Отчеты и Аналитика · 11 мин
Как в 1С сделать оборотно-сальдовую ведомость по одному контрагенту
Как сформировать оборотно-сальдовую ведомость по конкретному контрагенту в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка отборов, счетов расчётов, группировок и проверка взаиморасчётов.
Оборотно-сальдовая ведомость по одному контрагенту — стандартный инструмент сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии. Она показывает задолженность на начало периода, все обороты по дебету и кредиту и итоговое сальдо по конкретному покупателю или поставщику. Такой отчёт запрашивают аудиторы, контрагенты для акта сверки и руководители для контроля дебиторки.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 задача решается без доработок: достаточно открыть стандартную ОСВ и настроить отбор по полю «Контрагенты». Главная сложность — правильно ограничить список счетов расчётов и выбрать корректный вид сравнения в отборе, иначе отчёт либо окажется пустым, либо покажет лишние данные.
Ниже разобраны два рабочих способа: настройка обычной оборотно-сальдовой ведомости и использование специализированного отчёта «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», который для анализа по контрагенту часто удобнее. Также описаны проверка результата, типичные ошибки и отличия от акта сверки.
Где находится отчёт и какие данные он показывает
Оборотно-сальдовая ведомость находится в разделе «Отчёты» главного меню 1С:Бухгалтерии. В зависимости от настроек интерфейса она также доступна из разделов «Операции» или «Руководителю» через подборку стандартных отчётов. Отчёт строится по данным бухгалтерского регистра «Хозрасчётный», поэтому в него попадают только проведённые документы.
По одному контрагенту ОСВ показывает развёрнутую картину: сальдо на начало периода (кто кому должен и по какому счёту), обороты за период (отгрузки, оплаты, авансы) и сальдо на конец. Если вести учёт по договорам и документам расчётов, ведомость можно развернуть до уровня конкретного договора или счёта-фактуры.
Важно понимать ограничение: ОСВ по контрагенту отражает только данные бухгалтерского учёта. Если часть операций оформлена непроведёнными документами или помечена на удаление, в отчёт они не попадут, и расхождение с первичкой будет закономерным.
Способ 1: ОСВ с отбором по контрагенту
Это универсальный путь, когда нужна ведомость сразу по всем счетам расчётов с одним контрагентом. Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость», укажите период и организацию, затем нажмите кнопку «Показать настройки» в шапке отчёта.
Перейдите на вкладку «Отбор». Нажмите «Добавить новый элемент», в списке полей найдите «Контрагенты» (раскройте группу полей субконто, если поле не видно сразу). Установите вид сравнения «Равно» и выберите нужного контрагента из справочника. После этого нажмите «Сформировать» — отчёт перестроится и покажет данные только по выбранной организации-партнёру.
Чтобы ведомость не была перегружена, на вкладке «Группировка» оставьте только нужную детализацию: «Контрагенты», при необходимости добавьте «Договоры». На вкладке «Показатели» убедитесь, что включён показатель «БУ (данные бухгалтерского учёта)»; суммы НУ и разниц добавляйте только если они действительно нужны для анализа.
- 1Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость»
- 2Укажите период и организацию
- 3Нажмите «Показать настройки» и перейдите на вкладку «Отбор»
- 4Добавьте условие: Контрагенты Равно [нужный контрагент]
- 5На вкладке «Группировка» оставьте «Контрагенты», при необходимости добавьте «Договоры»
- 6Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо по счетам 60, 62, 76
Способ 2: ОСВ по счёту — когда нужен детальный разбор
Если задача — разобрать расчёты по конкретному счёту, например только расчёты с покупателем по 62-му, быстрее использовать отчёт «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В шапке укажите счёт (60, 62, 76.АВ и т.д.), период и организацию.
Далее через «Показать настройки» на вкладке «Отбор» добавьте то же условие по полю «Контрагенты». Преимущество этого отчёта — на вкладке «Группировка» можно сразу включить детализацию «Документы расчётов с контрагентом», и ведомость покажет каждую отгрузку и оплату отдельной строкой с возможностью провалиться в первичный документ.
Для авансов удобно строить отдельные ведомости по субсчетам: 62.02 (авансы полученные), 60.02 (авансы выданные). Это позволяет увидеть незачтённые авансы, которые в общей ОСВ «схлопываются» свёрнутым сальдо и теряются.
Сравнение вариантов
Подходит для общей картины по всем счетам расчётов сразу. Ограничение: нет детализации до документов по умолчанию
Подходит для глубокого разбора по одному счёту с детализацией до документов расчётов. Ограничение: по каждому счёту нужен отдельный отчёт
Подходит для официальной сверки с контрагентом с печатной формой. Ограничение: это документ, а не аналитический отчёт, итоги по счетам в нём не группируются
Настройка списка счетов и аналитики
Если отбор поставлен, но отчёт показывает лишние счета (капитал, материалы, налоги), ограничьте список счетов. В общей ОСВ это делается на вкладке «Отбор» добавлением условия «Счёт В списке» с перечислением 60, 62, 66, 67, 76 — либо условием «Счёт В иерархии» для каждого нужного счёта. Так ведомость станет чистой ведомостью взаиморасчётов.
Поле «Контрагенты» доступно для отбора только потому, что на счетах расчётов включён соответствующий вид субконто. Если в плане счетов у счёта нет субконто «Контрагенты» (нестандартная доработка конфигурации), отбор по контрагенту по этому счёту работать не будет — данные придётся анализировать вручную.
Для контрагентов с несколькими договорами включите группировку «Договоры». Это критично, когда по одному договору числится дебиторка, а по другому — аванс: без разбивки по договорам сальдо покажется свёрнуто, и реальная картина задолженности исказится.
Проверка результата и сверка с контрагентом
После формирования проверьте три вещи. Первое: сальдо на начало периода должно совпадать с конечным сальдо предыдущего периода — расхождение означает, что в закрытом периоде проводились или перепроводились документы. Второе: дебетовое сальдо по 62 счёту у покупателя означает его долг перед вами, кредитовое — ваш долг или полученный аванс. Третье: сумма оборотов по дебету 62-го должна увязываться с реализацией за период.
Для официальной сверки с контрагентом ОСВ — внутренний инструмент. Внешний документ формируется через «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (либо «Сверка взаиморасчётов» в разделе «Продажи» в зависимости от версии). Акт сверки заполняется автоматически по данным учёта и содержит печатную форму для подписи обеими сторонами.
Если контрагент прислал свой акт сверки и данные не сходятся, расхождения ищите проваливанием из ОСВ в карточку счёта по контрагенту: двойной щелчок по сумме открывает обороты, откуда можно перейти в конкретный документ и проверить дату, сумму и проведение.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо прошлого периода
Расходится — в закрытом периоде изменялись документы
Все отгрузки и оплаты видны в оборотах
Документа нет — он не проведён или помечен на удаление
Дебиторка и авансы видны раздельно по договорам
Сальдо свёрнуто, задолженность неочевидна
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустой отчёт при заведомо существующих расчётах. Причины: неверный вид сравнения в отборе (например, «В списке» с пустым списком), выбран не тот контрагент (дубль в справочнике), либо расчёты прошли по другой организации в базе. Проверьте организацию в шапке отчёта и отсутствие дублей контрагента.
Вторая типичная ситуация — отчёт показывает данные, но не те суммы, что ожидались. Часто причина в том, что отбор стоит по контрагенту, а оплата прошла от третьего лица или по договору с другим контрагентом группы. Такие операции в ОСВ по выбранному контрагенту не появятся, что является корректным поведением, а не ошибкой.
Ограничение безопасности: настройки отбора и группировки не меняют данные учёта — экспериментировать с отчётом можно свободно. Однако не пытайтесь «исправить» расхождения в ОСВ ручными операциями без понимания причины: сначала найдите исходный документ, иначе ручная корректировка создаст новое расхождение в следующем периоде.
Сохранение настроек и вывод на печать
Настроенный вариант отчёта сохраните через кнопку «Сохранить настройки» (или «Ещё → Сохранить вариант отчёта» в новых версиях), задав понятное имя, например «ОСВ по контрагенту — расчёты». В следующий раз достаточно будет выбрать сохранённый вариант и поменять только контрагента в отборе.
Для печати используйте команду «Файл → Печать» или кнопку принтера в шапке отчёта. Перед печатью проверьте, что в настройках на вкладке «Дополнительные настройки» включён вывод заголовка, периода и отборов — тогда на распечатке будет видно, по какому контрагенту и за какой период сформирована ведомость, что важно при передаче документа аудиторам или в архив.
Что важно запомнить
ОСВ по одному контрагенту строится стандартным отчётом с отбором «Контрагенты = нужный» и ограничением счетов расчётов. Для детализации до документов используйте «ОСВ по счёту», для официальной сверки — акт сверки. Сальдо всегда анализируйте в разрезе договоров, а расхождения исправляйте через исходные документы, а не ручными операциями.
Частые вопросы
Почему отчёт пустой, хотя с контрагентом точно были операции?
Проверьте четыре момента: правильно ли указан период и организация, нет ли дубля контрагента в справочнике (вы выбрали «пустого» дубля), проведены ли документы и не установлен ли лишний отбор, например по договору или счёту, который отсекает данные.
Как вывести ОСВ по контрагенту с детализацией до документов?
В отчёте «ОСВ по счёту» на вкладке «Группировка» добавьте строку «Документы расчётов с контрагентом» после «Контрагенты» и «Договоры». В обычной ОСВ такой детализации нет — там максимальный уровень аналитики ограничен субконто счёта.
Чем ОСВ по контрагенту отличается от акта сверки?
ОСВ — аналитический отчёт для внутреннего использования: он показывает сальдо и обороты по счетам. Акт сверки — официальный документ с печатной формой, который подписывают обе стороны; он перечисляет документы расчётов, но не группирует итоги по счетам бухгалтерского учёта.
Почему сальдо по контрагенту показывается свёрнуто, хотя есть и долг, и аванс?
Без группировки по договорам отчёт суммирует сальдо по всем договорам контрагента. Добавьте на вкладке «Группировка» строку «Договоры» — тогда дебиторская задолженность по одному договору и аванс по другому отобразятся раздельно.
Можно ли сформировать ОСВ сразу по нескольким контрагентам из одной группы?
Да. В отборе используйте вид сравнения «В списке» и перечислите нужных контрагентов, либо «В группе из списка», если контрагенты объединены в папку справочника. Для одного контрагента достаточно вида сравнения «Равно».
Изменятся ли данные учёта, если экспериментировать с настройками отчёта?
Нет. Отборы, группировки и показатели влияют только на представление данных в отчёте. Проведённые документы и итоги регистров при этом не изменяются, поэтому настройки можно менять свободно и сохранять удачные варианты.