Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать отчет по задолженности
Как сформировать отчет по задолженности в 1С: акты сверки, задолженность покупателей и поставщиков, настройка сроков долга, проверка и типичные ошибки.
Отчет по задолженности в 1С — один из самых востребованных инструментов для контроля расчетов с контрагентами. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) такие отчеты уже встроены, и в большинстве случаев достаточно правильно их открыть и настроить, не прибегая к программированию.
Задолженность в 1С делится на два основных типа: дебиторская (нам должны покупатели) и кредиторская (мы должны поставщикам). Отдельно выделяют задолженность по срокам — текущую и просроченную. Какой именно отчет использовать, зависит от конфигурации и от того, нужен ли вам управленческий срез, бухгалтерский остаток по счетам или документ для сверки с контрагентом.
Ниже разобраны конкретные способы получить отчет по задолженности в разных конфигурациях, настройка сроков долга, проверка корректности цифр и типичные ошибки, из-за которых суммы в отчете не сходятся с реальностью.
Какие отчеты по задолженности есть в типовых конфигурациях
Прежде чем строить отчет, определите, какая именно задолженность вам нужна и в какой конфигурации вы работаете. Набор готовых отчетов отличается, и искать их нужно в разных разделах меню.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 основные отчеты расположены так: «Продажи → Задолженность покупателей по срокам долга», «Покупки → Задолженность поставщикам по срокам долга», а также универсальные «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и «Анализ счета» для счетов 60, 62, 76. Для сверки с контрагентом есть документ «Акт сверки взаиморасчетов» в разделе «Продажи» или «Покупки».
В Управлении торговлей 11, КА и ERP расчеты ведутся в разрезе партнеров и заказов. Основные отчеты: «Расчеты с клиентами», «Расчеты с поставщиками», «Задолженность клиентов по срокам долга», «Ведомость расчетов с партнерами» — они находятся в разделе «Казначейство» или «Продажи/Закупки → Отчеты».
Сравнение вариантов отчетов
Показывает долг с разбивкой на текущий и просроченный по интервалам. Подходит для контроля оплат и работы с дебиторкой.
Бухгалтерский остаток по счетам 60/62/76 в разрезе контрагентов. Подходит для сверки с учетом, но не показывает просрочку.
Детализация по документам расчетов: заказ, накладная, оплата. Подходит для разбора расхождений по конкретному клиенту.
Документ для официальной сверки с контрагентом. Не аналитический отчет, а печатная форма для подписания сторонами.
Отчет по задолженности покупателей в 1С:Бухгалтерии
Самый быстрый способ увидеть дебиторскую задолженность — открыть раздел «Продажи» → «Задолженность покупателей по срокам долга». Отчет строится по данным счета 62 (и связанных счетов расчетов) и группирует долг по контрагентам и договорам.
Порядок действий: откройте отчет, укажите дату, на которую нужна задолженность, при необходимости задайте отбор по организации или конкретному контрагенту и нажмите «Сформировать». По умолчанию долг разбивается на интервалы: не просрочен, до 30 дней, 30–60, 60–90 и более 90 дней просрочки.
Срок оплаты программа берет из договора с контрагентом (поле «Срок оплаты» в карточке договора) либо из настройки по умолчанию. Если сроки в договорах не заполнены, вся задолженность может попасть в неверный интервал — это одна из самых частых причин «неправильного» отчета.
- 1Откройте «Продажи → Задолженность покупателей по срокам долга».
- 2Установите дату отчета и отбор по организации.
- 3Проверьте, что в договорах контрагентов заполнен срок оплаты.
- 4Нажмите «Сформировать» и оцените распределение по интервалам.
- 5Двойным щелчком по сумме откройте расшифровку до документов.
Отчет по задолженности поставщикам
Кредиторская задолженность строится зеркально: раздел «Покупки» → «Задолженность поставщикам по срокам долга». Отчет показывает, сколько и кому вы должны на выбранную дату, с разбивкой по срокам оплаты. Это удобно для планирования платежей и контроля просрочек перед поставщиками.
Если нужен не управленческий, а бухгалтерский срез, используйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» для счета 60.01 (расчеты с поставщиками) и 60.02 (авансы выданные). Развернутое сальдо по этим счетам в разрезе контрагентов и договоров даст ту же картину, но в бухгалтерской логике.
Обратите внимание: если авансы и задолженность по одному контрагенту не зачитываются автоматически, в отчете может одновременно висеть и дебиторка, и кредиторка по одному поставщику. Это сигнал проверить зачет авансов в документах поступления.
Отчет по задолженности в Управлении торговлей 11 и ERP
В УТ 11 расчеты ведутся по объектам расчетов: заказам, накладным, соглашениям. Основной отчет — «Казначейство → Отчеты → Расчеты с клиентами» (аналогично «Расчеты с поставщиками»). Он показывает начальное сальдо, отгрузки, оплаты и конечный долг за период по каждому клиенту.
Для контроля просроченной задолженности используйте отчет «Задолженность клиентов по срокам долга» в разделе «Продажи → Отчеты». Срок оплаты здесь определяется условиями оплаты в соглашении с клиентом или в заказе (этапы оплаты, отсрочка в календарных или рабочих днях).
Важная особенность УТ 11: если ведется детальный учет расчетов «по заказам/накладным», а оплаты распределяются вручную или не распределяются вообще, долг может зависать «в целом по клиенту» без привязки к документам. В этом случае проверьте обработку «Распределение расчетов с клиентами» или выполните перепроведение расчетов через регламентные операции.
Настройка интервалов и сроков долга
Стандартная разбивка по интервалам (30/60/90 дней) подходит не всем. В 1С:Бухгалтерии интервалы можно изменить в настройках отчета: кнопка «Настройки» → вкладка с интервалами сроков долга. Задайте свои границы, например 7, 14 и 30 дней, если у вас короткие отсрочки.
Срок оплаты по умолчанию задается в карточке договора с контрагентом. Если договор один и сроки по документам различаются, в УТ 11 срок берется из этапов оплаты конкретного заказа — это точнее. Проверьте несколько ключевых клиентов вручную: откройте договор или заказ и убедитесь, что отсрочка указана верно.
Если отсрочка у клиентов разная и меняется, ведите сроки на уровне документов, а не договора. Иначе отчет по просроченной задолженности будет систематически искажен: часть долгов попадет в просрочку раньше времени, часть — позже.
Как проверить корректность отчета
Сумма дебиторки в отчете по срокам долга совпадает с развернутым сальдо по счету 62 на ту же дату
Суммы расходятся — есть незакрытые авансы, ручные операции или ошибки зачета
По одному контрагенту либо дебиторка, либо кредиторка
Одновременно долг клиента и наш долг по одному договору без оснований — не зачтен аванс
Просрочка соответствует реальным срокам оплаты из договоров
Весь долг попал в один интервал — не заполнены сроки оплаты в договорах
Акт сверки взаиморасчетов как отчет по задолженности
Когда нужен не внутренний анализ, а документ для контрагента, используйте «Акт сверки взаиморасчетов»: раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчетов». Создайте документ, укажите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчетов за период.
Перед заполнением убедитесь, что все первичные документы за период проведены. Акт строится по данным учета, поэтому непроведенные реализации или оплаты в него не попадут, и сверка с контрагентом покажет расхождение.
После заполнения проверьте сальдо на начало и конец периода, распечатайте акт или отправьте контрагенту. Если контрагент вернул акт с расхождениями, расшифруйте обороты через «Анализ счета» по счету расчетов с отбором по этому контрагенту — так быстрее всего найти потерянный или задвоенный документ.
Когда стандартных отчетов не хватает
Если нужна нестандартная аналитика — например, задолженность в разрезе менеджеров, регионов или групп товаров — используйте возможность настройки отчета на СКД (система компоновки данных). В настройках любого типового отчета можно добавить группировку, отбор или дополнительное поле без изменения конфигурации.
Для регулярных нестандартных отчетов имеет смысл сохранить настройку как вариант отчета: кнопка «Ещё → Сохранить вариант отчета». Тогда сотрудники смогут открывать готовую настройку одним кликом, не повторяя настройку каждый раз.
Если требуется совсем специфический отчет (например, дебиторка с учетом резервов по сомнительным долгам или график платежей по графику договора), это задача для разработчика: внешний отчет на СКД решает её без доработки типовой конфигурации и сохраняет возможность обновления.
Что важно запомнить
Дебиторку и кредиторку в типовых 1С смотрят штатными отчетами «по срокам долга», для бухгалтерской сверки — ОСВ по счетам 60/62, для контрагента — актом сверки. Корректность отчета зависит от заполненных сроков оплаты, зачтенных авансов и актуального состояния расчетов. Расхождения исправляют поиском ошибки в документах, а не ручными проводками.
Часто задаваемые вопросы
Почему сумма в отчете по срокам долга не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?
Чаще всего причины три: отчеты сформированы на разные даты или с разным отбором по организации; по контрагентам есть незачтенные авансы, которые в отчете по срокам долга учитываются иначе, чем развернутое сальдо; либо есть ручные операции по счетам расчетов, которые управленческий отчет не подхватывает. Начните проверку с совпадения даты и отбора, затем расшифруйте расхождение по конкретному контрагенту.
Как выгрузить отчет по задолженности в Excel?
Сформируйте отчет и нажмите «Файл → Сохранить как» (или иконку сохранения на панели табличного документа), выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Расшифровки группировок при этом сохраняются как обычные строки. Если нужен только итоговый уровень, перед выгрузкой сверните группировки кнопками уровней на панели отчета.
Можно ли видеть задолженность по каждому менеджеру?
Да, если в документах заполнен ответственный менеджер. В настройках отчета (кнопка «Настройки») добавьте группировку по полю «Менеджер» выше группировки по контрагентам. В УТ 11 и ERP для этого есть готовые варианты отчетов по расчетам с разрезом менеджеров. Если поле менеджера в документах пустует, сначала заполните его, иначе группировка покажет пустую строку.
Как посмотреть только просроченную задолженность?
В отчете «Задолженность по срокам долга» откройте настройки и добавьте отбор: исключите интервал «не просрочен» или сформируйте отчет и отфильтруйте колонки просроченных интервалов. В УТ 11 есть отдельный отчет «Просроченная задолженность клиентов», который сразу показывает только долги с истекшим сроком оплаты.
Что делать, если по контрагенту висит и долг нам, и наш долг одновременно?
Это признак незачтенного аванса: например, предоплата проведена на счет 62.02, а реализация не зачла её. Откройте документ реализации и проверьте способ зачета аванса (автоматически/по документу), затем перепроведите документ. Если аванс и долг по разным договорам, решите, нужен ли зачет между договорами, — в бухгалтерском учете он оформляется отдельной операцией на основании акта взаимозачета.
Нужно ли программировать, чтобы сделать отчет по задолженности?
Нет, для стандартных задач достаточно встроенных отчетов и их настроек на СКД — группировки, отборы и сохраненные варианты покрывают большинство потребностей. Программирование (внешний отчет) требуется только для нестандартной логики: собственных интервалов расчета просрочки, резервов, консолидации по нескольким базам и тому подобных сценариев.