Отчеты и Аналитика · 9 мин
Как сделать материальный отчет в 1С
Как сформировать материальный отчет в 1С: какие документы провести, какие отчеты использовать, как сверить остатки склада с учетными данными и исправить ошибки.
Материальный отчет в 1С — это сведения о движении товарно-материальных ценностей за период: поступления, расходы и остатки на складе в количественном и суммовом выражении. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, ERP) его формируют на основе проведенных документов — отдельной «кнопки материального отчета» нет, результат собирается из стандартных отчетов по складскому учету.
Ключевое условие корректного отчета — все первичные документы за период должны быть внесены и проведены. Если приходная накладная не проведена, товар не попадет ни в остатки, ни в обороты, и материальный отчет не сойдется с фактическим складом.
Ниже разобрано, какие данные подготовить, какие отчеты использовать в разных конфигурациях и как проверить результат перед передачей отчета руководству или материально ответственному лицу.
Что подготовить перед формированием отчета
Материальный отчет строится только на данных учетной системы, поэтому сначала проверьте полноту ввода документов. За отчетный период должны быть проведены: поступления товаров и материалов, реализации и отгрузки, перемещения между складами, списания, оприходования и инвентаризации.
Определите, в каком разрезе нужен отчет: по конкретному складу, по материально ответственному лицу, по номенклатурной группе или по организации в целом. От этого зависит выбор отчета и настройка отборов. Также уточните, требуется количественный отчет, суммовой или количественно-суммовой — для МОЛ обычно нужен количественно-суммовой вариант.
Материальный отчет в 1С:Бухгалтерии 3.0
В бухгалтерской конфигурации основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счетам учета материальных ценностей: 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция». Откройте раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет, период и организацию.
Чтобы получить разрез по складам и номенклатуре, в настройках отчета включите отображение субконто: «Номенклатура» и «Склады». В группировке задайте последовательность: сначала склад, затем номенклатура — так отчет примет вид классического материального отчета по каждому МОЛ.
Для количественного анализа включите в настройках показатель «Количество» рядом с бухгалтерскими суммами. Отчет можно сохранить как вариант, чтобы не настраивать заново каждый месяц.
- 1Проверьте, что все документы поступления и списания за период проведены
- 2Откройте «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
- 3Укажите счет 10 или 41, период и организацию
- 4В настройках добавьте группировку по складам и номенклатуре, включите количество
- 5Сформируйте отчет и сохраните вариант настроек
- 6Сверьте конечные остатки с данными инвентаризации или складской сверкой
Материальный отчет в 1С:Управление торговлей и ERP
В торговых конфигурациях складская аналитика детальнее. Основные отчеты находятся в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Отчеты по складу»: «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам на складах», «Движение товаров на складах».
Отчет «Ведомость по товарам на складах» — наиболее близкий аналог классического материального отчета: он показывает начальный остаток, приход, расход и конечный остаток по каждой позиции номенклатуры в разрезе складов. В настройках можно вывести суммы в валюте учета или оставить только количество.
Для анализа движений по конкретному МОЛ используйте отбор по складу, закрепленному за этим лицом. Если один сотрудник отвечает за несколько складов, добавьте их в отбор списком.
Какой отчет выбрать
Подходит для бухгалтерского материального отчета в суммах и количестве; ограничение — нет детализации до документов без дополнительной настройки
Дает полную картину движений по складам с детализацией до документа; требует корректного ведения складского учета
Быстрый срез остатков на дату; не показывает обороты за период, поэтому не заменяет полный материальный отчет
Настройка отборов и детализации
Стандартные варианты отчетов редко совпадают с нужной формой один в один. Используйте кнопку «Настройки» (или «Показать настройки»): там задаются отборы по складу, номенклатуре, организации, а также группировки строк и выводимые ресурсы (количество, сумма, себестоимость).
Полезные приемы: отбор «Номенклатура в группе» для отчета по отдельной категории материалов; отбор «Склад равно» для отчета по одному МОЛ; добавление поля «Регистратор» в группировку, чтобы видеть, каким документом оформлено каждое движение.
После настройки сохраните вариант отчета под понятным именем, например «Материальный отчет — склад №2». Сохраненные варианты доступны всем пользователям с соответствующими правами или только автору — в зависимости от настройки.
Проверка и сверка результата
Сформированный отчет нужно проверить до передачи. Минимальный контроль: начальный остаток плюс приход минус расход должны равняться конечному остатку по каждой строке и по отчету в целом. Расхождение внутри одного отчета обычно означает сбой настроек группировки, а не ошибку данных.
Далее сверьте учетные остатки с фактическими. В торговых конфигурациях для этого есть документ «Инвентаризация товаров» (или «Пересчет товаров»), который автоматически сравнивает учетное и фактическое количество и формирует расхождения. В Бухгалтерии используйте «Инвентаризация товаров на складе» из раздела «Склад».
Как проверить результат
Начальный остаток + приход − расход = конечный остаток по каждой строке
Арифметика не сходится — проверьте настройки группировки и отборы
Красных (минусовых) остатков нет
Минус по позициям — расход проведен раньше поступления или документ поступления не введен
Учетные остатки совпадают с результатами инвентаризации
Есть расхождения — оформляются оприходование или списание по акту инвентаризации
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая причина «неправильного» материального отчета — непроведенные или проведенные задним числом документы. Если расходная накладная проведена датой раньше поступления, на момент списания образуется отрицательный остаток, и суммы списания исказятся.
Вторая типичная проблема — дубли номенклатуры: один и тот же материал заведен в справочнике дважды, и остатки «размазаны» по двум карточкам. Перед отчетным периодом полезно прогнать поиск дублей и объединить карточки штатной обработкой.
Выгрузка и печать отчета
Готовый отчет сохраняется через кнопку «Сохранить» или «Файл → Сохранить как» в форматы MXL, Excel, PDF. Для передачи МОЛ на подпись удобнее Excel: там можно добавить подписные поля и итоговую страницу. Для архива предпочтителен PDF — он исключает случайное изменение цифр.
Если материальный отчет требуется регулярно, в конфигурациях на управляемых формах настройте рассылку отчетов по расписанию: отчет будет формироваться автоматически и отправляться на указанные адреса. Для этого нужны права на настройку рассылок и работающий почтовый профиль в системе.
Что важно запомнить
Материальный отчет в 1С собирается из стандартных отчетов: ОСВ по счетам 10/41 в Бухгалтерии или «Ведомость по товарам на складах» в УТ и ERP. Сначала проводятся все документы периода, затем формируется отчет с группировкой по складам и номенклатуре, после чего остатки сверяются с инвентаризацией. Сохраненный вариант настроек избавляет от повторной настройки каждый месяц.
Частые вопросы
Можно ли сделать материальный отчет по форме М-19 или по материально ответственному лицу?
Жесткой унифицированной формы материального отчета для всех случаев нет — организации разрабатывают ее сами и закрепляют в учетной политике. В 1С форма собирается настройкой стандартных отчетов, а если требуется строго определенный макет, используется внешний отчет или доработка через расширение конфигурации.
Почему в отчете появляются отрицательные остатки?
Минус означает, что расход проведен по позиции, которой не было на складе на момент списания: либо поступление не введено, либо введено более поздней датой, либо товар списан не с того склада. Найдите позицию с минусом, откройте карточку складского учета по ней и проверьте хронологию документов.
Чем отличается материальный отчет от оборотно-сальдовой ведомости?
ОСВ — бухгалтерский регистр по счетам в целом, а материальный отчет — прикладная форма по движению ценностей у конкретного МОЛ или склада. В 1С материальный отчет обычно строится на базе ОСВ по счету или складской ведомости с нужной детализацией.
Как сформировать отчет за прошлый закрытый период?
Отчеты в 1С строятся по данным базы без ограничения периода — укажите нужные даты, и отчет сформируется, если документы не удалялись. Но если после закрытия периода в нем перепроводили документы, цифры могут отличаться от ранее выгруженных — тогда ориентируйтесь на сохраненную ранее версию отчета.
Нужно ли закрытие месяца перед формированием отчета?
Для количественного отчета — нет, количество фиксируется документами сразу. Для суммового — желательно: расчет себестоимости при списании выполняется при закрытии месяца, и до него суммы в отчете могут быть предварительными.