: достаточно выбрать период и настроить отборы.
Конкретный путь зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» основные отчеты по закупкам находятся в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам». В «1С:Бухгалтерии 8» анализ закупок строится через стандартные отчеты по счетам (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета 60) и через отчеты по поступлениям товаров и услуг. Ниже разобраны оба подхода, а также способ собрать произвольный отчет через механизм «Универсальный отчет» или консоль СКД.
Какие отчеты по закупкам есть в типовых конфигурациях
Прежде чем строить отчет, полезно понять, какой именно показатель нужен: объем закупок в деньгах, количество поступившего товара, долги перед поставщиками или сравнение цен. Для каждой задачи в типовых решениях предусмотрен свой отчет, и выбор неправильного варианта — самая частая причина «не тех цифр».
В «Управлении торговлей 11» и «ERP» в разделе «Закупки» доступны, в частности, отчеты «Анализ закупок», «Закупки по поставщикам», «Поступления товаров и услуг», «Цены поставщиков», «Расчеты с поставщиками». В «Бухгалтерии предприятия» закупки анализируются через «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» (счета 60, 41, 10), «Анализ счета» и список документов поступления с итогами.
Какой отчет выбрать
Сводная картина по поставщикам и номенклатуре за период. Подходит для управленческого анализа, но не сверяется напрямую с бухгалтерскими регистрами.
Показывает расчеты с поставщиками: авансы, долги, обороты. Подходит для бухгалтерской сверки, но не показывает состав номенклатуры.
Детализация по документам и позициям. Подходит для поиска конкретной накладной и проверки цен, но громоздок за длинный период.
Отчет по закупкам в 1С:Управление торговлей и ERP
Откройте раздел «Закупки» и в панели навигации найдите подраздел «Отчеты по закупкам». Если панель отчетов не видна, проверьте настройки интерфейса: иногда отчеты скрывают в функциональной модели при настройке прав или состава разделов. Альтернативный путь — через «Настройки и справочники» → «Все отчеты» или через поиск по названию отчета в строке глобального поиска.
Выберите отчет, например «Анализ закупок» или «Закупки по поставщикам». Укажите период — для этого в шапке отчета есть стандартный выбор периода с быстрыми вариантами «месяц», «квартал», «год». Нажмите «Сформировать». Если данных много, формирование может занять время; не прерывайте процесс повторными нажатиями.
Для уточнения выборки нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»). На закладке «Отбор» добавьте условия: конкретный поставщик, организация, склад, группа номенклатуры. На закладке «Структура» можно изменить группировки — например, вывести сначала поставщика, а внутри него номенклатуру. Сохраните вариант отчета, чтобы не настраивать его заново.
- 1Откройте раздел «Закупки» → «Отчеты по закупкам».
- 2Выберите нужный отчет, например «Закупки по поставщикам».
- 3Установите период в шапке отчета.
- 4Откройте «Настройки» и задайте отборы по поставщику, организации или номенклатуре.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги.
- 6Сохраните вариант отчета через «Ещё» → «Сохранить вариант», если настройка понадобится регулярно.
Отчет по закупкам в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» нет отдельного раздела закупок в торговом смысле, поэтому анализ строится на бухгалтерских счетах. Основной инструмент — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Укажите счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», период и организацию. В настройках включите субконто «Контрагенты» и «Договоры», чтобы увидеть развернутую картину по каждому поставщику.
Для анализа самих поступлений используйте «Анализ счета» по счетам 41 (товары), 10 (материалы) или 08 (внеоборотные активы) — в корреспонденции со счетом 60 видно, что именно поступало и от кого. Также полезен отчет «Обороты между субконто» с видом субконто «Контрагенты» и «Номенклатура», если нужна двумерная картина «кто — что поставил».
Если нужен просто список накладных с суммами, откройте журнал «Поступления (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки», установите отбор по периоду и контрагенту. Итоговую сумму по выбранным документам можно получить через выделение строк и команду вывода итогов либо через выгрузку списка в табличный документ.
Настройка отборов, группировок и показателей
Ценность отчета определяется настройкой. В отчетах на СКД (система компоновки данных), а это почти все отчеты в УТ и ERP, доступны три ключевые закладки настроек: «Отбор», «Структура» (группировки) и «Поля» (показатели). В отборе задайте условия: период, поставщик из конкретной папки, организация, подразделение, тип номенклатуры. Условия можно комбинировать по «И» и «ИЛИ», группируя строки.
В структуре отчета определите иерархию: например, «Поставщик → Номенклатура» покажет, что закупалось у каждого контрагента, а «Номенклатура → Поставщик» — у кого закупался каждый товар. Это принципиально разные срезы одних и тех же данных. В показателях оставьте только нужные ресурсы — сумму, количество, вес; лишние колонки замедляют формирование и затрудняют чтение.
Для регулярного использования сохраните настроенный вариант: «Ещё» → «Сохранить вариант отчета». Вариант можно сделать доступным другим пользователям и добавить в панель отчетов раздела. Это избавит от повторной настройки и снизит риск, что разные сотрудники будут считать «закупки» по-разному.
Перед сравнением закупок за два периода проверьте, что в обоих вариантах отчета совпадают отборы и состав показателей. Частая ситуация: в одном варианте включены возвраты поставщикам с минусом, в другом — нет, и итоги расходятся без видимой причины.
Произвольный отчет: универсальный отчет и СКД
Если типовых отчетов не хватает — например, нужна закупка в разрезе произвольного реквизита номенклатуры — используйте «Универсальный отчет» (в ERP и УТ находится в разделе отчетов или через «Все функции»). Он позволяет построить отчет по любому регистру накопления или сведений, выбрав измерения и ресурсы без программирования.
Для более сложных задач — объединение данных заказов, поступлений и оплат в одном отчете, расчетные поля, собственные итоги — потребуется отчет на СКД, созданный в конфигураторе или через расширение. Это уже работа для специалиста по 1С: запрос к регистрам «Закупки», «ЗаказыПоставщикам», «РасчетыСПартнерами» и настройка схемы компоновки. Самостоятельно менять конфигурацию без резервной копии и опыта не стоит.
Проверка корректности данных отчета
Прежде чем использовать цифры отчета для управленческих решений или сверки, убедитесь, что база полна и корректна. Проверьте, что все документы поступления за период проведены: непроведенные накладные в отчеты по регистрам не попадают. В УТ и ERP также проверьте состояние расчетов с партнерами — распределение оплат и зачет авансов влияют на отчеты по задолженности.
Сверьте итог отчета по закупкам с независимым источником: в ERP — с бухгалтерской ОСВ по счету 60 или оборотами по счету 41, в Бухгалтерии — с суммой документов поступления за тот же период. Небольшие расхождения обычно объясняются возвратами, корректировками поступления, разницей в датах (документ проведен одним месяцем, а отражен в учете другим) и ручными операциями.
Как проверить результат
Все накладные за период проведены, черновиков нет
Есть непроведенные или помеченные на удаление поступления
Итог закупок близок к кредитовому обороту счета 60 с учетом НДС
Расхождение без объяснимых причин (возвраты, корректировки)
Период и отборы совпадают во всех сравниваемых отчетах
В одном отчете включены возвраты и корректировки, в другом нет
Типичные ошибки при формировании отчетов по закупкам
Большинство проблем с отчетами по закупкам связано не с программой, а с данными и настройками. Разобрав типовые ошибки, можно сэкономить часы на поиск «пропавших» сумм.
Отдельная группа ошибок — попытка получить из одного отчета всё сразу. Если нужен анализ цен, используйте отчет по ценам поставщиков; если задолженность — отчет по расчетам; если объемы — отчет по поступлениям. Универсальный отчет «про всё» обычно оказывается неудобным и медленным.
Что важно запомнить
В УТ и ERP отчеты по закупкам находятся в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам», в Бухгалтерии используйте ОСВ и анализ счета 60. Настройте период, отборы и группировки, сохраните вариант отчета. Перед использованием цифр проверьте полноту проведения документов и сверьте итоги с независимым источником. Для нестандартных задач используйте универсальный отчет или внешний отчет на СКД, не меняя типовую конфигурацию без резервной копии.
Частые вопросы
Почему отчет по закупкам пустой, хотя поступления были?
Чаще всего документы поступления не проведены или проведены другой датой, выходящей за период отчета. Также проверьте отборы: установленный фильтр по организации, складу или поставщику может исключать все данные. Сбросьте настройки отчета к стандартным и сформируйте заново.
Как выгрузить отчет по закупкам в Excel?
Сформируйте отчет, затем используйте команду «Файл» → «Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат «Лист Excel». В некоторых конфигурациях доступна прямая команда «Выгрузить в Excel» в меню «Ещё». Проверьте, что итоги и группировки перенеслись корректно.
Можно ли сделать отчет по закупкам с НДС и без НДС?
Да. В отчетах УТ и ERP суммы обычно выводятся в валюте управленческого учета, и в настройках можно выбрать показатель с НДС или без. В Бухгалтерии сумма без НДС видна в анализе счетов 41/10, а НДС — по счету 19. Сверяйте, какой именно показатель используется, чтобы не смешивать суммы.
Как настроить автоматическую рассылку отчета по закупкам?
В конфигурациях на «Библиотеке стандартных подсистем» (УТ 11, ERP, Бухгалтерия) есть механизм рассылки отчетов: откройте «Администрирование» → «Рассылка отчетов», создайте рассылку, добавьте сохраненный вариант отчета, укажите расписание и получателей. Для работы механизма должны быть настроены учетная запись почты и права пользователя.
Почему суммы в отчете по закупкам не совпадают с ОСВ по счету 60?
Отчеты по закупкам строятся по регистрам учета поступлений, а ОСВ — по бухгалтерским проводкам. Расхождения вызывают непроведенные документы, ручные операции, корректировки, возвраты и разница дат признания. Сформируйте оба отчета за один период с одинаковыми отборами и проанализируйте расхождение по документам.
Нужны ли права администратора для отчетов по закупкам?
Нет. Для стандартных отчетов достаточно роли с доступом к разделу закупок (например, «Менеджер по закупкам» в УТ/ERP). Права администратора или разработчика нужны только для создания внешних отчетов, расширений и изменения конфигурации.