Отчеты и Аналитика · 10 мин
Как в 1С сделать отчет по поставщику
Как сформировать в 1С отчет по поставщику: обороты, задолженность, карточка счета, анализ закупок. Пошаговые инструкции для 1С:Бухгалтерии и УТ, проверка результата.
Отчет по поставщику в 1С чаще всего нужен в трех ситуациях: сверить взаиморасчеты перед оплатой, подтвердить сумму задолженности для акта сверки или проанализировать объем закупок за период. В зависимости от цели используются разные стандартные отчеты — и выбор неправильного варианта дает неполную картину.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) уже есть готовые отчеты по контрагентам: оборотно-сальдовая ведомость по счету 60, анализ субконто, карточка счета, задолженность поставщикам. Ничего программировать не нужно — достаточно правильно задать отбор и период.
Ниже разобраны конкретные сценарии: от простой сверки долга до анализа закупок и выгрузки данных для акта сверки, а также типичные ошибки, из-за которых цифры в отчете не сходятся с реальностью.
Определите, какой именно отчет вам нужен
Фраза «отчет по поставщику» может означать разные задачи, и от этого зависит инструмент. Если нужно узнать, сколько вы должны поставщику на дату, — это оборотно-сальдовая ведомость или отчет «Задолженность поставщикам». Если нужно показать поставщику все поступления и оплаты за период — это акт сверки или карточка счета.
Если цель — понять, сколько товаров вы закупили у поставщика и на какую сумму, то бухгалтерские отчеты не подойдут: нужны аналитические отчеты раздела закупок («Закупки», «Анализ закупок» в УТ/ERP или универсальный отчет по регистрам). В 1С:Бухгалтерии ближайший аналог — отчет «Анализ субконто» по виду номенклатуры и контрагенту.
Как выбрать отчет
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 — долг и обороты
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Укажите счет 60, период и организацию. Затем нажмите «Показать настройки» и на вкладке «Отбор» добавьте условие: «Контрагенты» — «Равно» — нужный поставщик. Нажмите «Сформировать».
Отчет покажет сальдо и обороты по субсчетам: 60.01 — расчеты за поставку, 60.02 — авансы выданные. Кредитовое сальдо по 60.01 означает ваш долг перед поставщиком, дебетовое сальдо по 60.02 — перечисленный аванс, под который еще не было поступления. Если поставщику выставлялись счета, полезно также проверить счет 76.АВ/76.ВА по НДС с авансов.
В Управлении торговлей 11 аналогичную роль играет отчет «Ведомость расчетов с партнерами» (раздел «Финансы» или «Закупки» → отчеты по расчетам). Там отбор задается по партнеру, и видны долги в разрезе заказов и накладных.
- 1Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету
- 2Укажите счет 60, период и организацию
- 3В настройках на вкладке «Отбор» добавьте условие по контрагенту
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо по 60.01 и 60.02
- 5При необходимости сохраните вариант отчета под понятным именем
Карточка счета и анализ субконто — детализация до документов
Когда по ОСВ видна сумма, но непонятно, из каких документов она сложилась, откройте «Отчеты» → «Карточка счета», укажите счет 60.01 (или 60.02) и тот же отбор по контрагенту. Отчет выведет хронологический список: поступления товаров, оплаты, корректировки — с датами, номерами и суммами каждого документа.
Из карточки счета можно перейти в любой документ двойным щелчком — это удобно, когда нужно найти ошибочный или непроведенный документ. Если какой-то документ изменяли задним числом, именно здесь видно расхождение с данными поставщика.
Альтернатива — отчет «Анализ субконто» (Отчеты → Анализ субконто), где в качестве субконто выбраны «Контрагенты». Он дает ту же детализацию, но позволяет группировать данные сразу по нескольким счетам расчетов (60, 62, 76) и по договорам контрагента.
Сохраните настроенный вариант отчета кнопкой «Сохранить вариант» — в следующий раз отбор по поставщику и период подставятся автоматически. Такие варианты можно добавить в избранное и открывать в один клик.
Акт сверки взаиморасчетов с поставщиком
Для официальной сверки используется не отчет, а документ. В 1С:Бухгалтерии: «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки взаиморасчетов» → «Создать». Укажите контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчетов.
Проверьте заполненную табличную часть перед печатью: в нее должны попасть поступления, оплаты, возвраты и корректировки. Если поставщик прислал свои данные, их можно внести в раздел «по данным контрагента» вручную — программа покажет расхождения автоматически.
Печатная форма формируется кнопкой «Печать» → «Акт сверки». При обнаружении расхождений сначала убедитесь, что все документы проведены и нет разрывов по датам: непроведенная накладная в акт не попадет, и сальдо не сойдется.
Отчет по закупкам у поставщика в УТ и ERP
В Управлении торговлей 11 и ERP аналитика закупок собирается в разделе «Закупки» → «Отчеты по закупкам». Основные варианты: «Валовая прибыль по поставщикам», «Закупки по поставщикам», «Анализ цен поставщиков». В каждом задается период и отбор по партнеру или конкретному поставщику.
Такие отчеты строятся по данным регистров закупок, а не бухгалтерских счетов, поэтому суммы могут отличаться от счета 60: регистры учитывают отгрузки по заказам, а бухгалтерия — проведенные поступления. Это нормально, но важно понимать, какую цифру вы смотрите и для какой цели.
Если типового отчета не хватает, используйте «Универсальный отчет» (в Бухгалтерии — «Отчеты» → «Универсальный отчет»): выберите регистр или документ «Поступление товаров и услуг», задайте отбор по контрагенту и группировку по номенклатуре или периодам.
Сравнение инструментов
Быстрый ответ по долгу и авансам; без детализации до документов
Полная детализация операций; неудобна как печатная форма для контрагента
Официальный документ для поставщика; требует проверки заполнения
Аналитика объемов и цен; суммы могут не совпадать с бухучетом
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчета сверьте итог с первичкой: сальдо по 60.01 должно равняться сумме неоплаченных поступлений, а сальдо 60.02 — сумме авансов без поступления. Простой контроль — развернуть сальдо по поставщику в ОСВ по счету 60 в целом и сравнить с отчетом по конкретному контрагенту.
Частая причина расхождений — дубли контрагентов в справочнике: один и тот же поставщик заведен дважды, и документы разнесены на разные карточки. Проверьте это поиском по ИНН в справочнике «Контрагенты». Вторая типичная ошибка — документы, проведенные на другую организацию или другой договор: отбор по контрагенту их покажет, а отбор по договору — нет.
Также помните, что ручные операции (документ «Операция») по счету 60 попадают в ОСВ, но могут не попасть в акт сверки и отчеты по закупкам, если не заполнены все аналитики. После ручных корректировок перепроверяйте отчеты обоих типов.
Как проверить результат
Равно сумме неоплаченных поступлений
Есть сальдо, а неоплаченных накладных нет (или наоборот)
Одна карточка на ИНН
Две и более карточки с одинаковым ИНН
Все поступления и оплаты периода присутствуют
Документы пропущены или есть непроведенные
Сумма по всем поставщикам сходится с сальдо счета
Развернутое сальдо не сходится со свернутым
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать отчет сразу по всем поставщикам с разбивкой?
Да. В оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 уберите отбор по контрагенту и в настройках на вкладке «Группировка» оставьте субконто «Контрагенты» — получите сальдо и обороты по каждому поставщику списком. Для управленческого среза в УТ/ERP подойдет отчет «Задолженность поставщикам» или «Ведомость расчетов с партнерами» без отбора.
Почему в отчете по поставщику нет части документов?
Чаще всего документы не проведены, относятся к другой организации или другому договору, либо заведены на дублирующую карточку контрагента. Проверьте журнал документов с отбором по контрагенту и сравните с тем, что попало в отчет.
Как выгрузить отчет по поставщику в Excel?
Сформируйте отчет и нажмите «Файл» → «Сохранить как» (или кнопку сохранения на панели табличного документа), выбрав формат XLSX. В большинстве отчетов 8.3 также работает команда «Ещё» → «Вывести список» либо стандартное сохранение табличного документа через Ctrl+S.
Чем отличается сальдо по 60.01 от сальдо по 60.02?
60.01 отражает расчеты за поставленные товары и услуги: кредитовое сальдо — ваш долг поставщику. 60.02 учитывает выданные авансы: дебетовое сальдо — предоплата, под которую еще не было поступления. Реальное положение дел с поставщиком видно только по обоим субсчетам вместе.
Можно ли сделать отчет по поставщику в 1С:Бухгалтерии без счета 60?
Да, через «Анализ субконто» по контрагентам — он охватывает сразу несколько счетов расчетов (60, 76 и другие). Также «Универсальный отчет» позволяет строить выборки по документам поступления с отбором по контрагенту вообще без привязки к плану счетов.
Что делать, если данные с поставщиком не сходятся после сверки?
Сравните акты построчно: обычно расхождение — это документ, проведенный у одной стороны и отсутствующий у другой, разница в датах (поступление отнесено к разным периодам) или возврат/корректировка, отраженная только с одной стороны. Начните с последних документов периода — именно там чаще всего разрыв.
Что важно запомнить
Для суммы долга используйте ОСВ по счету 60 с отбором по контрагенту, для детализации — карточку счета, для официальной сверки — документ «Акт сверки взаиморасчетов», для анализа закупок — отчеты раздела закупок. Перед сверкой проверьте проведение документов, дубли контрагентов и сальдо по обоим субсчетам 60.01 и 60.02.