Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать отчет по продажам за месяц
Как сформировать отчет по продажам за месяц в 1С: валовая прибыль, анализ продаж, настройка периода, группировки и проверка данных. Пошаговая инструкция.
Отчет по продажам за месяц — базовый инструмент контроля выручки, маржи и дебиторской задолженности в 1С. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) такой отчет строится без доработок: достаточно выбрать подходящий вариант, задать период и при необходимости настроить группировки. Ниже разобраны конкретные действия для самых распространенных сценариев.
Главное, что нужно понять перед началом: в 1С нет одного «единственного» отчета по продажам. Есть несколько типовых отчетов, каждый из которых отвечает на свой вопрос — сколько продали в деньгах, сколько заработали валовой прибыли, какие товары уходят лучше, какие клиенты приносят основную выручку. Выбор зависит от того, какую управленческую задачу вы решаете.
Все примеры ниже приведены для типовых конфигураций на управляемых формах. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроек интерфейса, но логика везде одинаковая: отчеты по продажам находятся в разделе «Продажи» или «Финансовый результат и контроллинг».
Какой отчет выбрать под вашу задачу
Прежде чем нажимать «Сформировать», определите, какой именно показатель вам нужен. В типовой поставке УТ 11 и КА доступны несколько отчетов, и подстановка неправильного варианта — самая частая причина «неправильных» цифр.
Валовая прибыль предприятия показывает выручку, себестоимость и прибыль по каждой продаже. Используйте его, когда нужно оценить рентабельность за месяц. Анализ продаж (или «Динамика продаж») показывает объемы в количестве и суммах с группировкой по товарам, клиентам, менеджерам. Ведомость по продажам — это детальный реестр документов реализации за период, удобен для сверки с первичкой.
Если конфигурация доработанная и типовых отчетов нет на привычном месте, проверьте раздел «Отчеты» в подсистеме продаж или воспользуйтесь поиском по команде «Все отчеты» — введите слово «продажи» в строку поиска команд.
Сравнение вариантов
Подходит для оценки маржи за месяц. Ограничение: себестоимость корректна только после закрытия месяца и расчета себестоимости.
Подходит для оценки объемов по товарам, клиентам, менеджерам. Не показывает прибыль.
Подходит для сверки с документами и выписками. Не дает аналитики по прибыли.
Гибкий отчет по любому регистру. Требует понимания структуры данных, подходит опытным пользователям.
Формируем отчет «Валовая прибыль» за месяц
Это самый востребованный отчет руководителей. Порядок действий в УТ 11 / КА / ERP практически идентичен.
Откройте раздел «Финансовый результат и контроллинг» (в УТ 11 также доступно через «Продажи» → «Отчеты по продажам») и выберите отчет «Валовая прибыль предприятия». В шапке отчета установите период: нажмите на поле даты и выберите «Произвольный период», укажите первое и последнее число нужного месяца. Удобная альтернатива — кнопка выбора стандартного периода, где есть готовый вариант «Этот месяц» или «Прошлый месяц».
Нажмите «Сформировать». Отчет построится с группировкой по умолчанию — обычно по организациям и номенклатуре. В таблице вы увидите количество, выручку, себестоимость, валовую прибыль и рентабельность по каждой строке.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Финансовый результат и контроллинг».
- 2Выберите отчет «Валовая прибыль предприятия».
- 3Установите период: первое — последнее число месяца, или выберите стандартный период.
- 4Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения таблицы.
- 5Проверьте итоги: выручка, себестоимость, прибыль, рентабельность.
- 6Сохраните вариант настроек через «Ещё» → «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново.
Настройка группировок и отборов
Типовой вид отчета редко совпадает с тем, что нужно именно вам. Нажмите «Настройки» (или «Показать настройки»), чтобы изменить структуру. В простом режиме доступны основные отборы: по организации, складу, менеджеру, клиенту, группе номенклатуры.
Для отчета по конкретному менеджеру добавьте отбор «Менеджер равно Иванов И.И.» — и сформируйте заново. Для анализа по каналам продаж используйте группировку по подразделениям или соглашениям с клиентами. В расширенном режиме настроек (переключатель «Расширенный» внизу панели настроек) доступны вкладки «Структура», «Поля», «Сортировка» — там можно перестроить иерархию группировок полностью.
Полезная практика: после настройки сохраните вариант отчета под понятным именем, например «Продажи по менеджерам за месяц». В следующий раз вы откроете готовый вариант из списка и поменяете только период.
Почему себестоимость и прибыль могут быть неверными
Главный подводный камень отчета по валовой прибыли — нерассчитанная себестоимость. В УТ 11 и КА себестоимость рассчитывается регламентным заданием «Расчет себестоимости» при закрытии месяца. Если вы формируете отчет в середине месяца или закрытие еще не выполнено, себестоимость будет предварительной (по плановой стоимости или последней партии), а прибыль — искаженной.
Признаки проблемы: в колонке «Себестоимость» нули или явно заниженные суммы, рентабельность по отдельным строкам стремится к 100%. В этом случае проверьте, выполнено ли закрытие месяца: раздел «Финансовый результат и контроллинг» → «Закрытие месяца», статус этапа «Расчет себестоимости».
Если нужен оперативный отчет внутри месяца, ориентируйтесь на выручку и количество, а прибыль анализируйте только после закрытия периода. Это нормальная практика, а не ошибка учета.
Проверка результата и сверка с другими данными
После формирования отчета полезно убедиться, что цифры сходятся с независимыми источниками. Самая простая проверка — сравнить итоговую выручку с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 90.01 «Выручка» за тот же месяц (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Оборот по кредиту без НДС должен совпадать с выручкой в отчете по продажам.
Вторая проверка — количество строк. Сформируйте «Ведомость по продажам» за тот же период и сравните количество документов с журналом «Документы продажи». Если в отчете строк меньше, проверьте отборы: возможно, случайно остался фильтр по организации или складу.
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счета 90.01 за месяц (с учетом НДС-методики отчета)
Расхождение — проверьте отборы, возвраты и корректировки реализации
Заполнена по всем строкам, рентабельность в разумных пределах
Нули или 100% рентабельность — не выполнен расчет себестоимости
С первого по последнее число месяца включительно
Обрезанный период — часть документов не попала в отчет
Типичные ошибки при формировании отчета за месяц
Первая ошибка — неверно заданный период. Если установить «с 01.03 по 30.03» вместо 31 марта, продажи последнего дня выпадут. Всегда используйте стандартные периоды или проверяйте дату окончания.
Вторая — забытые отборы от прошлой работы. Вариант отчета хранит отборы, и если месяц назад вы фильтровали по одному складу, фильтр останется. Признак: итоги заметно меньше ожидаемых. Решение — «Установить стандартные настройки».
Третья — сравнение отчетов с разной методикой. Отчет по продажам строится по данным регистров, ОСВ — по бухгалтерским проводкам; возвраты, корректировки и реализации в разных валютах могут давать корректные, но разные суммы. Прежде чем искать «ошибку в программе», убедитесь, что сравниваете сопоставимые показатели.
Если типового отчета не хватает
Когда нужна нестандартная аналитика — например, продажи по артикулам поставщиков или по дням недели — есть два пути. Первый: открыть расширенные настройки типового отчета и добавить нужные поля в структуру (вкладка «Структура» → «Добавить группировку»). Большинство аналитик уже есть в данных отчета, их просто нужно вывести.
Второй путь — универсальный отчет (включается в «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»). Он строится по любому регистру или документу: выберите регистр накопления «Выручка и себестоимость продаж», задайте период и группировки. Это мощный инструмент, но требует аккуратности — легко построить отчет по «сырым» данным без учета специфики регистра.
Если ни один вариант не подходит, задачу решает доработка отчета программистом на СКД. Это штатная и относительно недорогая доработка, не требующая изменения конфигурации, если отчет добавить как внешний.
Выгружайте сформированный отчет в Excel через «Ещё» → «Вывести список» или кнопку сохранения — так проще строить сводные таблицы и делиться данными с коллегами без доступа к 1С. Итоговую таблицу лучше сохранять в формате .xlsx, а не .mxl, если файл пойдет дальше по цепочке.
Частые вопросы
Почему в отчете по продажам не видно документов, которые точно есть в базе?
Чаще всего мешают отборы в настройках отчета или неверно заданный период. Проверьте также, проведен ли документ — непроведенные реализации в отчеты не попадают. Реже причина в правах доступа: при ограничении на уровне записей пользователь видит только «свои» данные.
Можно ли сформировать отчет по продажам сразу по нескольким организациям?
Да. Уберите отбор по организации или добавьте нужные организации в список отбора с видом сравнения «В списке». В валовой прибыли оставьте группировку «Организация», и итоги будут разложены по каждой компании отдельно.
Как вывести продажи в разрезе дней месяца?
В настройках отчета добавьте группировку по полю «Период» с типом «День» (в расширенном режиме: Структура → Добавить группировку → Регистратор/Период день). В отчете «Динамика продаж» такая группировка обычно уже предусмотрена типовым вариантом.
Почему выручка в отчете по продажам не совпадает с ОСВ по 90 счету?
Отчеты по продажам строятся по регистрам и могут учитывать возвраты, корректировки и НДС иначе, чем бухгалтерские проводки. Сверяйте с учетом этих документов и убедитесь, что оба отчета сформированы за одинаковый период и по одной организации.
Как настроить автоматическую отправку отчета по продажам каждый месяц?
Сохраните настроенный вариант отчета, затем в списке вариантов настройте рассылку: «Ещё» → «Рассылка отчетов» (при включенной функциональной опции). Укажите расписание — например, первое число месяца — и получателей. Рассылка выполняется регламентным заданием, сервер или сеанс 1С должен работать в момент отправки.
Что делать, если отчет формируется очень долго?
Сузьте период и отборы, уберите лишние группировки и детализацию до регистратора. Если отчет нужен регулярно, попросите администратора проверить актуальность итогов регистров и индексы — на больших базах это основная причина медленных отчетов.
Что важно запомнить
Выберите отчет под задачу: прибыль — «Валовая прибыль предприятия», объемы — «Анализ продаж», сверка — «Ведомость по продажам». Задавайте полный месяц стандартным периодом, проверяйте отборы и анализируйте прибыль только после расчета себестоимости. Готовые настройки сохраняйте как вариант отчета.