Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать отчет по количеству проданного товара
Пошаговая инструкция: как построить в 1С отчет по количеству проданного товара за период, настроить отборы, группировки и проверить корректность данных.
Задача узнать, сколько единиц конкретного товара продано за период, возникает у менеджеров по закупкам, руководителей продаж и бухгалтеров практически ежедневно. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) для этого есть готовые отчеты, которые не требуют программирования и настраиваются за несколько минут.
Ключевой момент — понимать, откуда отчет берет данные. Количество проданного товара формируется на основании проведенных документов реализации: «Реализация товаров и услуг», «Отчет о розничных продажах», «Акт выполненных работ». Если документы не проведены или продажи оформлялись в обход системы, отчет покажет неполную картину независимо от настроек.
Ниже разобраны основные способы получить отчет по количеству продаж: типовой отчет «Продажи», отчет по движениям товара, вариант через «Анализ продаж» и универсальный отчет для нестандартных задач. Для каждого способа указаны условия применения, настройки и способы проверки результата.
Какие документы формируют данные о проданном количестве
Прежде чем строить отчет, убедитесь, что продажи в базе отражены корректно. Основной источник данных — документ «Реализация (акты, накладные)» в конфигурациях на базе БП и УТ. В рознице продажи попадают в учет через «Отчет о розничных продажах», который формируется после закрытия кассовой смены. В УНФ также используется «Расходная накладная».
Важно различать отгрузку и продажу. Если в вашей схеме учета используются ордерные склады или передача товара на комиссию, часть отгрузок может не считаться продажей до момента отчета комитента. Поэтому перед анализом уточните у учетной службы, какие виды документов в вашей организации считаются фактом продажи.
Проверить полноту данных можно простым способом: откройте журнал документов реализации за интересующий период и убедитесь, что документы проведены (помечены соответствующим значком, а не карандашом). Непроведенные документы в отчеты по регистрам не попадают.
Способ 1: типовой отчет «Продажи» в УТ 11, КА и ERP
В конфигурациях Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация и ERP основной инструмент — отчет «Выручка и себестоимость продаж» и его варианты. Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» и выберите подходящий отчет. В УТ 11 также доступен отчет «Анализ продаж» с детализацией по номенклатуре.
Установите период в шапке отчета, затем перейдите в «Настройки» (кнопка с шестеренкой или «Еще» → «Изменить вариант»). На закладке «Структура» или «Группировка» оставьте группировку «Номенклатура» — тогда каждая строка отчета будет соответствовать одному товару. На закладке «Поля» или «Показатели» убедитесь, что выведен показатель «Количество» — именно он показывает проданные единицы в базовых единицах измерения.
Если нужно посмотреть продажи по конкретному товару или группе, на закладке «Отбор» добавьте условие «Номенклатура В группе» и укажите папку номенклатуры. После нажатия «Сформировать» отчет покажет количество, сумму продаж и (в отчете «Выручка и себестоимость») валовую прибыль по каждой позиции.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» → «Выручка и себестоимость продаж»
- 2Установите период анализа
- 3Откройте настройки и оставьте группировку по номенклатуре
- 4Проверьте, что в показателях включено «Количество»
- 5При необходимости добавьте отбор по товару, складу или менеджеру
- 6Нажмите «Сформировать» и сверьте итог с журналом реализаций
Способ 2: отчет «Продажи» в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть отчет «Продажи» в разделе «Продажи» или «Отчеты». Он показывает обороты по счету 90 в разрезе номенклатуры. Откройте отчет, укажите период и нажмите «Показать настройки». На закладке «Группировка» оставьте «Номенклатура», на закладке «Показатели» включите «Количество» — по умолчанию может быть выведена только сумма.
Альтернатива — стандартный «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 90.01 с субконто «Номенклатурные группы», но он показывает количество только если на счете ведется количественный учет по нужной аналитике. Для торговых организаций отчет «Продажи» обычно удобнее и нагляднее.
Учтите ограничение: бухгалтерские отчеты строятся по проводкам, поэтому в них попадают только продажи, отраженные документами, формирующими проводки. Если часть реализаций оформлена, но не проведена, либо проведена с ошибками закрытия месяца, данные будут отличаться от управленческих.
Способ 3: универсальный отчет по регистру продаж
Когда типовых отчетов нет (например, в самописной конфигурации) или нужна нестандартная детализация, используйте «Универсальный отчет». В типовых конфигурациях он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Универсальный отчет» или через «Все функции».
В универсальном отчете выберите тип «Регистр накопления» и укажите регистр, где хранятся продажи: в УТ 11 это «ВыручкаИСебестоимостьПродаж», в УНФ — «Продажи», в старых конфигурациях — «Продажи» или «ПартииТоваров». Затем выберите измерение «Номенклатура» для группировки и ресурс «Количество» для показателя. Установите период и сформируйте.
Этот способ требует понимания структуры метаданных, поэтому подходит пользователям с опытом или при подсказке специалиста. Его преимущество — доступ к любым полям регистра, включая те, что не выведены в типовые отчеты.
Сравнение способов
Подходит всем пользователям, настраивается без программирования. Ограничение — только предусмотренные разработчиком поля и варианты.
Дает доступ к любым данным регистра продаж, но требует знания структуры базы и аккуратности в выборе регистра.
Показывает приход, расход и остаток; продажи видны как часть расхода вместе с прочими списаниями — для чистого анализа продаж менее точен.
Способ 4: отчет по движению товара на складе
Если задача — увидеть не только продажи, но и общее движение товара (поступление, перемещения, списания, остатки), используйте отчеты типа «Движение товаров» или «Остатки и движения товаров». В УТ 11 это раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу». В бухгалтерии — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 41 с группировкой по номенклатуре.
В таком отчете продажи будут в колонке «Расход» наряду с другими списаниями. Чтобы выделить именно продажи, добавьте отбор по виду документа-регистратора или хозяйственной операции, если отчет это позволяет. Иначе цифра расхода будет завышена за счет списаний на брак, инвентаризационных потерь и внутренних перемещений.
Настройка отборов, группировок и сохранение варианта
Почти каждый отчет в 1С построен на системе компоновки данных, поэтому приемы настройки универсальны. Отборы позволяют сузить выборку: по складу, организации, менеджеру, контрагенту, категории номенклатуры. Группировки определяют структуру строк: по товару, по товару и клиенту, по периодам (месяц, неделя, день).
Чтобы не настраивать отчет каждый раз, сохраните вариант: кнопка «Еще» → «Сохранить вариант отчета» или «Сохранить настройки». Задайте понятное имя, например «Продажи по количеству за месяц по товарам». В следующий раз достаточно выбрать сохраненный вариант и поменять только период.
Для регулярной рассылки руководству в УТ 11 и ERP доступна настройка рассылки отчетов по расписанию — отчет будет формироваться и отправляться автоматически. Это избавляет от рутинной операции и снижает риск человеческой ошибки при выборе периода.
Как проверить корректность отчета
Простейшая проверка — взять один товар с известным объемом продаж и сравнить цифру отчета с суммой количеств в документах реализации за тот же период. Откройте журнал реализаций, установите отбор по этому товару и сложите количество вручную или выведите итог по колонке. Значения должны совпасть.
Вторая контрольная точка — остатки склада. Логика «остаток на начало + приход − расход = остаток на конец» должна сходиться по каждой позиции. Если продажи в отчете есть, а остаток не уменьшился, возможно, документы делали движения по другому складу или отчет смотрит не на ту аналитику.
Если расхождения найти не удается, полезно сформировать отчет с максимальной детализацией — до документа. Тогда каждая строка покажет конкретную реализацию, и вы быстро увидите, какие документы вошли в выборку, а какие нет.
Как проверить результат
Совпадает с суммой количеств в проведенных документах реализации
Меньше фактического — есть непроведенные документы или лишний отбор
Приход минус продажи и списания равен конечному остатку
Остаток не сходится — продажи оформлялись по другому складу или есть неучтенные движения
В детализации до документа видны все ожидаемые реализации
Часть документов отсутствует — проверьте отборы и права доступа
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выгрузить отчет по проданному количеству в Excel?
Да. После формирования отчета нажмите «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели и выберите формат «Лист Excel» (XLSX). Табличный документ сохранится с группировками, и его можно дальше обрабатывать: строить сводные таблицы, графики, сравнивать периоды.
Почему в отчете по продажам нет колонки «Количество»?
Скорее всего, показатель отключен в настройках. Откройте «Настройки» → закладку «Показатели» (или «Поля») и отметьте галочкой «Количество». В некоторых вариантах отчетов показатель называется «Количество (в базовых единицах)» — это то же самое.
Как посмотреть продажи в штуках, если товар учитывается в килограммах?
Отчеты выводят количество в базовой единице измерения из карточки номенклатуры. Если базовая единица — килограмм, штуки напрямую не выводятся. Варианты: настроить упаковки с коэффициентом пересчета и вывести дополнительную колонку (если отчет поддерживает), либо пересчитывать вручную по среднему весу единицы.
Отчет показывает меньше продаж, чем было фактически. Что проверить в первую очередь?
Проверьте три вещи: все ли документы реализации проведены, не стоит ли в отчете лишний отбор (по складу, организации, менеджеру) и правильно ли указан период. Также убедитесь, что продажи не оформлялись в другой базе или через документы, которые не делают движений по регистру продаж.
Можно ли построить отчет по проданному количеству без прав администратора?
Да, типовые отчеты по продажам доступны пользователям с ролями менеджера по продажам или бухгалтера. Ограничение может касаться только универсального отчета и доступа к разделу «Все функции» — они обычно требуют расширенных прав. Если отчет не открывается, попросите администратора проверить настройки ролей.
Как сделать отчет по продажам за произвольный период, например с 5 по 20 число?
В поле периода отчета выберите «Произвольный период» и вручную укажите дату начала и дату окончания. Все типовые отчеты 1С поддерживают произвольные интервалы, а не только стандартные месяц или квартал.
Что важно запомнить
Количество проданного товара быстрее всего получить в типовом отчете «Продажи» с группировкой по номенклатуре и включенным показателем «Количество». Для нестандартных задач используйте универсальный отчет по регистру продаж. Перед анализом убедитесь, что документы реализации проведены, а в настройках нет лишних отборов. Сохраненный вариант отчета избавит от повторной настройки.