Как в 1С сделать отчет по сотрудникам с должностями

Отчет по сотрудникам с указанием должностей — одна из самых востребованных задач в кадровом учете: он нужен для штатной расстановки, сверки с руководителями подразделений, подготовки данных для проверок и внутренней отчетности. В 1С:ЗУП такой отчет можно получить несколькими способами — от готовых типовых отчетов до универсального конструктора, и выбор зависит от того, какие именно данные нужны: только действующие сотрудники, история переводов или расшифровка по подразделениям.

Ниже разобраны рабочие способы для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1), а также вариант с универсальным отчетом, который подходит и для других конфигураций на управляемых формах. Отдельно показано, как настроить отборы, сгруппировать данные и проверить корректность результата.

Какие данные понадобятся и где они хранятся

Прежде чем строить отчет, важно понимать, откуда программа берет должность сотрудника. В 1С:ЗУП должность — это не просто текстовое поле в карточке сотрудника, а атрибут кадрового приказа: приема на работу, кадрового перевода или увольнения. Текущая должность определяется по последнему действующему кадровому событию на выбранную дату.

Основные источники данных:

• регистр сведений «Кадровая история сотрудников» — подразделение, должность, дата события, вид события;
• справочник «Сотрудники» — ФИО, табельный номер, дата приема;
• справочник «Штатное расписание» — позиции, если ведется штатное расписание;
• регистр «Плановые начисления» и кадровые данные — для расширенных отчетов с окладами.

Если в программе ведется штатное расписание, отчеты могут опираться на позиции штатного расписания, а не только на фактические кадровые приказы. Это важно: при расхождении данных штатной расстановки и кадровых приказов отчет покажет именно то, что зафиксировано документами.

Способ 1. Типовой отчет «Штатная расстановка»

Самый быстрый путь — готовый отчет, который уже содержит сотрудников, их подразделения и должности. Он подходит, когда нужен актуальный список на текущую дату или на конкретное число в прошлом.

Порядок действий:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Штатная расстановка» (в некоторых настройках интерфейса — «Кадровые отчеты» → «Штатная расстановка»).
2. Укажите дату, на которую нужен срез данных, в поле периода.
3. Нажмите «Сформировать».
4. При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отбор по организации или подразделению.

В результате получится таблица с группировкой по подразделениям: внутри каждого подразделения перечислены сотрудники с должностями, датами приема и, при соответствующей настройке, разрядами и условиями труда. Отчет можно сохранить в Excel или распечатать через стандартную кнопку сохранения табличного документа.

Если штатное расписание в программе не ведется, вместо «Штатной расстановки» ориентируйтесь на отчет «Списки работников» — он строится непосредственно по кадровым приказам.

Способ 2. Отчет «Списки работников» с настройкой колонок

Отчет «Списки работников» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки») гибче штатной расстановки: в нем можно самостоятельно выбрать состав выводимых полей и отборов. Это основной инструмент, когда нужен произвольный список — например, только принятые за период или только работающие в конкретном подразделении.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Списки работников»
2. 2
   Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор»
3. 3
   Добавьте отбор «Работает» = «Да», чтобы исключить уволенных
4. 4
   На вкладке «Поля» убедитесь, что выведены «Подразделение» и «Должность»
5. 5
   На вкладке «Группировка» установите группировку по подразделению при необходимости
6. 6
   Нажмите «Закрыть и сформировать» и проверьте результат

На вкладке «Отбор» доступны десятки полей: вид занятости (основное место работы, совместительство), пол, дата приема, подразделение, должность. Например, чтобы получить список внешних совместителей с должностями, добавьте отбор «Вид занятости» = «Внешний совместитель» и снимите ограничение по работающим, если нужны и уволенные за период.

Настройку можно сохранить под понятным именем («Сотрудники с должностями по подразделениям») через кнопку сохранения варианта отчета — тогда в следующий раз достаточно выбрать готовый вариант из списка.

Способ 3. Универсальный отчет по регистру кадровой истории

Когда типовых отчетов недостаточно — например, нужны поля, которых нет в настройках, или отчет требуется в конфигурации без полноценного кадрового блока — используйте «Универсальный отчет». Он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет» (в некоторых конфигурациях — в меню «Отчеты»).

Настройка для списка сотрудников с должностями:

1. В поле типа данных выберите «Регистр сведений», объект — «Кадровая история сотрудников», вид — «Срез последних» на нужную дату.
2. В настройках добавьте поля: «Сотрудник», «Подразделение», «Должность», «Вид события».
3. Установите группировку по подразделению, детальные записи — по сотрудникам.
4. Добавьте отбор «Вид события» не равно «Увольнение», чтобы исключить уволенных (или стройте срез на дату — тогда уволенные до этой даты в выборку не попадут автоматически при корректном отборе).
5. Сформируйте отчет и проверьте итоговое количество строк.

Способ 4. Свой вариант отчета на СКД

Система компоновки данных (СКД) лежит в основе всех отчетов ЗУП, поэтому любой типовой отчет можно «докрутить» под себя без программирования. Откройте нужный отчет, перейдите в «Настройки» → «Расширенные» и измените структуру: добавьте ресурсы, поля, сортировки, условное оформление.

Типовые сценарии доработки:

• Выделить руководителей цветом — на вкладке «Условное оформление» добавьте условие «Должность Содержит "Руководитель"» и задайте цвет фона.
• Посчитать количество сотрудников по подразделениям — добавьте ресурс «Количество(Сотрудник)» и группировку по подразделению без детальных записей.
• Отсортировать по дате приема — на вкладке «Сортировка» добавьте поле «Дата приема» по возрастанию.

Если возможностей настроек не хватает, решением будет внешний отчет (файл .erf), который подключается через «Дополнительные отчеты и обработки». Его разработку поручают специалисту по 1С — это не требует изменения конфигурации и не мешает обновлениям.

Сравнение способов и выбор под задачу

Какой способ выбрать

Штатная расстановка

Быстрый список на дату с группировкой по подразделениям. Ограничение: состав полей фиксирован настройками типового варианта.

Списки работников

Гибкие отборы (совместители, принятые за период, по виду занятости). Требует ручной настройки полей и отборов.

Универсальный отчет

Доступ к любым регистрам и справочникам, подходит для других конфигураций. Нужно понимать структуру данных.

Внешний отчет на СКД

Любые требования, включая вычисляемые поля. Требует разработчика, но не затрагивает типовую конфигурацию.

Для регулярной задачи «список работающих с должностями по подразделениям» оптимален «Списки работников» с сохраненным вариантом настройки: один раз настроили — дальше формируется в два клика. Для разовых выгрузок с нестандартными полями рациональнее универсальный отчет.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчета сверьте его с реальностью, прежде чем передавать данные дальше. Контрольные точки:

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчете

Норма

Совпадает с числом работающих по данным отчета «Остатки отпусков» или списка сотрудников на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — проверьте отбор по организации и флаг «Работает»

Должности сотрудников

Норма

Указана должность из последнего кадрового приказа на дату отчета

Тревожный признак

Пустая должность или устаревшая — проверьте, проведен ли кадровый перевод

Уволенные сотрудники

Норма

Отсутствуют в списке при отборе «Работает = Да»

Тревожный признак

Уволенные попали в отчет — проверьте дату среза и отборы

Отдельная ситуация — «висячие» сотрудники без текущего события: такое бывает при переносе данных из старых программ, когда кадровый приказ о приеме не перенесся. В отчете у такого сотрудника будет пустая должность. Лечится вводом документа «Начальная штатная расстановка» или кадрового приказа с корректными данными.

FAQ: частые вопросы

Как выгрузить отчет по сотрудникам с должностями в Excel?

Сформируйте отчет, затем нажмите кнопку «Сохранить» (дискета) в панели табличного документа или используйте меню «Файл — Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel». Форматирование (группировки, шапка) сохраняется, свернутые группировки выгружаются в развернутом виде.

Почему в отчете у сотрудника пустая должность?

Чаще всего причина в том, что кадровый приказ о приеме или переводе не проведен либо данные перенесены из другой программы без кадровых документов. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Все документы» и проверьте наличие проведенного приказа с должностью на дату отчета.

Как получить список сотрудников с должностями на прошлую дату?

В отчетах «Штатная расстановка» и «Списки работников» укажите нужную дату в поле периода перед формированием — программа построит срез кадровой истории на эту дату. Учтите: если приказы вводились задним числом, отчет покажет данные с учетом поздних исправлений.

Можно ли вывести в отчет и должность, и оклад сотрудника?

Да. В отчете «Списки работников» в настройках на вкладке «Поля» добавьте поле «Тарифная ставка» (или используйте отчет «Штатная расстановка» с включенными данными об оплате). Альтернатива — отчет «Анализ ФОТ» или «Начисления и удержания по сотрудникам» с группировкой по должности.

Как сделать отчет только по одному подразделению?

В настройках отчета на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение Равно» и выберите нужное подразделение. Если нужно включить и вложенные подразделения, используйте вид сравнения «В иерархии» вместо «Равно».

Что делать, если нужного отчета нет в разделе «Кадры»?

Проверьте права доступа — часть отчетов скрыта у пользователей без роли кадровика. Также откройте «Настройки — Настройка навигации» в разделе «Кадры»: возможно, отчет просто не выведен в панель навигации, и его можно добавить из списка доступных команд.