Как в 1С сделать отчет по продажам за период

Отчет по продажам за период — один из самых востребованных инструментов в торговых конфигурациях 1С. Он показывает, какие товары и в каком объеме были проданы, какую выручку и валовую прибыль принесла компания, кто из менеджеров или клиентов сформировал основную часть оборота. В типовых решениях («Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Бухгалтерия предприятия») такие отчеты уже встроены, и задача пользователя — правильно выбрать отчет, задать период и настроить отборы.

Проблема в том, что в разных конфигурациях отчеты по продажам называются по-разному и находятся в разных разделах интерфейса. Кроме того, результат зависит от корректности учета: если документы реализации не проведены или себестоимость не рассчитана, цифры в отчете будут неполными или искаженными. Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, способы настройки и проверки результата.

Какие отчеты по продажам есть в типовых конфигурациях

Перед тем как формировать отчет, важно понять, какой именно показатель вам нужен: количество проданного товара, сумма выручки, валовая прибыль или динамика продаж по дням. Под каждую задачу в 1С предусмотрен свой отчет.

В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» основные отчеты сосредоточены в разделе «Продажи» → «Отчеты по продажам». Ключевые из них:

• «Валовая прибыль» — выручка, себестоимость и прибыль в разрезе товаров, клиентов, менеджеров;
• «Продажи» — количество и суммы продаж с группировкой по периодам, номенклатуре, партнерам;
• «Динамика продаж» — сравнение продаж по периодам;
• «Анализ причин отмены заказов» и смежные аналитические отчеты.

В «Бухгалтерии предприятия» продажи анализируются через отчеты раздела «Отчеты»: «Анализ продаж», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90», а также стандартный отчет «Анализ счета» по счетам 90.01 и 90.02. Они показывают данные бухгалтерского учета, а не управленческого, поэтому цифры могут отличаться от торговых отчетов.

Формирование отчета «Валовая прибыль» в УТ и Комплексной автоматизации

Отчет «Валовая прибыль» — основной инструмент для оценки продаж за период, потому что показывает не только выручку, но и рентабельность. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Валовая прибыль».
2. В шапке отчета укажите период: дату начала и дату окончания. Можно использовать кнопку выбора стандартного периода («Этот месяц», «Этот квартал» и т. п.).
3. Нажмите «Сформировать».
4. Для детализации откройте «Настройки» и на закладке «Структура» добавьте группировки: по номенклатуре, партнерам, менеджерам, складам.

Результат выводится в виде таблицы с колонками «Количество», «Выручка», «Себестоимость», «Валовая прибыль», «Рентабельность». Если колонка себестоимости пустая или равна нулю — значит, не выполнен расчет себестоимости (регламентное закрытие месяца), и отчет показывает только выручку.

Отчет «Продажи» и настройка отборов

Отчет «Продажи» удобен, когда нужна детализация по периодам или конкретным условиям. Он открывается там же: «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Продажи».

Чтобы получить данные, например, только по одному менеджеру или складу, используйте отборы. Нажмите «Настройки», перейдите на закладку «Отбор», добавьте поле «Менеджер» или «Склад», укажите вид сравнения «Равно» и нужное значение. Отборы можно комбинировать: например, продажи конкретного менеджера по конкретной группе товаров.

Полезные варианты группировок в этом отчете:

• по периодам (день, неделя, месяц) — для анализа динамики;
• по номенклатуре с иерархией — для оценки товарных групп;
• по партнерам — для рейтинга клиентов;
• по подразделениям — если в компании несколько торговых точек.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Продажи»
2. 2
   Установите период — нужный месяц
3. 3
   В настройках добавьте отбор «Менеджер = <фамилия>»
4. 4
   Добавьте группировку по номенклатуре
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму выручки

Отчет по продажам в 1С:Бухгалтерии

В «Бухгалтерии предприятия» нет управленческого отчета о валовой прибыли, но есть инструменты для анализа реализации. Самый простой путь — отчет «Анализ продаж» (раздел «Отчеты»), если он присутствует в вашей версии конфигурации. Он показывает количество и суммы реализации по номенклатуре и контрагентам.

Универсальный способ — стандартные отчеты по счетам. Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 90.01 «Выручка» и период. В настройках включите группировку по субконто «Номенклатурные группы» — получите выручку в разрезе направлений деятельности. Для анализа по контрагентам используйте «Анализ счета» по счету 62.01 с детализацией по дебиторам.

Учтите: данные бухгалтерских отчетов включают НДС или не включают его в зависимости от настроек и счета. Выручка на счете 90.01 в большинстве случаев отражается с НДС, поэтому для сопоставления с управленческими отчетами сравнивайте показатели внимательно.

Где смотреть продажи

УТ / КА — «Валовая прибыль»

Подходит для оценки рентабельности и маржи. Ограничение: требует выполненного расчета себестоимости.

УТ / КА — «Продажи»

Гибкие группировки и отборы по периодам, товарам, клиентам. Не показывает прибыль напрямую.

БП — ОСВ по счету 90.01

Дает данные регламентированного учета для сверки с декларацией по НДС. Нет управленческой детализации по себестоимости.

Проверка корректности данных отчета

Прежде чем использовать цифры из отчета, убедитесь, что учет ведется полно. Основные точки контроля:

• Все документы «Реализация товаров и услуг» за период проведены — непроведенные документы в отчет не попадают;
• Возвраты от покупателей оформлены документами — они уменьшают продажи, и это видно в отчете отдельными строками с отрицательными значениями;
• Выполнено закрытие месяца, если нужна себестоимость;
• Период отчета соответствует ожиданиям — частая ошибка: отчет сформирован за прошлый месяц из-за сохраненных настроек.

Простой способ сверки: сравните итоговую выручку из отчета «Продажи» с оборотом по дебету счета 62 за тот же период (в БП) или с суммой проведенных документов реализации через журнал документов с итогом по колонке «Сумма». Небольшие расхождения обычно объясняются возвратами, корректировками или НДС.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая выручка

Норма

Совпадает с суммой проведенных реализаций за период

Тревожный признак

Отчет пустой или сумма заметно меньше — проверьте проведение документов

Себестоимость

Норма

Заполнена по всем строкам с продажами

Тревожный признак

Нули или пропуски — не выполнен расчет себестоимости

Период отчета

Норма

Соответствует нужному диапазону дат

Тревожный признак

Подставлен сохраненный старый период

Типичные ошибки и ограничения

Первая типичная ошибка — формирование отчета при непроведенных документах. Пользователь видит заниженную выручку и делает неверные выводы. Проверить просто: откройте журнал реализаций с отбором за период и убедитесь, что у всех документов стоит признак проведения.

Вторая ошибка — сравнение управленческого и бухгалтерского отчетов «в лоб». Они строятся на разных регистрах и могут учитывать НДС, возвраты и корректировки по-разному. Сравнивайте с пониманием методологии или сверяйте только сопоставимые показатели.

Третья ошибка — использование сохраненного варианта отчета с устаревшими отборами. Если отчет внезапно показывает не все данные, сбросьте настройки кнопкой «Стандартные настройки» и задайте отборы заново. Также помните об ограничении прав: если у пользователя нет доступа к отдельным организациям или складам, отчет покажет только разрешенные данные без каких-либо предупреждений.

Как сохранить, выгрузить и автоматизировать отчет

Настроенный вариант отчета можно сохранить, чтобы не настраивать заново: в форме настроек нажмите «Сохранить вариант» и дайте ему понятное имя, например «Продажи по менеджерам за месяц». Вариант будет доступен в списке вариантов отчета.

Для передачи данных используйте сохранение табличного документа: «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel (XLSX) или PDF. Для регулярной рассылки отчета руководству в УТ и КА есть механизм рассылки отчетов: раздел «Администрирование» → «Рассылки отчетов», где задается расписание, вариант отчета и список получателей. Рассылка работает при запущенном сеансе или настроенном регламентном задании на сервере.

Частые вопросы

Почему отчет по продажам пустой, хотя реализации были?

Чаще всего документы реализации не проведены или в отчете установлен отбор, исключающий нужные данные (например, по другой организации). Проверьте журнал реализаций и сбросьте настройки отчета к стандартным.

Как вывести отчет по продажам без НДС?

В отчетах УТ и КА выручка обычно показывается в валюте управленческого учета; наличие колонки с НДС зависит от варианта отчета. В настройках структуры можно добавить или убрать ресурс «Сумма НДС». В бухгалтерских отчетах используйте счет 90.03 для выделения суммы налога.

Можно ли сделать отчет по продажам по конкретному товару?

Да. В отчете «Продажи» откройте настройки, добавьте отбор «Номенклатура = <товар>» и сгруппируйте строки по периодам или партнерам. Получите историю продаж конкретной позиции за указанный период.

Почему прибыль в отчете равна нулю при ненулевой выручке?

Это признак того, что себестоимость не рассчитана. Выполните регламентную операцию закрытия месяца (расчет себестоимости) и сформируйте отчет повторно. Также проверьте, что по товарам были остатки и поступления — продажа «в минус» может давать некорректную себестоимость.

Как сравнить продажи текущего периода с прошлым?

Используйте отчет «Динамика продаж» в УТ/КА — он строится с группировкой по периодам и показывает изменения. Альтернатива — сформировать отчет «Продажи» за большой интервал с группировкой по месяцам и сравнить колонки визуально или после выгрузки в Excel.

Виден ли отчет по продажам пользователю с ограниченными правами?

Отчет откроется, но покажет только те данные, к которым у пользователя есть доступ по настройкам ролей и групп доступа. Программа не сообщит об усеченности данных, поэтому для сводной аналитики отчет должен формировать пользователь с полным доступом.