Как в 1С сделать отчет по оплате контрагентов

Контроль оплат от покупателей и оплат поставщикам — одна из базовых задач учета. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) для этого есть готовые отчеты, которые не требуют программирования: достаточно правильно выбрать отчет, задать период и настроить отборы.

Основная сложность обычно не в самом отчете, а в том, что пользователь не знает, какой именно отчет отвечает на его вопрос: «кто должен нам», «кому должны мы», «какие счета оплачены», «какие платежи прошли за период». Ниже разобраны конкретные сценарии для разных конфигураций.

Все действия выполняются в пользовательском режиме и не меняют данные учета — отчеты только читают информацию. Поэтому экспериментировать с настройками безопасно.

Определите, какой именно отчет по оплатам вам нужен

Фраза «отчет по оплате контрагентов» может означать разные задачи, и от этого зависит выбор инструмента. Прежде чем открывать отчеты, сформулируйте вопрос, на который нужен ответ.

Типовые задачи и подходящие отчеты:

• Кто из покупателей должен нам деньги и сколько — отчеты по дебиторской задолженности (счета 62, 76).
• Кому должны мы — кредиторская задолженность перед поставщиками (счета 60, 76).
• Какие платежи фактически прошли за период — анализ банковских выписок, обороты по счетам 51 и 60/62.
• Какие выставленные счета оплачены, а какие нет — в УТ/ERP это статусы оплаты заказов и счетов, в Бухгалтерии — сопоставление счетов и оплат через анализ субконто.
• Просроченная задолженность по срокам оплаты из договоров — специализированные отчеты по срокам долга.

Отчеты по оплатам в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия основной набор отчетов по оплатам находится в разделах «Покупки», «Продажи» и «Отчеты». Наиболее полезные:

• Анализ расчетов с контрагентами (раздел «Отчеты») — показывает остатки и обороты по расчетам с каждым контрагентом в разрезе договоров и документов.
• Задолженность покупателей по срокам долга и Задолженность поставщикам по срокам долга (разделы «Продажи» и «Покупки») — раскладывают долги по интервалам просрочки с учетом сроков оплаты из договоров.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счету (60, 62, 76) — классический бухгалтерский отчет с детализацией по контрагентам.
• Обороты между субконто — гибкий отчет для нестандартных разрезов.

1. 1
   Откройте раздел «Отчеты» → «Анализ расчетов с контрагентами».
2. 2
   Укажите период и при необходимости отберите конкретного контрагента через кнопку «Настройки» → «Отбор».
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте колонки: начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, конечное сальдо.
4. 4
   Для детализации до документов в настройках добавьте группировку «Документы расчетов с контрагентом».

Чтобы увидеть именно оплаты (поступления денег), удобна оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 с группировкой по контрагентам: кредитовые обороты по счету 62 — это и есть оплаты и авансы покупателей. Для оплат поставщикам смотрите дебетовые обороты по счету 60.

Если нужна расшифровка до конкретных платежных поручений, откройте «Карточку счета» по 51 счету с отбором по контрагенту — там будут все банковские движения с указанием документов.

Отчеты по оплатам в УТ 11, КА 2 и ERP

В торговых и комплексных конфигурациях учет взаиморасчетов ведется по партнерам и соглашениям, а отчеты собраны в разделе «Казначейство» или «Финансы» (в зависимости от конфигурации). Ключевые отчеты:

• Ведомость расчетов с партнерами — детальная картина долгов и оплат по каждому партнеру с расшифровкой до заказов и накладных.
• Задолженность клиентов / Задолженность поставщикам — текущие долги с разбивкой по срокам.
• Оплата заказов (или «Состояние оплаты заказов») — показывает, какие заказы и счета оплачены полностью, частично или не оплачены.
• Контроль оплат по договорам — сверка плановых и фактических оплат.

Для задачи «отчет по оплате контрагентов» чаще всего подходит ведомость расчетов: в отборе укажите нужного партнера, период и включите детализацию по документам расчетов. В таблице будут видны начисления (накладные, акты) и оплаты (платежные поручения, приходные кассовые ордера) с нарастающим сальдо.

Настройка отборов и группировок под свою задачу

Стандартный вид отчета редко совпадает с тем, что нужно конкретному пользователю. Все перечисленные отчеты построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому их можно гибко настраивать через кнопку «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант отчета»).

Типовые настройки, которые чаще всего требуются:

• Отбор по контрагенту или группе контрагентов — например, только покупатели из определенной папки справочника.
• Отбор по договору или организации — актуально для многофирменного учета в одной базе.
• Группировка по документам расчетов — чтобы видеть, каким платежным поручением закрыт какой счет или накладная.
• Вывод дополнительных полей — номер и дата документа, менеджер, срок оплаты.

Готовый вариант настройки можно сохранить под понятным именем (например, «Оплаты покупателей за месяц»), чтобы не настраивать заново. Сохраненные варианты доступны в списке вариантов отчета, а при наличии прав — всем пользователям.

Если отчет нужно регулярно отправлять руководителю, настройте рассылку отчетов: в типовых конфигурациях есть механизм «Рассылка отчетов», который формирует отчет по расписанию и отправляет на почту. Это избавляет от ручной работы каждую неделю.

Проверка корректности данных перед формированием отчета

Отчет показывает только то, что введено в базу. Если цифры вызывают сомнения, причина почти всегда в учетных данных, а не в самом отчете.

Типичные источники расхождений:

• Непроведенные или помеченные на удаление платежные документы — они не попадают в отчеты.
• Загрузка банковских выписок с ошибочным определением контрагента или договора — оплата «повисает» на другом договоре.
• Незакрытые авансы: оплата есть, но она не зачтена в счет конкретной накладной, поэтому в отчете одновременно висит и долг, и аванс.
• Разные договоры для одного контрагента: задолженность дробится, и общая картина видна только в сводном отчете без отбора по договору.

Для устранения «зависших» авансов в Бухгалтерии используйте документ «Зачет авансов» или перепроведение реализаций, в УТ/ERP — обработку «Зачет оплат» и проверку порядка расчетов в соглашениях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по контрагенту в отчете

Норма

Совпадает с остатком на счете 60/62 в оборотно-сальдовой ведомости

Тревожный признак

Суммы расходятся — ищите непроведенные документы или разные договоры

Список оплат за период

Норма

Каждая оплата привязана к документу расчетов

Тревожный признак

Есть оплаты без документа расчетов — авансы не зачтены

Просроченная задолженность

Норма

Сроки оплаты берутся из договоров и считаются верно

Тревожный признак

Вся задолженность попала в просрочку — не заполнен срок оплаты в договоре

Когда стандартных отчетов не хватает

Если нужна нестандартная форма — например, отчет по оплатам в разрезе менеджеров, регионов и типов оплаты одновременно — есть три пути.

Первый — донастроить существующий отчет через расширенные настройки СКД: добавить свои поля, ресурсы и структуру группировок. Это не требует изменения конфигурации и доступно пользователю с правами настройки отчетов.

Второй — использовать «Универсальный отчет» (в Бухгалтерии) или консоль отчетов, где можно собрать данные по регистрам взаиморасчетов в произвольном виде.

Третий — заказать разработку внешнего отчета у специалиста по 1С. Внешний отчет подключается к базе без изменения конфигурации и не мешает обновлениям. Этот вариант оправдан, когда форму нужно согласовать с внутренними стандартами компании.

Частые вопросы

Как выгрузить отчет по оплатам в Excel?

После формирования отчета нажмите кнопку сохранения (дискета) или «Еще» → «Сохранить как» и выберите формат «Лист Excel» или «Табличный документ». В большинстве конфигураций также работает «Файл» → «Сохранить копию». Структура таблицы сохранится, включая группировки.

Почему в отчете по оплатам контрагент «висит» с долгом, хотя он заплатил?

Чаще всего оплата проведена по другому договору или не зачтена в счет конкретного документа расчетов. Сформируйте карточку расчетов по этому контрагенту с детализацией до документов и найдите, на каком документе «зависла» оплата. Затем выполните зачет аванса или исправьте договор в платежном документе.

Можно ли сделать отчет только по безналичным оплатам, без наличных?

Да. В отчетах на СКД добавьте отбор по виду документа оплаты или по счету: банковские движения — счет 51, касса — счет 50. В УТ/ERP можно отобрать по форме оплаты (безналичные/наличные) в настройках ведомости расчетов.

Как посмотреть оплаты, если учет ведется по нескольким организациям в одной базе?

В настройках отчета добавьте отбор по полю «Организация» и выберите нужную. Если нужна сводная картина по всем организациям, оставьте отбор пустым, но добавьте группировку «Организация», чтобы видеть разбивку.

Нужен отчет об оплатах за конкретный день — как его получить?

Установите период отчета равным одному дню. Для банковских оплат удобнее «Карточка счета» 51 или журнал «Банковские выписки» с отбором по дате — там видны все платежи с контрагентами и назначением платежа.

Что делать, если стандартного отчета с нужной формой нет в конфигурации?

Сначала попробуйте изменить вариант существующего отчета через «Еще» → «Изменить вариант» — большинство потребностей закрывается настройкой СКД. Если этого недостаточно, закажите внешний отчет у разработчика: он подключается к базе без изменения конфигурации и не мешает обновлениям.