Как в 1С сделать отчет по детям сотрудников

Отчет по детям сотрудников чаще всего нужен кадровикам и бухгалтерам для трех задач: проверить право работника на стандартный налоговый вычет по НДФЛ, подготовить списки детей для соцпакета (путевки, подарки, компенсации детского сада) и сверить данные при расчете пособий. В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) сведения о детях хранятся в карточке физического лица, и вытащить их можно как типовыми средствами, так и универсальным отчетом.

Проблема в том, что готового отчета с названием «Список детей» в стандартной поставке нет. Поэтому данные получают тремя способами: через отчет «Семьи сотрудников» (в ряде релизов ЗУП), через универсальный отчет по регистру сведений о родственниках или через собственный отчет на СКД. Ниже разобраны все три варианта с конкретными шагами, отборами и проверками результата.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на чтение данных физических лиц и на работу с отчетами. Если часть меню недоступна, это вопрос к администратору 1С, а не к настройкам отчета.

Где в 1С хранятся данные о детях

Сведения о детях вводятся в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте сотрудника → ссылка «Семья» (или вкладка «Личные данные» → «Семья» в зависимости от релиза). Для каждого ребенка указывается степень родства (сын, дочь, подопечный и т.д.), ФИО и дата рождения. Именно дата рождения потом позволяет отбирать детей по возрасту.

Технически эти сведения записываются в регистр сведений «Родственники физических лиц» (в некоторых версиях — «Состав семьи» / «Родственники физлиц»). Это важно знать, потому что универсальный отчет и запросы на СКД обращаются именно к этому регистру. Если в карточке сотрудника семья не заполнена, ни один отчет ребенка не покажет — отчет выводит только то, что внесено в базу.

Отдельно проверьте данные для вычетов по НДФЛ: они хранятся в документе «Заявление на вычеты НДФЛ» или в регистре вычетов, и это не то же самое, что состав семьи. Для отчета по детям «для руководства» используют состав семьи, для отчета «по вычетам» — данные учета НДФЛ.

Вариант 1: типовой отчет «Семьи сотрудников»

В ряде релизов 1С:ЗУП есть готовый отчет. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» или «Отчеты, справки» → «Семьи сотрудников» (название может отличаться: «Состав семьи», «Семьи физических лиц»). Если отчета нет в списке, воспользуйтесь поиском по разделу «Отчеты» — введите «семь» в строке поиска.

Порядок работы простой: укажите период или дату «на которую» строится отчет, при необходимости задайте отбор по организации или подразделению и нажмите «Сформировать». Отчет выведет сотрудников, их родственников с указанием степени родства и даты рождения.

Чтобы оставить только детей, откройте «Настройки» отчета (кнопка «Еще» → «Изменить вариант отчета» или шестеренка), добавьте отбор по полю «Степень родства» и установите условие «В списке» со значениями «Сын», «Дочь» (при необходимости добавьте «Подопечный», «Пасынок», «Падчерица»). Сохраните вариант под понятным именем, например «Дети сотрудников», чтобы не настраивать заново.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Семьи сотрудников»
2. 2
   Установите дату, на которую строится отчет
3. 3
   В настройках добавьте отбор: Степень родства в списке «Сын, Дочь»
4. 4
   Сформируйте и проверьте несколько случайных сотрудников по карточкам
5. 5
   Сохраните настройки как отдельный вариант отчета

Вариант 2: универсальный отчет по регистру сведений

Если типового отчета нет, используйте «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или «Отчеты» → «Универсальный отчет», доступ зависит от прав). В поле типа объекта выберите «Регистр сведений», в списке найдите «Родственники физических лиц».

Добавьте отбор по полю «Степень родства» со значениями «Сын» и «Дочь». В структуру отчета выведите поля: физическое лицо (родитель), ФИО родственника, дата рождения, степень родства. Сформируйте — получите плоский список всех детей с привязкой к сотрудникам.

Ограничение универсального отчета: он не умеет вычислять возраст «на лету» и не связывает данные с подразделением сотрудника без доработки. Если нужен возраст или подразделение, переходите к варианту с СКД или выгружайте список в Excel и считайте возраст формулой по дате рождения.

Вариант 3: собственный отчет на СКД с возрастом

Когда нужен возраст ребенка, количество детей по подразделениям или сложные отборы, делают отчет на системе компоновки данных. Это работа для разработчика или продвинутого пользователя в режиме «Конфигуратор» либо через механизм дополнительных отчетов (БСП), если он включен.

Запрос строится по регистру сведений «Родственники физических лиц» с соединением к данным сотрудников (регистр «Кадровая история сотрудников» или текущие кадровые данные) для вывода подразделения и должности. Возраст вычисляется выражением в запросе через РАЗНОСТЬДАТ или вычисляемым полем СКД.

Пример фрагмента запроса:

Выбрать
Родственники.ФизическоеЛицо КАК Сотрудник,
Родственники.Наименование КАК Ребенок,
Родственники.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
РазностьДат(Родственники.ДатаРождения, &ДатаОтчета, ГОД) КАК Возраст
Из
РегистрСведений.РодственникиФизическихЛиц КАК Родственники
Где
Родственники.СтепеньРодства В (&СтепениРодства)

Точные имена регистра и полей зависят от версии конфигурации — сверяйте их в конфигураторе через дерево метаданных. В параметр «СтепениРодства» передается список значений «Сын», «Дочь» и при необходимости другие степени родства.

Сравнение способов

Типовой отчет «Семьи сотрудников»

Быстро и без прав администратора, но не во всех релизах есть и нет вычисляемого возраста

Универсальный отчет

Работает везде, где есть права, но выводит сырые данные регистра без подразделений

Отчет на СКД

Любые поля, возраст, группировки, но требует навыков разработки или помощи специалиста

Как настроить отборы: возраст, подразделение, только работающие

Самая частая доработка — отбор детей до определенного возраста, например до 14 или до 18 лет для подарков и компенсаций. В типовом и универсальном отчете прямого отбора по возрасту нет, поэтому либо выгружайте в Excel и фильтруйте по вычисленному столбцу, либо в отчете на СКД добавляйте отбор по вычисляемому полю «Возраст».

Отбор «только работающие» критичен: состав семьи хранится у физических лиц, включая уволенных. В типовом отчете включите отбор по признаку «Работает» или задайте отбор по подразделению. В запросе на СКД добавьте соединение с кадровыми данными и условие, что сотрудник не уволен на дату отчета.

Для группировки по подразделениям (сколько детей у сотрудников каждого отдела) в настройках варианта отчета добавьте группировку «Подразделение» выше группировки «Сотрудник» и включите вывод итогов по количеству строк — так получите численность детей по отделам без ручного подсчета.

Проверка результата и качества данных

Любой отчет по детям надежен ровно настолько, насколько заполнен состав семьи в карточках. Перед тем как отдавать список руководству или в бухгалтерию, сделайте контрольную сверку: выберите 5–10 сотрудников, у которых точно есть дети, откройте их карточки и сравните со строками отчета.

Полезный прием — построить обратную проверку: список сотрудников, у которых есть заявление на вычет НДФЛ на детей, но в карточке семья не заполнена. Такие расхождения означают, что кадровик вносил данные только для вычета. Заполните состав семьи, иначе отчет будет неполным.

Обратите внимание на даты рождения: пустая дата или явно ошибочная (например, год рождения родителя) ломает расчет возраста. Найти такие записи можно отбором «Дата рождения не заполнена» в универсальном отчете по тому же регистру.

Контрольные точки

Как проверить результат

Случайные 5–10 сотрудников

Норма

Состав семьи в карточке совпадает со строками отчета

Тревожный признак

В отчете нет детей, которые внесены в карточку — проверьте отборы

Количество строк

Норма

Число строк равно числу детей, а не числу сотрудников

Тревожный признак

Один ребенок выводится несколько раз — дубли в регистре

Уволенные

Норма

В списке только действующие сотрудники

Тревожный признак

Есть уволенные — добавьте отбор по кадровому статусу

Возраст

Норма

Возраст посчитан на дату отчета

Тревожный признак

Возраст отстает или опережает на год — проверьте дату отчета и формулу

Частые вопросы

Нет отчета «Семьи сотрудников» в меню — что делать?

Проверьте поиск по разделу «Отчеты» и права пользователя. Если отчета действительно нет в вашем релизе, используйте универсальный отчет по регистру «Родственники физических лиц» — он дает те же данные, только в более простом виде.

Можно ли вывести отчет по детям без прав администратора?

Да, если у вас есть доступ к кадровым отчетам и карточкам сотрудников. Универсальный отчет требует отдельного права — если кнопка недоступна, попросите администратора добавить роль или сохранить вам готовый вариант отчета.

Как получить список детей до 14 лет для подарков?

Сформируйте отчет по детям, выгрузите в табличный документ, сохраните в Excel и добавьте столбец с формулой возраста от даты отчета, затем отфильтруйте. Либо закажите доработку отчета на СКД с отбором по вычисляемому возрасту — это удобнее при регулярном использовании.

Почему ребенок есть в заявлении на вычет, но не попадает в отчет?

Данные о вычетах НДФЛ и состав семьи — разные учетные механизмы. Отчет по детям читает состав семьи физического лица. Откройте карточку сотрудника и внесите ребенка на вкладке «Семья» — после этого он появится в отчете.

Как учесть детей, над которыми сотрудник — опекун?

В отбор по степени родства добавьте значения «Подопечный», «Пасынок», «Падчерица» — точный список значений смотрите в справочнике «Степени родства» вашей конфигурации. Проверьте, что при вводе данных кадровик выбирал корректную степень родства, иначе записи выпадут из отбора.

Можно ли автоматически рассылать отчет по расписанию?

Да, если в конфигурации включен механизм рассылки отчетов: создайте рассылку в разделе «Администрирование» или «Отчеты», выберите сохраненный вариант отчета, задайте расписание и получателей. Учитывайте, что рассылаемый файл содержит персональные данные — ограничьте список получателей.