Как в 1С сделать отчет по возвратам

Возвраты — один из самых чувствительных участков учета: они влияют на выручку, остатки склада, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками, а также на налоговую отчетность. Поэтому отчет по возвратам в 1С нужен не только руководителю для аналитики, но и бухгалтеру для сверки, и менеджеру по закупкам для контроля претензий поставщикам.

В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, а также 1С:Розница) данные о возвратах уже накапливаются документами «Возврат товаров от клиента» и «Возврат товаров поставщику». Задача пользователя — правильно извлечь эти данные: через встроенные отчеты, через настройку варианта отчета или через универсальный инструмент вроде консоли отчетов на СКД.

Ниже разобраны три рабочих подхода: использование штатных отчетов, построение собственного варианта отчета без программирования и разработка отчета через СКД, когда стандартных возможностей не хватает. Отдельно рассмотрены проверка итогов, типичные ошибки и ограничения каждого способа.

Какие документы формируют данные о возвратах

Прежде чем строить отчет, важно понимать, откуда берутся цифры. В УТ 11, КА и ERP возврат от покупателя оформляется документом «Возврат товаров от клиента», а возврат поставщику — документом «Возврат товаров поставщику». Оба документа делают движения по регистрам продаж, товаров на складах, расчетов с контрагентами и (при проведении в управленческом учете) выручки и себестоимости.

Если часть возвратов оформлена не специализированными документами, а, например, сторнированием реализации или корректировкой реализации с отрицательными количествами, такие операции могут не попасть в отчет, построенный строго по документам возврата. Это первая причина расхождений между отчетом по возвратам и оборотно-сальдовой ведомостью.

Проверить состав документов можно через журнал: «Продажи — Возвраты товаров от клиентов» и «Закупки — Возвраты товаров поставщикам». Убедитесь, что за нужный период все документы проведены и у них корректно заполнен вид операции, склад и соглашение с контрагентом.

Способ 1: штатные отчеты по возвратам

В УТ 11 и ERP есть готовые аналитические отчеты, в которых возвраты видны отдельно. Основные точки входа:

• «Продажи — Отчеты по продажам — Валовая прибыль предприятия» — возвраты уменьшают выручку и видны по строкам с отрицательными суммами;
• «Продажи — Отчеты по продажам — Динамика продаж» — можно сгруппировать по периодам и увидеть всплески возвратов;
• «Закупки — Отчеты по закупкам» — аналогичные отчеты по возвратам поставщикам;
• отчет «ABC/XYZ-анализ продаж» при настройке может учитывать возвраты отдельным показателем.

Настройка отбора по возвратам

Чтобы получить именно отчет по возвратам, а не по продажам в целом, откройте нужный отчет и нажмите «Еще — Изменить вариант отчета» (или «Настройки»). На закладке «Отбор» добавьте условие по полю «Тип документа» или «Вид операции» со значением «Возврат». В некоторых отчетах проще отобрать по отрицательному количеству: условие «Количество меньше 0» выделит все сторнирующие движения.

Сохраните результат как отдельный вариант: «Еще — Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя, например «Возвраты от клиентов за период». Вариант появится в списке отчетов раздела и будет доступен вам (или всем пользователям, если при сохранении указать общий доступ — для этого нужны соответствующие права).

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» или «Закупки» и выберите подходящий отчет (например, «Динамика продаж»)
2. 2
   Нажмите «Настройки» или «Еще — Изменить вариант отчета»
3. 3
   На закладке «Отбор» добавьте условие по виду операции «Возврат» или по отрицательному количеству
4. 4
   На закладке «Поля» и «Группировки» выберите нужные ресурсы: количество, сумма, себестоимость
5. 5
   Сохраните вариант отчета под понятным именем и сформируйте отчет за нужный период

Способ 2: собственный вариант отчета без программирования

Если штатные отчеты не дают нужной аналитики — например, требуется видеть возвраты в разрезе причин, менеджеров и складов одновременно — постройте свой вариант на базе существующего отчета. СКД (система компоновки данных), на которой работают все типовые отчеты УТ 11, позволяет менять структуру без изменения конфигурации.

Откройте отчет «Выручка и себестоимость продаж» или «Продажи по номенклатуре», перейдите в расширенные настройки и добавьте группировки: «Причина возврата» (если она заполняется в документах), «Менеджер», «Склад». В отборе зафиксируйте вид операции «Возврат от клиента». На закладке «Ресурсы» оставьте «Количество», «Сумма выручки», «Себестоимость» — тогда вы увидите не только объем возвратов, но и их влияние на маржу.

Отчет по причинам возвратов

Причина возврата — необязательный реквизит, и во многих базах его не заполняют. Если аналитика по причинам нужна регулярно, договоритесь с пользователями о правиле: в документе «Возврат товаров от клиента» поле с причиной (или комментарий в стандартизованном виде) заполняется всегда. Без этого отчет покажет одну строку с пустой причиной на большую часть суммы.

Способ 3: отчет через СКД или консоль отчетов

Когда нужен произвольный запрос — например, возвраты с расшифровкой до документа-основания и срока между продажей и возвратом — потребуется отчет на СКД. В режиме предприятия это можно сделать без изменения конфигурации через внешний отчет или универсальную консоль отчетов (обработка, распространяемая в составе инструментов разработчика и на дисках ИТС).

Логика запроса: данные берутся из регистра накопления «Выручка и себестоимость продаж» (в УТ 11/ERP) или «Продажи» (в УТ 10.3) с отбором по отрицательному количеству либо из таблицы документов «Возврат товаров от клиента» с соединением к табличной части товаров. Второй вариант точнее показывает состав документов, первый — точнее отражает влияние на финансовый результат.

ВЫБРАТЬ
	Возврат.Ссылка.Дата КАК Дата,
	Возврат.Ссылка.Контрагент КАК Клиент,
	Возврат.Номенклатура КАК Номенклатура,
	СУММА(Возврат.Количество) КАК Количество,
	СУММА(Возврат.СуммаСНДС) КАК Сумма
ИЗ
	Документ.ВозвратТоваровОтКлиента.Товары КАК Возврат
ГДЕ
	Возврат.Ссылка.Проведен
СГРУППИРОВАТЬ ПО
	Возврат.Ссылка.Дата,
	Возврат.Ссылка.Контрагент,
	Возврат.Номенклатура

Запрос выше — упрощенный каркас: в реальной базе имена табличных частей и полей могут отличаться в зависимости от конфигурации и ее версии. Перед использованием проверьте структуру документа в конфигураторе или через «Все функции» в режиме предприятия.

Возвраты поставщикам: отдельный отчет

Возвраты поставщикам учитываются зеркально и смешивать их с возвратами от клиентов в одном отчете обычно не стоит: у них разная экономическая природа и разные регистры-источники. Для анализа используйте отчеты раздела «Закупки» с отбором по документам «Возврат товаров поставщику».

Типовая задача — контроль незакрытых претензий: товар возвращен, а деньги от поставщика еще не получены. Здесь помогает отчет по расчетам с поставщиками с отбором по документам возврата: если по возврату долго висит дебиторская задолженность, значит, вопрос компенсации не решен.

Проверка корректности отчета

Любой новый отчет по возвратам нужно один раз сверить с независимым источником, прежде чем доверять ему регулярно. Самый надежный способ — сопоставить итог отчета с оборотами по счетам учета возвратов в бухгалтерском отчете (например, с корреспонденциями счета 90 «Продажи» в части сторно) или с суммой документов журнала возвратов за тот же период.

Расхождения почти всегда объясняются одной из причин: разные периоды (дата отчета и дата проведения документа), непроведенные или распроведенные документы, возвраты, оформленные корректировками, а также отличия управленческого и регламентированного учета (отчет по управленческим данным не совпадет с бухгалтерскими оборотами из-за курсовых разниц, НДС и порядка признания себестоимости).

Типичные ошибки при построении отчета по возвратам

Наиболее частая ошибка — смешение периодов: отчет построен по дате документа, а сверка идет с оборотами по дате проведения. В конце месяца это дает заметные расхождения. Второе место занимает отбор по отрицательному количеству в отчете по продажам: в него попадают не только возвраты, но и любые сторнирующие движения, включая исправления.

Третья группа ошибок связана с правами: пользователь с ограниченным доступом видит не все документы, и его отчет систематически занижен относительно отчета администратора. Если отчет используется для управленческих решений, формируйте его под учетной записью с полным доступом к данным продаж и закупок.

Частые вопросы